Автоматизация деятельности ООО "Резерв" на базе программного продукта "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ"

ООО «Резерв» — риэлтерское агентство, работающее на рынке недвижимости Москвы и городского округа Троицк. Компания специализируется на полном цикле агентских услуг по покупке, продаже и аренде жилой и коммерческой недвижимости. Клиентами компании являются как частные лица, так и малый бизнес.

Рост числа сделок и клиентской базы выявил неэффективность ручного управления. Операционные задачи отнимали время, которое менеджеры могли распределить на работу с клиентами.

Ключевые проблемы до автоматизации:

• Управление сделками: Статусы и этапы сделок (от первой заявки до закрытия) отслеживались в электронных таблицах и переписке. Руководству было сложно оценить реальную загрузку менеджеров и прогнозировать выручку. Сделки часто «зависали» на неопределенный срок, а причины отказов не анализировались.
• Контроль оплат: Финансовое планирование было реактивным. Не было единой системы, которая показывала бы ожидаемые поступления денежных средств от предстоящих сделок. Это создавало кассовые разрывы и сложности при планировании расходов.
• Работа с договорами: Процесс согласования, подписания и хранения агентских договоров и договоров с клиентами был децентрализован. Высок был риск пропустить срок действия важного документа или потерять его оригинал.

Эти «боли» ограничивали дальнейший рост компании и создавали операционные риски.

Компания «Аксиома-Софт» предложила программу — «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ», как оптимальное решение для комплексного учёта и управления в одном информационном пространстве.

Как были решены поставленные задачи:

1. Воронка продаж и контроль лидов:

В системе была настроена воронка продаж с этапами: «Первичная заявка», «Показ объектов», «Коммерческое предложение», «Предварительная договоренность», «Оформление сделки», «Отказ». Каждому обращению клиента в системе создается Лид. Менеджер перемещает его по этапам, фиксируя все действия и коммуникации прямо в карточке. После согласования условий Лид конвертируется в Заказ покупателя, где уже фиксируются конкретные номенклатура и цены. Это дало руководству прозрачную и актуальную картину по каждой сделке и по всему портфелю заказов в реальном времени.

2. Планирование оплат и финансовый контроль:

Для управления денежными потоками был задействован функционал планирования по заказам. На этапе согласования условий в систему вносится «Заказ покупателя» с указанием суммы сделки и планируемых дат оплат. Запланированные в Заказе оплаты отображаются в АРМ «Платежный календарь». Это позволило финансовой службе видеть не только уже поступившие платежи, но и ожидаемые в ближайшей перспективе, что повысило точность бюджетного планирования.

3. Автоматизация договорной работы:

Для контроля договоров был использован встроенный в CRM справочник Договоры, в котором отображается информация по статусу договора («На согласовании», «Активен», «Завершен» и др.) и выводится напоминание о приближающейся дате окончания договора. Наличие встроенных фильтров позволяет быстро находить нужный договор по контрагенту. Сканы подписанных документов прикрепляются к электронной карточке, обеспечивая быстрый поиск и сохранность. Новые договоры формируются из карточки контрагента по готовым шаблонам.

Внедрение «1С:Управление нашей фирмой» позволило ООО «Резерв» перевести ключевые бизнес-процессы на качественно новый уровень.

Было: Статусы сделок были разрознены, планирование оплат — «в головах» у менеджеров, поиск договоров занимал длительное время.

Стало: Руководство в любой момент видит актуальную стадию каждого лида и общую картину по продажам. Финансовое планирование стало основано на конкретных данных из системы, что повысило его точность. Все договоры хранятся в едином реестре с контролем их жизненного цикла.

Общий эффект: Повысилась управляемость компанией, скорость принятия решений и операционная дисциплина. Высвободившиеся ресурсы менеджеров были перенаправлены на привлечение новых клиентов и повышение качества сервиса, что создало прочную основу для дальнейшего роста бизнеса ООО «Резерв».