Внедрение сервиса "1С:Кабинет сотрудника" на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в сети ресторанов "Сицилия"
ИП Неведров Сергей Викторович
Автоматизированы следующие функции:
- Кадровый ЭДО с помощью 1С:Кабинета сотрудника
- Подключение сотрудников к 1С:Кабинету сотрудника
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Консультация клиента об этапах перехода на кадровый ЭДО
- Настройка работы с УКЭП на компьютерах пользователей, имеющих право подписи документов
- Настройка списка ответственных за обработку заявлений сотрудников
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Первичная настройка публикации кабинетов сотрудника в программе
- Первичное обучение по работе с основными функциями сервиса
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Предоставление образцов приказов, которые необходимо принять для перехода на КЭДО
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Составление перечня документов, которые организация переводит в электронный вид
Отзыв клиента
Цели проекта:
- Ускорить процесс приема на работу новых сотрудников.
- Сокращение расходов на печать бумажной документации
- Перевести коммуникацию сотрудников с отделом кадров в режим самообслуживания
- Снизить нагрузку на кадровых специалистов
- Освободить управляющих в ресторанах от сбора кадровых документов.
Ситуация до внедрения:
На прием новых сотрудников и обработку заявок от действующих занимало много времени, а ведение бумажной документации в больших объемах приводили к многократному росту трудозатрат.
Управляющие ресторанов занимались сбором кадровых документов от сотрудников, далее передачей бумажных экземпляров в офис.
На данный момент в сеть ресторанов «Сицилия» входит более 30 ресторанов в 30 городах России. Суммарное число сотрудников сети в данный момент превышает 2500. Территориальное распределение и большое количество линейных сотрудников в структуре стали определяющими факторами при принятии решения о внедрении кадрового электронного документооборота.
Уникальность и инновационность проекта:
Из-за территориального разделения, подход к работе с документами мог быть различным в разных регионах сети ресторанов «Сицилия». Поэтому стояла задача не только масштабировать решение на большое количество пользователей, но и унифицировать процессы и обучить кадровых специалистов работе с «1С:Кабинетом сотрудника». Помимо этого, уникальность проекта в масштабе:
- 2500 сотрудников в сети ресторанов
- Распределенность проекта: более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса, в которых работает менеджмент, директора и менеджеры.
Проект выполнялся полностью в соответствии с рекомендованной фирмой «1С» технологией внедрения и состоял из двух этапов: пилота и тиражирования.
Реализация пилотного проекта
Для реализации пилотного проекта и первичной настройки сервиса взят один из 30 ресторанов сети со штатом в несколько десятков сотрудников: от менеджмента до технического персонала.
Сервис был первично настроен по технологии фирмы 1С. Проверка происходила в реальных условиях. На данном этапе важно было протестировать весь необходимый функционал сервиса и отработать полный цикл работ с личными кабинетами.
Протестированы:
- Прием сотрудника на работу
- Оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных
- Оформление документов: отпусков и больничных.
Пилотирование, с целью сократить сроки внедрения, объединено с началом тестовой эксплуатации решения. Личные кабинеты создавались с нуля, как на уже трудоустроенных сотрудников, так и на вновь принятых, пришедших в сеть ресторанов в период реализации проекта. Это позволило обучить сотрудников работе с кабинетом не только с моделированных условиях, но и на реальных примерах.
Вызовы в период пилотирования
В ходе пилотирования было необходимо обработать большое количество персональных данных будущих пользователей – сотрудников франчайзинговой сети ресторанов «Сицилия». По каждому сотруднику, вне зависимости от должности и стажа работы, необходимо было иметь перечень достоверной информации: электронных почт, номеров телефонов, ФИО и кадровых документов. Без этого создание личных кабинетов, которые будут корректно работать, было невозможным.
Обучение работе в программе
Обучение пользователей происходило на реальных примерах в ходе опытной эксплуатации пилотного решения, это позволило сократить срок внедрения. Перед последующим тиражированием, подразделения три месяца работали с новым решением. Это позволило проследить отсутствие недочетов и исправить разрывы в местах, где это было необходимо.
Тиражирование проекта
После подтверждения готовности решения к тиражированию, решение масштабировано на всю франчайзинговую сеть. Чтобы сохранить максимальную работоспособность решения при масштабировании на 2200 сотрудников, работы по внедрению проходили в коммуникации с поддержкой сервиса 1С:Кабинет сотрудника, не отходя от рекомендованной технологии.
Результаты проекта:
- Часть работы с кадровыми документами переведена в режим самообслуживания: заявки на отпуск и больничный оформляются автоматически по требованию сотрудника, а после этого документы отправляются на согласование.
- Отказ от работы с бумажными кадровыми документами.
- Кадровые специалисты тратят на работу с документами на 50% меньше времени, исключен ручной ввод данных и специалисты могут сконцентрироваться на более важных задачах даже при большом потоке обращений от сотрудников.
Отзыв клиента
