Автоматизация деятельности ООО "Косметиклаб" на базе ПП "1С:Управление нашей фирмой" в облачном сервисе "1С:Предприятие 8 через Интернет"

Компания «Косметиклаб» - производитель натуральной косметики, работают под брендом «Lia Lab» - премиальная горная косметика, создается в горной лаборатории на Красной Поляне. Свою продукцию реализуют через интернет магазин, торговые площадки: Ozon, Wildberries, ЯндексМаркет, L’OREAL и через 2 торговые точки в городе Сочи. Также косметику Lia Lab используют для своих посетителей отели и рестораны.

В компанию "Первый Бит" обратились с задачей по настройке корректного товарного учета и производственных процессов компании.

Ситуация до внедрения: в компании эксплуатировались несколько различных, не дающих полной картины, информационных систем. Отдельно эксплуатировалась система для формирования печатных форм первичной документации, но она не давала возможности проводить анализ, не хранила остатков, просто удобное формировала печатные формы документов. Спецификации создавались в Excel. Каждый сотрудник вел учет, как удобно, не было сформированного единого процесса. Отпускающие продукцию на комиссию в маркетплейсы менеджеры фиксировали информацию различными способами, каждый по-своему. Обобщить предоставляемую информацию было трудоёмко. Ввиду отсутствия контроля за изменением данных в этих системах и их разобщённости информация была искажённой, отрывистой, не полной, часто не пригодной к использованию. Не было известно сколько будет произведено готовой продукции, сколько находится на комиссии, сколько реализовано, как загружено производство. Система не позволяла: - вести учёт закупок и хранения сырья; - автоматизировать процесс расходования сырья на производство готовой продукции; - получать данные о себестоимости готовой продукции; -  вести учёт разных хозяйствующих субъектов в одной информационной среде.

После проведенного анализа текущего состояния учета, специалисты компании "Первый Бит" решили, что для ведения учету клиенту подойдет программа "1С:Управление нашей фирмой". Специалист начал вводить начальные остатки в новую товароучетную систему и совместно с заказчиком решили начать опытную эксплуатацию. На этапе старта возникало достаточно много вопросов, которые оперативно решались. Постепенно для тех разделов учёта, которые были уверенно взяты под контроль в новой системе происходил отказ от эксплуатации старых. Так механизм формирования печатных форм из документов легко перехватил функцию старой отдельной системы.

               Пользователям новой системы подошел механизм формирования новых вариантов отчётов. Беря за основу, например, отчёт «Движение товаров по складам», где склады сгруппированы вертикально (по колонкам) пользователи легко освоили его настройку с горизонтальной группировкой складов. Включая и отключая информацию о детальных записях смогли видеть движение товара в различных разрезах: по датам, или с детализацией до документа движения. Опытная эксплуатация постепенно стала переходить в эксплуатацию. Начали выявляться недостатки, которые были скрыты, когда не было единой системы. Где-то стало ясно, что люди перегружены различными не свойственными их должности обязанностями. Были выявлены факты пересортицы. Часть этих недостатков была выявлена благодаря существующим в программе «1С:Управление нашей фирмой» механизмам контроля. Даты запрета изменения данных защитили данные от попыток исказить их "изменения задним числом". Контроли отрицательных остатков в складском учёте и розничной продаже мотивировали сотрудников своевременно вносить данные о совершённых фактах хозяйственной деятельности. Механизм контроля прав пользователей дал возможность распределить полномочия согласно функциональным обязанностям сотрудников. 

               Механизм загрузки данных из банка дал возможность отделу продаж оперативно получать информацию об оплате выставленных счетов и сообщать о необходимости отгрузки упаковщикам. Для этого используются статусы оплаты и отгрузки в списках документов «Заказ клиента». Тот же механизм был задействован в отношении поставщиков.