Внедрение подсистемы бюджетирования в системе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в ГК "ОСНОВА"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Расчет зарплаты

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Группа компаний «ОСНОВА» - крупная девелоперская и инвестиционная структура, реализующая проекты в области жилой и коммерческой недвижимости, инновационного строительства и цифровой трансформации городской среды. В портфеле компании - масштабные проекты «умного дома», жилые и бизнес-комплексы, а также высокотехнологичные инвестиции в области управления инфраструктурой, управление коммерческой недвижимостью и проекты в сфере развлечений.

До начала проекта процессы бюджетирования расходов на персонал в ГК «ОСНОВА» были разрозненными и неавтоматизированными. Управление охватывало более 200 юридических лиц, порядка 150 бюджетов а разрезе проектов и объектов и велось вручную — в Excel и отдельных учетных системах, не связанных между собой.

Бюджетирование расходов на оплату труда, налоги, страховые взносы, выплаты самозанятым и по ГПХ велось без автоматического распределения по управленческим аналитикам, проектам и объектам. На сбор и обработку информации уходили дни, а в периоды активного планирования — недели. Высокая доля ручного труда сопровождалась рисками ошибок, дублированием данных и потерей актуальности.

Существующие системы "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Управление холдингом" не были интегрированы между собой в части бюджетирования. Данные по выплатам заработной платы, налогов и взносов приходилось переносить вручную, данные по прочим перечислениям физическим лицам в системе "1С:Зарплата и управление персоналом" не отражались, что увеличивало трудозатраты для сбора консолидированных данных. Отсутствовал платежный календарь и автоматизированные отчеты — любые изменения или детализация требовали дополнительных расчётов вручную в Excel.

Кроме того, не было возможности отследить историю изменений и понять, кто и когда внёс корректировки в бюджет. Это снижало прозрачность и не позволяло своевременно выявлять ошибки. Отсутствие единого источника правды затрудняло оперативное принятие решений и увеличивало риски кассовых разрывов и штрафов.

В целом, существующий подход ограничивал гибкость управления и не соответствовал масштабу и динамике бизнеса холдинга.

Уникальность и инновационность проекта:
Проект реализован в одной из крупнейших холдинговых групп с высокой степенью распределенности — более 200 юридических лиц, несколько сотен объектов и разветвлённая орг. структура.
Уникальность проекта – в глубокой доработке типовой конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом" без внедрения сторонних решений. Реализованы нестандартные механизмы бюджетирования ФОТ с учётом выплат самозанятым, ГПХ, страховых взносов и налогов.
Ключевые инновации:
· Расширение функционала "1С:Зарплата и управление персоналом" до полноценной системы бюджетирования с детализацией по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений. Реализованы разнообразные инструменты ввода и корректировки сумм документа (автоматическое заполнение строк на год, увеличение на процент, увеличение на сумму, распределение на период, добавление списком видов расчета, расшифровки начисленных сумм, и др.)
· Интеграция с "1С:Управление холдингом" для автоматической передачи ведомостей и исчисленных налогов и взносов в Заявку на оплату.
· Реализация платёжного календаря внутри "1С:Зарплата и управление персоналом" для контроля сроков всех выплат с учётом разных сроков выплат в разных юридических лицах.
· Реализация настроек бюджетирования в "1С:Зарплата и управление персоналом", соответствие начислений статьям БДР/БДДС.
· Загрузка фактических данных по перечислениям в реальном времени.
· Выгрузка плана и факта по запросу, в том числе и руководителям проектов для анализа и оперативного принятия решений.
· Контроль версий и истории изменений в бюджетах.
· Отчет БДР и БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
· Печатные формы установленных Заказчиком образцов с возможностью отбора по проектам, настроек подписантов.

Результаты проекта:
В рамках проекта автоматизации бюджетирования ФОТ в ГК «ОСНОВА» на базе 1С:Зарплата и управление персоналом были реализованы следующие ключевые функциональные блоки:
1. Автоматизация процесса бюджетирования ФОТ:
· Реализован документ Бюджет ФОТ
· Реализована обработка групповой выгрузки бюджетов
· Реализован учет всех компонентов затрат в пользу физических лиц: зарплата, НДФЛ, страховые взносы, выплаты не сотрудникам организации.
· Настроена детализация по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.
2. Интеграция с "1С:Управление холдингом":
· Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части передачи данных в Заявки на оплату по перечислению доходов, налогов и взносов из "1С:Зарплата и управление персоналом".
· Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части получения данных о перечислениях физическим лицам прочих доходов.
· Настроен обмен с "1С:Управление холдингом" в части передачи данных по БДР и БДДС в документы: Корректировка показателей, Ввод данных БДР, Оперативный план.
3. Внедрение платёжного календаря:
· Реализован платежный календарь в разрезе организаций, автозаполнение платежного календаря по гибким предварительным настройкам, история изменения платежного календаря.
4. План-фактный анализ:
· Формирование отчетов по БДР/БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
5. Контроль изменений и версионность:
· Настроена история изменений в бюджетах.
· Внедрены регламенты согласования и утверждения бюджетов.
6. Повышение эффективности:
· Сокращено время подготовки отчетов на 50%.
· Повышена точность расчетов бюджета ФОТ на 90%.
· Устранена зависимость от Excel и потери данных.
Проект позволил создать единый цифровой контур управления затратами на персонал и в пользу физических лиц, а также существенно повысить эффективность работы финансовых и кадровых служб, руководители проекта могут получать отчёты в режиме реального времени в разрезе любых аналитик и сценариев бюджетирования, а также фактических затрат.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента