Автоматизация управления договорами в ООО Частное Охранное Предприятие «СТАТУС»

Отзыв клиента

ООО Частное Охранное Предприятие «СТАТУС».
Челябинск, Июнь 2009

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Делопроизводство

Описание

На сегодняшний день договорная работа является неотъемлемой частью любой организации.

Необходимость автоматизированного учета договоров в ЧОП «СТАТУС» возникла в связи с тем, что с такие инструменты, как бумажный журнал договоров и электронная таблица Excel перестали отвечать требованиям и темпам роста бизнеса компании, ну а главное - возникла потребность не только учитывать договора, но и управлять ими.

Реальность же требует правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

Также неотъемлемой составляющей является и автоматизированная информационная система управления договорами.

Вот некоторые критерии, по которым производился выбор информационной системы:
1 - Автоматизация договоров начинается с их учета.

Входя в журнал договоров, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, контрагента, сумму отгрузки, сумму оплату и т.д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.

2 - Каждый договор имеет свой печатный вид или несколько печатных видов.

Система должна позволять быстро создавать и настраивать печатные формы, а также хранить ссылки на внешние документы любого типа. Кроме того, сам документ должен хранить всю информацию для печатных форм, так в договоре информация для печатной формы договора, ведомости работ, календарного плана, сметы.

3 - Каждый договор проходит цепочку согласований.

Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям.

4 - Должна быть возможность интеграции с основной учетной системой.

Принимая во внимание вышеуказанные требования выбор был сделан в пользу программного продукта «Респект: Учет договоров».

Использование программы позволило получить такие результаты, как:
• сокращение расходов на подготовку и согласованием договоров;
• ускорение подготовки и согласования договоров;
• повышение качества обслуживания клиентов;
• повышение эффективности использования ресурсов за счет планирования;
• увеличение сохранности информации по всем договорам компании;
• высокая доступность управленческой информации.

Положительные результаты использования «Учета договоров», также были достигнуты за счет доли формализации процессов договорной деятельности, централизованного хранения документов, контроля расчетов, решения ряда других задач.

Также технологическая платформа «1С:Предприятие 8» позволила использовать все возможности этой учетной системы и значительно выиграть за счет интеграции с основной учетной системой «Атлант: Охрана 8».

Отзыв клиента

ООО Частное охранное предприятие «СТАТУС»

Исх.№576/1
от 22.06.2009

Мы создаем успех, охрану, безопасность!

ООО Частное охранное предприятие «СТАТУС» работает с ноября 1997 года и является членом Южно-Уральского Центра негосударственных предприятий безопасности.

Наши принципы: использовать передовые технологии, ориентироваться на конкретные нужды клиентов, строго соблюдать Закон.

Следуя своему первому принципу, нами было принято решение о старте проекта по комплексной автоматизации основной деятельности нашего предприятия.

В качестве партнера в этом нелегком деле была выбрана Компания «Best Practice».

Первым закономерным этапом нашего сотрудничества стало обследование нашего предприятия, в результате которого, во-первых, нам удалось оценить подходы и профессионализм специалистов «Best Practice», ну а во-вторых, получить документ, содержащий достаточное подробное описание текущего состояния нашего предприятия в области автоматизации, формализованные требования к будущей информационной системе, ну и возможные риски будущего проекта.

Мы помнили, что результат обследования является лишь началом пути, и именно от этой отправной точки зависело очень многое.

Специалисты «Best Practice» успешно прошли это «испытание» и мы продолжили наше сотрудничество.

Совместной командой были выделены рамки проекта:
• управление договорами и документооборотом;
• управление отношениями с клиентами (CRM) и показателями работы менеджеров;
• управление продажами услуг и учет оборудования;
• управление структурой оборотных средств и фин.анализ;
• управление персоналом и расчет заработной платы;
• бухгалтерский учет и формирование регламентированной отчетности.

Выбор был сделан в пользу прикладных решений фирмы «1С» и её партнеров:
•«1С:Бухгалтерия предприятия»;
•«1С:Зарплата и управление персоналом»;
•«1С:Управление торговлей»;
•«Респект: Учет договоров»;
•«Атлант: Охрана 8».

Далее следовали и остальные этапы нашего совместного проекта:
• поставка комплекта прикладных решений;
• первоначальная настройка и интеграция прикладных решений;
• установка прикладных решений на рабочие места сотрудников;
• первоначальное обучение сотрудников работе с программными продуктами;
• консультации в процессе опытной эксплуатации.

К сожалению, всех рисков избежать никогда нельзя, и ошибки, которые возникали, усилиями специалистов «Best Practice» были благополучно исправлены.

Качеством предоставляемых услуг мы довольны и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с компанией «Best Practice».

Директор ______________________________ / Маркова И.В./
М.П.