Автоматизация учета рабочего времени в рекламном агентстве – оригинальная разработка от «Антегра консалтинг».

Москва, Сентябрь 2009

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 200

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 101

Описание

Компания-заказчик – рекламное агентство полного цикла, являющееся московским представительством всемирно известной иностранной компании.
Рекламное агентство предоставляет следующий спектр услуг: разработка креатива, брендинг, копирайт, графический дизайн, 3D и анимация, видео продакшн, изготовление и размещение рекламы, маркетинговые исследования и др.
С Заказчиком компания «Антегра консалтинг» плодотворно сотрудничает с 2008 года.

В мае 2008 года руководство рекламного агентства приняло решение оптимизировать учет рабочего времени сотрудников, поскольку на тот момент весь учет велся в электронных таблицах MS Excel и документах MS Word. В связи с огромным количеством неструктурированной обрабатываемой информацией появилась потребность автоматизировать документооборот компании и управленческий учет.
Для решения возникших потребностей и задач компания обратилась в компанию «Антегра консалтинг», имеющую репутацию надежного партнера фирмы «1С». В результате Заказчики получили систему, позволяющую оптимально анализировать эффективность затраченного времени на решение поставленных задач, а также определять объем выполненных работ на клиента для формирования и выставления счетов и актов.
Уникальность этого проекта заключалась в том, что готового решения по внедрению информационной системы, позволяющей решать такие задачи не было, поэтому данную программу специалисты компании «Антегра консалтинг» создали «с нуля» на основе технологичной платформы «1С:Предприятие 8.1».

По мнению Евгения Космодемьянского, ведущего специалиста компании «Антегра консалтинг», данная разработка системы позволила компании-заказчику вести оперативный мониторинг рабочего времени сотрудников, упростить закрытие месяца благодаря тому, что работа сотрудников вносится в течение месяца и информация об объемах проделанной работы уже внесена.

В 2009 году руководство рекламного агентства решило продолжить автоматизацию учета рабочего времени своих сотрудников и доступов к рабочей информации с учетом своих новых пожеланий и возможностей системы для еще более эффективного и простого контроля.
Основными задачами второго проекта автоматизации стали:
1. Оптимизация прав доступа сотрудников к информации о клиентах рекламного агентства
2. Упрощение процедуры по установлению прав доступа сотрудников к брендам.
3. Разработка нового механизма утверждения «Листа учета рабочего времени» сотрудников, упрощение механизма утверждения в web-интерфейсе, модификация Системы для того, чтобы утверждающих «Листы» руководителей у каждого сотрудника могло быть два для некоторых сотрудников.
4. Возможность использования в «Листе учета рабочего времени» технических номеров работ со свободным описанием произведенных работ
5. Оптимизация контроля за заполнением сотрудниками рекламного агентства «Листа учета рабочего времени»
6. Создание обработок для упрощения процесса согласования «Листов рабочего времени сотрудников»: для пользователей с ролью «Линейный руководитель», посредством обработки «Общее количество часов по проектам»
7. Введение автоматической аутентификации сотрудников при входе на внутренний сайт на основе данных, введенных при первичном входе в операционную систему «MAC OS» и Изменение веб-интерфейса механизма идентификации пользователей

Этапы реализации проекта:

