Настройка внутреннего электронного документооборота на судоремонтном предприятии в «1С:Документооборот» версии 3.0. КОРП. Кейс «Канонерского завода»
ЗАО «Канонерский судоремонтный завод»
Настройка внутреннего электронного документооборота на судоремонтном предприятии. Кейс «Канонерского завода»
Мы – Канонерский судоремонтный завод, крупное предприятие по ремонту судов всех типов и классов, расположенное в порту города Санкт-Петербург.
Данный проект был для нас первым шагом к полноценному переходу предприятия на внутренний электронный документооборот (ЭДО). До начала работ у нас не было единой электронной системы, которая позволяла бы в одном пространстве создавать в электронном виде необходимые документы, ведя их по различным направлениям деятельности предприятия.
Для своей деятельности по судоремонту, завод использует конструкторско-технологический архив, который, ввиду специфики работ, содержится в бумажном виде и часть технологической документации хранится в упрощенном электронном архиве. У конструкторско-технологических документов имеются уникальные реквизиты специфической деятельности. Если их не перевести в электронный вид, то невозможно было бы настроить полноценный внутренний ЭДО. Так же, корректный перенос данных с необходимыми реквизитами, позволил безошибочно осуществить их передачу в уже электронную версию конструкторско-технологического архива.
Необходимо было автоматизировать работу при изготовлении конструкторско-технологической документации, и формирование конструкторско-технологического архива в электронном виде с сохранением необходимых реквизитов деятельности, градируя работу специалистов по отдельным направлениям деятельности предприятия, с параллельной организацией более оптимизированного ведения бумажного архива оригиналов документов.
В качестве основной программы для решения данной задачи выбрали «1С:Документооборот», версия КОРП. 3.0. Она позволяет создать и настроить необходимые для предприятия специфические виды документов.
Для корректной установки и настройки программы, а также консультаций со специалистами, мы обратились в Центр консалтинговых проектов (ЦКП).
Как проходил проект
Мы предоставили ЦКП образцы всех ключевых документов и совместно составили список уникальных реквизитов, которые требовалось сохранить.
Специалисты ЦКП создали около 30 видов документов, имеющих набор специфических для предприятия реквизитов. Среди них: акт дефектации, технологические указания, маршрутная карта, внутризаводские технические указания и прочие виды документов с реквизитами. В общем количестве, число реквизитов составило порядка 20 штук; у одних видов документов их больше, у других меньше.
Пошаговые этапы создания документов в едином информационном пространстве выглядят следующим образом:
- Создаётся проект документа. Мы предоставили те виды карточек, которые было необходимо сформировать в первую очередь, а специалисты ЦКП распределили их по соответствующим типам (акт, карта, указания и т.п.).
- При создании открывается необходимый тип документа, который создали. Он, помимо основных полей, содержит уже необходимые для заполнения поля специфических реквизитов. Именно эти реквизиты настроили специалисты ЦКП, протестировав и проверив, что у каждого типа они свои. Так перенос точно осуществится без ошибок.
- Происходит заполнение документа. К документу добавляются сканы (при необходимости) и вбиваются необходимые реквизиты. Благодаря точной настройке реквизитов на каждую карточку документа, снижается вероятность ошибки оставить какое-то из полей пустым или забыть заполнить необходимое.
- Документ отправляется на согласование.
- После согласования документ остается в информационной базе с прикреплёнными согласованными вложениями и прикрепленным сканом оригинала документа, который был принят на хранение в бумажном виде в архив завода.
Общая продолжительность работ составила один месяц. В среднем, вышло так, что один необходимый для корректного переноса шаблон создавался за сутки.
Мы принимали активное участие в проекте, взаимодействовали с командой ЦКП. Так, прототипы необходимых карточек документов, список уникальных реквизитов, а также описание работы с бумажными и электронными документами специалисты завода предоставили еще на этапе обсуждения проекта, а после консультации со специалистами ЦКП, мы организовали обучение сотрудников по работе в программе «1С:Документооборот», версия КОРП. 3.0.
Результаты внедрения
«Канонерский судостроительный завод» осуществил первый шаг к полноценному переходу на внутренний электронный документооборот. Теперь, работа сотрудников упростилась, скорость работы улучшилась, качество дисциплины при работе с конструкторско-технологической документацией повысилось благодаря тому, что были выполнены необходимые настройки для новых документов с сохранением необходимых реквизитов деятельности и ведения их по направлениям деятельности предприятия.
Каждый документ получил свои реквизиты и таким образом, сотрудники могут проследить всю цепочку ремонтных работ и оперативно внести изменения, при их необходимости. Всё это происходит в электронном виде и в бумажном согласно специфике рабочих процессов с итоговой фиксацией документов в электронном виде в единой среде 1С:Документооборот.
В планах у нас дальнейшая настройка процессов для оптимизации и фиксации работы внутризаводских подразделений через переход к внутреннему ЭДО.
Автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Выполнены следующие работы:
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)