Доработка учетной системы в ООО "Спутник" "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" для учета специфики строительного бизнеса

Автоматизированы следующие функции:

• Ресурсное планирование проекта
• Автоматизация бизнес-процессов
• Организация строительного производства
• Резервирование ТМЦ
• Управление складскими запасами
• Управление строительными проектами (календарное планирование, учет и анализ)

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Ранее приобретенное ПО с типовой конфигурацией "1С:Бухгалтерия Предприятия Корп"+ "1С:Бит.Финанс" не отражает специфику строительной отрасли, в которой работает заказчик. Система "из коробки" не позволяла вести сметы на выполнение строительных работ в разрезе Проектов.

Цели проекта.
- Обеспечить в системе возможность расчета смет на проведение строительных работ в разрезе Проектов (площадок),
- Обеспечить возможность создания и отслеживания выполнения заявок на закупку материалов,
- Обеспечить систему отчетности для оперативной аналитики статусов заказов, состояний и движения материалов по складам организации.

Ограничениями проекта являлись:
- общая стоимость реализации (в пределах запланированного бюджета),
- срок внедрения (максимум 6 мес.),
- пожелания к платформе – 1С.

До реализации проекта сметный учет велся в сторонней программе. Удобные инструменты для управления потоком закупок отсутствовали, что негативно сказывалось на общих трудозатратах бухгалтерии и неудовлетворительной эффективности работы с учетной системой.

Клиенту были предложены на выбор три варианта решения его задачи:
- Внедрение типового решения "1С:БИТ.Управление строительными проектами 3.0",
- Внедрение специализированного модуля "1С:БИТ: Строительство + БИТ.ФИНАНС КОРП, редакция 3.0",
- Разработка новой подсистемы (блока по планированию и учету движения материалов) под требования заказчика силами нашей команды.

В рамках оказания помощи клиенту с выбором варианта реализации нами были подготовлены по п.1 и 2 демонстрационные базы и проведен показ возможностей данных конфигураций.
Также по п.3 было подготовлены техническое описание планируемой доработки и коммерческое предложение на её реализацию.

По результатам рассмотрения предложенных вариантов заказчик выбрал №3.

В реализации проекта участвовала "сводная" команда от НФП – аналитики, консультанты и разработчики (всего привлекалось на разных стадиях проекта 6 сотрудников).

Реализация проекта шла по каскадному принципу с элементами Agile – заказчику сдавались части новой подсистемы по мере готовности. Также подсистема дорабатывалась по результатам работы пользователей с новым функционалом. Такой подход был признан оптимальным с точки зрения удобства клиента (с учетом ограниченных ресурсов на тестирование и принятие функционала) и достижения результата, максимально удовлетворяющего заказчика.

В связи в принятым принципом реализации этапы разработки, тестирования и внедрения шли частично параллельно. В финале заказчиком был проведен приемочно-сдаточный тест по всей подсистеме.

В процессе реализации проекта команда столкнулась со следующими "проблемами":
- недостаточная производительность сервера заказчика (часть работ выполнялась на серверах НФП),
- высокая занятость сотрудников заказчика, что влияло на сроки выполнения тестирования и сдачи работ,
- необходимость адаптации нового модуля под типовые релизы от 1С.

Со стороны заказчика с нашей командой взаимодействовали главный бухгалтер (как основной драйвер задачи) и ИТ-специалист, обеспечивавший доступы к серверам и решение текущих вопросов.
Для оперативного взаимодействия использовались такие инструменты как электронная почта и мессенджер. Также по проекту регулярно проводились статус-встречи.

Сдача работ выполнялась поэтапно (по мере реализации описанного в ТЗ функционала). Тестирование выполнялось совместно силами проектной команды и сотрудниками заказчика.

Запуск в промышленную эксплуатацию производился после приемки подсистемы ответственным лицом заказчика (после устранения всех выявленных в процессе тестирования замечаний).

После запуска в эксплуатацию реализованного функционала три месяца выполнялась гарантийное сопровождение. Далее подсистема была передана на "обычную" поддержку (с клиентом имеется договор на сопровождение).

В результате реализации проекта заказчик получил требуемый ему функционал в учетной системе с затратами, меньшими чем приобретение типовых решений, предлагавшихся на рынке.

На текущий момент сопровождение разработанного блока (подсистемы) осуществляется в штатном режиме: периодически выполняется адаптация под новые типовые релизы "1С:Бухгалтерия Корп" и "1С:БИТ-Финанс". Подсистема имеет открытый код и при необходимости может быть доработана по новым требованиям заказчика.

4. Результаты.
Подсистема учета материалов активно используется сотрудниками заказчика для планирования, оформления и контроля движения материалов и складских запасов.
1. В системе реализована возможность расчёта смет на проведение строительных работ в разрезе проектов (площадок). Возможность расчёта смет по проектам позволила вести полный и прозрачный учёт затрат по каждому строительному объекту, повысила точность финансового планирования и управляемость проектами.
2. Внедрён механизм создания и отслеживания заявок на закупку материалов. Автоматизация заявок на закупку материалов снизила количество ошибок и задержек, ускорила процесс обеспечения строительных площадок необходимыми ресурсами, обеспечила контроль на всех этапах закупки.
3. Реализована система отчётности для оперативной аналитики статусов заказов, состояния и движения материалов по складам организации. Система отчётности по статусам, остаткам и движению материалов предоставила руководству и бухгалтерии прозрачную картину движения ТМЦ, позволила вовремя выявлять узкие места, предотвращать дефициты и излишки, что повысило эффективность использования ресурсов и упростило управленческий контроль.
В результате, компания снизила трудозатраты на учёт и контроль материалов, минимизировала риски финансовых потерь из-за недоучёта или задержек, ускорила принятие управленческих решений и повысила прозрачность процессов для собственников и руководства.
Также есть планы по внедрению данной подсистемы в учетную систему второго юр.лица, которое входит в группу компаний заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Установка и настройка сервера СУБД