1. На момент запуска проекта в Системе Клиента был предусмотрен механизм утверждения «Листов учета рабочего времени», в котором для каждого сотрудника был лишь один руководитель и один начальник HR отдела, которые совместно, или только руководитель, мог утверждать «Листы учета рабочего времени». Это было не удобно, поскольку сотруднику HR отдела визирование документов «Лист учёта рабочего времени» доступно только после получения визы от руководителя сотрудника. Причём, сотрудник HR отдела для каждого из двух подразделений Агентства свой (в компании Заказчика два подразделения). Одной из задач проекта стало увеличение количества утверждающих «Лист Учета Рабочего Времени» руководителей с одного до двух для некоторых сотрудников. Для реализации этой задачи в документ «Статус сотрудника» была добавлена колонка для возможности указания второго руководителя, доработан алгоритм проведения документа и механизм хранения информации о состоянии сотрудника. Так же потребовалась переработка механизма согласования в документе «Лист учёта рабочего времени». После проведения такой модификации Системы для каждого сотрудника появилась возможность указать одного или двух утверждающих «Листы учета рабочего времени» руководителей на выбор.
2. Для реализации задачи упрощения механизма управления доступом сотрудников к брендам потребовалось добавление в справочник табличной части «Бренды», которая стала доступна для редактирования только пользователям с правами «Администратора». В настоящее время табличная часть содержит список всех брендов системы с указанием клиента, и поле для отметки доступного бренда, при помощи «галочки».
Для того чтобы дать право сотруднику на доступ к бренду или, наоборот, лишить его этого права «Администраторам» достаточно поставить или снять «галочку» в элементе конкретного сотрудника напротив нужных брендов. Остальные же пользователи, не обладающие правами «Администратора», теперь могут лишь просматривать список доступных им брендов с указанием клиента. У таких пользователей недоступные бренды в списке не отображаются.
3. В процессе реализации проекта была решена задача автоматической аутентификации сотрудников. Теперь при входе на сайт аутентификация происходит автоматически на основе данных, введенных при первичном входе в операционную систему «MAC OS».
4. В WEB-интерфейс были добавлены следующие роли сотрудников: «Сотрудник», «Линейный Руководитель», «Сотрудник HR» и «Администратор группы»; для сотрудников со статусом «Линейный Руководитель», «Сотрудник HR» и «Администратор группы» и разработан механизм разделения формы со списком «Листов учёта рабочего времени» на две отдельные формы: со списком собственных «Листов учёта рабочего времени» и «Листов учёта рабочего времени», которые они должны утвердить или уже утвердили.
5. Для оптимизации контроля над заполнением сотрудниками «Листа Учета рабочего времени» в текущую Систему Заказчика был добавлен механизм, позволяющий контролировать сотрудников, заполнивших «Листы учёта рабочего времени». Пользователям с ролью «Администратор» стал доступен отчёт в виде списка с месяцами текущего или, по выбору пользователя, любого года. При нажатии на конкретный месяц, выводится список с актуальной информацией за выбранный период в виде: Ф.И.О. сотрудника, количество утверждённых руководителями сотрудника часов, графа с зелёной галочкой – для сотрудников, у которых количество утверждённых за данный месяц часов больше или равно норме отработанного времени за месяц; красным крестиком – для сотрудников, у которых количество утверждённых за данный месяц часов меньше нормы отработанного времени за месяц. Информация в открытом отчёте автоматически обновляется с заданной в минутах периодичностью. Также была добавлена возможность сортировки в журнал документов «Статус сотрудника» по любой графе.
6. В WEB-интерфейсе для пользователей с ролями: «Линейный Руководитель», «Сотрудник HR» и «Администратор группы» в форме документа «Листы учёта рабочего времени к утверждению», настроено отображение списка «Листов учета рабочего времени», заполненных сотрудниками, таким образом, что в списке отображаются лишь те «Листы учёта рабочего времени», которые пользователи должны утвердить, и не отображаются уже утверждённые пользователями «Листы учета рабочего времени». Это позволило упростить механизм утверждения руководящей группы пользователей «Листов учета рабочего времени» работников компании.
7. Для более удобной и функциональной работы с отчетом «Контроль сотрудников» были добавлены две колонки: «Приход» и «Увольнение», в которых отображается информация о датах приёма на работу и увольнения сотрудника, соответственно, в месяце, за который формируется отчёт. Сотрудники, работающие неполный месяц, – это лица принятые на работу и/или уволенные с работы в конкретном месяце. В шапке документа «Лист учёта рабочего времени», для сотрудников, работающих неполный месяц, месячная норма часов теперь отображается с учётом даты приёма и/или даты увольнения сотрудника. В отчёте «Контроль сотрудников», в колонке «Утверждено», для сотрудников работающих неполный месяц, отображается красный крест, если количество утверждённых часов конкретного сотрудника меньше его сокращённой нормы, и зелёная галка, если количество утверждённых часов конкретного сотрудника больше либо равно его сокращённой норме. Сокращённая норма сотрудника за конкретный месяц рассчитывается с учётом нормы рабочих часов в день, заполняемой в «Учётной политике Агентства», дат приёма и/или увольнения сотрудника в этом месяце и информации об отклонениях от нормы рабочих часов в день из регистра сведений «Выходные, Праздничные и Сокращённые дни».
8. Был создан механизм обработки информации для пользователей с ролью «Линейный руководитель». Этот механизм предназначен для групповой корректировки или визирования работ подчинённых конкретному пользователю сотрудников. При подборе сотрудников, в зависимости от выбора пользователя, отображается весь список сотрудников или только тех, кто ожидает визирования работ за выбранный период. Также возможно получить список тех сотрудников, у которых полностью завизированы данные. При подборе конкретного сотрудника, заполняется табличная часть вида: Подразделение, Клиент, Бренд, Номер работы, Описание, Общее количество заполненных часов за период по конкретному номеру работы у сотрудника, Завизировано часов данным пользователем, Не завизировано часов данным пользователем. Пользователь может корректировать или визировать только информацию в колонке с не завизированными часами данным пользователем. Период анализа отображаемой информации выбирается пользователем. Период по умолчанию – текущий месяц. При корректировке или визировании часов по номерам работ – изменения автоматически отражаются в документах «Лист учёта рабочего времени» за период. В web-интерфейсе для пользователей с ролью «Линейный руководитель» создана обработка с аналогичным функционалом.
9. Был создан механизм обработки информации «Общее количество часов по проектам» для пользователей с ролью «Сотрудник». Механизм предназначен для возможности групповой корректировки работ пользователя. Вызов обработки: через меню «Документы» - «Учёт рабочего времени» и через «Панель функций». При открытии обработки заполняется табличная часть вида: Подразделение, Клиент, Бренд, Номер работы, Описание, Общее количество заполненных часов за выбранный период по конкретному номеру работы, Завизировано часов по номеру работы, Не завизировано часов по номеру работы. Пользователь может корректировать только информацию в колонке с не завизированными часами по конкретному номеру работы. Период анализа отображаемой информации выбирается пользователем. Период по умолчанию – текущий месяц. При корректировке изменения автоматически отражаются в документах «Лист учёта рабочего времени» за период. В web-интерфейсе для пользователей с ролью «Сотрудник» создана обработка с аналогичным функционалом.

