Автоматизация управленческого учёта ООО "ТК Оазис Спорт Трэйд" на платформе "1С:Управление торговлей 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Взаиморасчеты с поставщиками
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Подключение складского оборудования
• Управление складскими запасами
• Учет прихода ТМЦ

Описание

Группа компаний Perfekt (ООО "ТК Оазис Спорт Трэйд") имеет более 10 лет успешного опыта работы на рынке розничных продаж спортивной обуви и одежды для спорта и отдыха в городе Новосибирске. Деятельность компании представлена тремя направлениями: концептуальными магазинами Nike, фэшн магазинами Motivi, мультибрендовыми магазинами INTERSPORT. На текущий момент розничная сеть магазинов компании состоит из 15 магазинов.

До начала проекта оперативный учет велся в нескольких информационных базах «1С: Торговля и склад» с собственными доработками, которые не могли удовлетворить ряду принципиальных требований бизнеса:

1. Требование корректного учета цвето–размерных характеристик товара (артикулов), в том числе, остатков товара в разрезе единиц (учет артикулов с детализацией до цветов и размеров). Изначально неверно был реализован блок учета товаров: цвето–размерные характеристики хранились в структурах системы, не предназначенных для этой цели. В следствие этого:
а. Не контролировалась уникальность штрих-кодов (ШК), что со временем привело к массовому дублированию ШК.
б. Массовое дублирование ШК привело к «расползанию» остатков по дублям. Это приводило к тому, что по таким позициям невозможно было понять, сколько и каких единиц товара числится в действительности на остатках.
в. Характеристики не отображались ни в одной из стандартных форм конфигурации, что приводило к неудобству в работе и необходимости дорабатывать стандартные формы документов и отчетов.
г. Партионный учет не имел разреза по единицам товара (цвето-размерный разрез). В результате списание партий производилось неправильно, что делало любые стандартные отчеты по партионному учету искаженными. Это приводило к необходимости создавать альтернативные отчеты, правильность которых было крайне трудно проверить.
д. Система не контролировала одновременность проведения движений в разрезе единиц и в разрезе артикулов. Это приводило к ситуации, когда, например, остаток некоторого товара (артикула) на некотором складе не соответствовал остатку этого же артикула на этом же складе в разрезе единиц (цветов и размеров).

2. Требование получения отчетов по магазинам: данные магазинов были разнесены по разным информационным базам, что делало практически невозможным процесс автоматического получения каких-либо отчетов даже по одному из этих магазинов в отдельности, не говоря о сводной отчетности по магазинам. Данные по дисконтным картам велись в отдельной базе, в которую необходимо было выгружать данные по продажам. Это приводило к некорректности данных, в случае, если в данные по продажам вносились изменения после переноса их в базу дисконтных карт.
3. Требование получения аналитических отчетов в разрезе свойств номенклатуры и партий: в системе использовался функционал учета свойств номенклатуры, который не обеспечивал уникальность значений свойств номенклатуры, а также не контролировал заполнение свойств номенклатуры, что не позволяло получать достоверные отчеты.
4. Требование оперативного отражения в системе бизнес-процессов связанных с логистикой. Работа с товаром на центральном складе оперативно не отражалась в учетных базах магазинов, а вносилась менеджером задним числом по бумажным документам. Не была проработана схема процессов логистики (приемка товара от поставщика, распределение товара по магазинам, приемка товара в магазине, отражение расхождений в базах магазинов и базе офиса, перемещение товаров из магазинов обратно на центральный склад, перемещение товаров между магазинами минуя центральный склад) и отражение их в системе. Это приводило к накоплению больших расхождений между фактическими и учетными данными товародвижения, к рассогласованности учетных баз офиса и магазинов.
5. Требование учета заказов поставщикам: в унаследованной системе не был предусмотрен блок учета заказов поставщикам и анализ их выполнения (сравнение заказов и поставок). Это приводило к невозможности автоматического контроля правильности выполнения заказа поставщиком и автоматического деления поставки товара по магазинам в соответствии с данными заказа.

Для более эффективного управления компанией, стало необходимо достижение следующих целей:
1. Получить систему достоверного управленческого учета, адекватно отображающую существующие бизнес процессы и позволяющую проводить аналитику деятельности предприятия.
2. Осуществить консолидацию управленческой информации.
3. Получить инструмент позволяющий сократить время на выполнение рутинных операций
4. Произвести коррекцию накопленной информации
5. Получить масштабируемую систему с механизмом разделения прав доступа.

Группа компаний Perfekt (ООО "ТК Оазис Спорт Трэйд") уже имела опыт работы с программным продуктом фирмы "1С": сеть магазинов была автоматизирована на платформе "1С– Рарус: Магазин. NIKE", поэтому выбор был сделан в пользу автоматизации управленческого учёта на платформе "1С:Управление торговлей 8".

У проекта существует ряд специфических особенностей:
1. Весь товар, который приходит от поставщика, сопровождается электронными формами накладных, которые загружаются в систему автоматически. Это упростило процесс приёмки товара и ввода данных в информационную базу. Механизм позволяет гибко настраивать загрузку данных из электронных документов различной формы.
2. Товар учитывается поартикульно с классификацией цвета и размера. Система позволяет создавать отчёты, группируя данные по любой из характеристик.
3. Менеджеры получили возможность отфильтровывать товар, не пользующийся спросом, для возврата поставщикам. Система анализирует данные по продаже, поступлению и остаткам в каждом магазине, а затем показывает результаты в виде таблицы с необходимой детализацией.

Завершены этапы обследования, кодирования, установки программного продукта, обучения сотрудников предприятия. Автоматизирован Управленческий учёт в подсистемах "Планирование продаж и закупок", "Закупки", "Ценообразование", "Продажи", "Розница", "Запасы". Автоматизировано 30 рабочих мест.

По окончании проекта, были получены следующие результаты:
1. Данные в информационной системе приведены в корректное состояние, наведен порядок со свойствами номенклатуры (брэнд, тип товара и прочие характеристики) для группировки показателей в аналитических отчётах.
2. Реализован универсальный механизм загрузки данных от поставщиков, позволяющий исключить проникновение в систему некорректных данных.
3. Для руководителей создан блок управленческой отчётности для анализа деятельности компании и принятия стратегических решений.
4. Реализован блок логистики, включающий приемку товара на центральном складе, сверку с поставщиками, автоматизированное распределение по магазинам на основе заказов поставщикам и анализа продаж, подбор товара для перемещения между магазинами, формирование сопроводительной документации.
5. У менеджеров появилась возможность автоматически сверять данные заказов и поставок, для оперативного контроля закупок товара, автоматически совершать возврат товара поставщикам по специальным программам, анализировать проходимость посетителей в каждом магазине, анализировать работу продавцов а основании продаж и трафика посетителей. Кроме того в системе существует специальный механизм, формирующий розничные цены на товар с определёнными свойствами (например, уценить товар определённого брэнда или типа).
6. Обмен данными между центральной базой и розничными магазинами происходит через встроенный почтовый клиент в формате XML.

В дальнейших планах автоматизация ячеистого склада и перевод розничной сети на платформу "1С:Предприятие 8".

Отзыв клиента