Внедрение на базе ПП «1С:Документооборот КОРП» в ФГБОУ ВО "Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского — ведущий высший учебный и научный центр Донбасса, специализирующийся в областях экономики, управления, торговли, финансов и гостинично-ресторанного дела.

Цель проекта:
Автоматизировать процессы управления документооборотом, повысить эффективность работы с внутренними и внешними документами, обеспечить прозрачность и контроль исполнения документов, а также создать удобную и защищённую среду для работы с документами для всех сотрудников университета.

Задачи проекта:
- Внедрить современную информационную систему управления документами на базе 1С:Документооборот КОРП.
- Организовать централизованный учет, хранение, поиск и обработку электронных документов и бумажных архивов.
- Обеспечить интеграцию с другими информационными системами университета (1С:БГУ, 1С:ЗКГУ, Закупки. Дополнение к 1С:БГУ).
- Внедрить электронные согласования, маршрутизацию документов, контроль исполнения поручений.
- Обеспечить возможность удалённой и защищённой работы сотрудников с документами.

Решение:
В качестве оптимального решения была выбрана система 1С:Документооборот КОРП, позволяющая выстроить централизованный электронный документооборот с интеграцией в существующую ИТ-инфраструктуру вуза, включая работу с системами 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и кадры.

В рамках внедрения были реализованы следующие этапы:
1. Обследование и анализ бизнес-процессов: анализ текущих процессов работы с документами, выявление проблемных зон и приоритетов.
2. Проектирование решения: подготовка технического задания, описание структуры архива, маршрутов согласования, ролей и прав доступа.
3. Внедрение и настройка 1С:Документооборот КОРП: инсталляция системы на серверах университета, настройка интеграции с другими системами на базе "1С:Предприятия" (1С:БГУ, 1С:ЗКГУ, Закупки. Дополнение к 1С:БГУ).
4. Миграция данных: перенос бумажных архивов в электронный вид, импорт существующих документов.
5. Обучение персонала: проведение обучающих мероприятий для различных категорий сотрудников.
6. Пилотная эксплуатация: тестирование и доработка решения на основе обратной связи.
7. Полномасштабный запуск и сопровождение: перевод всех подразделений на новую систему, организация поддержки пользователей.

Результаты:
- Значительно сокращено время согласования и исполнения документов;
- Повышена дисциплина и прозрачность документооборота;
- Существенно уменьшен объём бумажного архива;
- Реализована возможность удалённой и безопасной работы с документами.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе