Автоматизация управленческого учёта в ООО «АльфаТех плюс» на базе ПП «1С:Управление торговлей 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Анализ запасов ABC/XYZ
• Анализ продаж ABC/XYZ
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Логистика адресного склада
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Резервирование ТМЦ
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ

Описание

Компания «АльфаТех плюс» успешно работает и развивается более 10 лет. Слоган компании — «Искусство высоких технологий» — говорит сам за себя. Компания предлагает комплексные решения в области документооборота для различных сфер бизнеса: оснащает центры оперативной полиграфии, рекламные мастерские, типографии и другие сегменты рынка современным оборудованием. Помимо поставок качественного и надежного оборудования ведущих мировых производителей, таких как XEROX, GMP, MIMAKI, CIM, GRAPHTEC, полного сервисного сопровождения техники, компания активно развивает производственное направление — всё продаваемое оборудование и технологии используются в рекламно-полиграфическом центре.

До начала внедрения ПП «1С:Управление торговлей 8» оперативный учет велся в информационной базе «1С:Торговля и Склад 7.7» с большим количеством доработок, которые в последнее время не могли удовлетворять ряду принципиальных требований для ведения учёта, планирования, анализа данных:

1. Требование к функционалу системы. Старая система содержала в себе массу доработок, и её обновление до последней редакции являлось дорогостоящим процессом. В то же время — функционал системы сильно устарел и не удовлетворял текущим потребностям компании.
2. Требование к позаказной системе ведения учёта. Для ведения взаиморасчетов по заказам требовалась реализация механизмов контроля и анализа резервирования товаров по заказам покупателей, а также возможность анализа жизненного цикла сформированных заказов в системе — анализ отгрузок и оплат заказанного товара.
3. Требование к формированию корректной информации в аналитических отчетах анализа продаж компании и взаиморасчётов с поставщиками и покупателями. В системе некорректно велся учет по валютным взаиморасчетам, что с годами привело к появлению и хранению в системе большого объёма неправильной информации.
4. Требование к системе ограничения прав доступа. В системе периодически требовались доработки, связанные с запретом ввода и просмотра информации для менеджеров и руководителей отделов.
5. Требование к возможности обновления системы. Старую систему было очень сложно и накладно обновлять, что годами не обеспечивало систему новыми разработками фирмы «1С».
6. Требование к ведению учета товаров по сериям. В системе не был реализован серийный учёт товаров на складах, а формирование ГТД по импортному товару в отгрузочных документах зачастую производилось некорректно.
7. Требование к загрузке документов из банковской системы. В старой системе отсутствовала возможность загрузки данных из банковских систем, что приводило к большим объемам ручного ввода и обработки данных.

Для более эффективного управления бизнес-процессами компании, были поставлены следующие цели:

1. Произвести корректировку старой накопленной информации и внести в новую информационную систему достоверные данные.
2. Получить прикладное решение, которое позволит сократить время на обработку объёмных и сложных операций.
3. Получить удобные и корректно работающие механизмы для анализа управленческого учета.
4. За счёт удобного разделения прав доступа, добиться правильного ввода пользователями первичных данных в информационную систему.

На основании уже имеющегося опыта сотрудничества в течении пяти лет — сопровождение ПП «1С:Торговля и Склад 7.7» — в качестве исполнителя автоматизации управленческого учета была выбрана компания ООО «Внедренческий центр «ИнфоСофт».

В период с июля 2008 года по март 2009 совместно с ООО «Внедренческий центр «ИнфоСофт» была осуществлена автоматизация управленческого учета на базе ПП «1С:Управление торговлей 8».

Все цели внедрения новой системы были успешно достигнуты. Автоматизировано 35 рабочих мест.

По окончанию внедрения информационной системы, были получены следующие результаты:
1. Осуществлена загрузка корректных данных из старой торговой системы.
2. Проведены все начальные настройки управленческого учета.
3. Реализован блок для работы пользователей сервисного отдела, содержащий в себе справочники, документы и отчеты по работе с заявками на сервисное обслуживание и работами на ремонт техники.
4. Реализован блок отдела по оказанию рекламно-полиграфических услуг, включающий формирование комплекта материалов по услуге, списание материалов на оказываемые услуги, анализ валовой прибыли по оказанным услугам и составление отчета материально-ответственного лица.
5. Реализован блок списания материалов на сервисное обслуживание по контракту.
6. Настроен механизм загрузки данных из банковских систем.
7. Доработаны и настроены формы работы с товарным ассортиментом менеджерами компании.
8. Настроена позаказная система ведения взаиморасчетов.
9. Настроен внешний вид основных печатных форм документов: печать логотипа, формирование ответственного за подпись в соответствии с приказом по компании и т.д.
10. Реализованы дополнительные запреты для групп пользователей, связанные с продажей товаров и ведению взаиморасчетов.
11. Созданы права и интерфейсы для всех отделов компании.
12. Реализован блок ведения реестра отправки товаров для отдела логистики.

В данный момент система находится в промышленной эксплуатации и успешно используется. В планах компании - дальнейшая поддержка системы.

Отзыв клиента