Результаты проекта:
Внедренный проект по учету рабочего времени сотрудников рекламного агентства повысил эффективность работы за счет использования новых возможностей обработки и получения необходимой информации:
1. упрощен механизм утверждения руководящей группой пользователей «Листов учета рабочего времени» всех работников компании
2. для каждого сотрудника появилась возможность указать одного или двух утверждающих «Листы учета рабочего времени» руководителей (в зависимости от требований к занимаемой должности).
3. при входе на сайт аутентификация сотрудников происходит автоматически.
4. Упорядочен доступ сотрудников компании к информации о брендах, с которыми сотрудничает рекламное агентство
5. Оптимизирован контроль над заполнением сотрудниками «Листа Учета рабочего времени», позволяющий контролировать сотрудников, заполнивших и незаполнивших «Листы учёта рабочего времени».
6. Работа с отчетом «Контроль сотрудников» стала более удобной и функциональной.
7. Был создан механизм обработки информации «Общее количество часов по проектам», который позволяет производить групповую корректировку работ пользователя

Автоматизировано около 200 рабочих мест с возможностью одновременного подключения к системе до 101 пользователя.
В настоящий момент компанией «Антегра консалтинг» выполняется техническая поддержка информационной системы по сопровождению программного продукта «1С:Предприятие 8.1». Также проведено инструктирование пользователей, работающих в программе.

До 1 октября 2009 года компания «Антегра консалтинг» работала под брендом «Хомнет Бизнес Решения».