Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в ФКП «Авангард»

Стерлитамакское федеральное казенное предприятие «Авангард», расположенное в городе Стерлитамак, выполняет государственные оборонные заказы по утилизации ВВТ, государственные контракты по перекомплектации, перетарке спецпродукции, выпуску тары для нужд государственного резерва и других заказчиков, занимается выпуском промышленных взрывчатых веществ для проведения прострелочно-взрывных работ в нефтяных, газовых и других скважинах, малотоннажной химической продукции. 

Внедрение системы «1С:Документооборот» в Стерлитамакское федеральное казенное предприятие «Авангард» было вызвано рядом ситуаций, осложняющих работу компании: подразделения расположены отдалённо друг от друга. Это затягивало сроки подписания и согласования документов, сложность доступа и поиска документов.

До внедрения системы электронного документооборота все документы хранились в разных местах, что делало их доступность и поиск трудоемкими процессами. Сотрудники тратили много времени на поиск нужных документов. Замедленные процессы согласования и утверждения документов. Рутинные бумажные процессы согласования и утверждения документов замедляли оборот документов, что увеличивало риск задержки и недопонимания в рабочем процессе. Было непонятно, кто какие документы согласует и как, в какие сроки. Отсутствие контроля над статусом и выполнением задач.

Без системы для учета и мониторинга статуса задач и документов, руководители теряли контроль над процессами и исполнительской дисциплиной сотрудников.

Поэтому внедрение системы электронного Документооборота было нацелено на предоставление таких важных преимуществ как оперативность обработки данных, обеспечение контроля исполнительской дисциплины, достоверность первичной информации, объективность принятия управленческих решений.

В связи с невозможностью предоставления удаленного доступа на предприятии и на основании рассмотрения кандидатов на выполнения работ по внедрению, клиент выбрал нашу компанию.

Работа по внедрению состояла из следующих работ:

Приобретение ПО и установка ПП

Автоматизация канцелярии (делопроизводства)

• определены виды входящих и исходящих документов,
• настроены шаблоны документов,
• определены и настроены маршруты
• обработки входящих и исходящих документов,
• пользователи обучены работе с системой,
• система обеспечивает функции контроля исполнения документов (полностью или этапов их жизненного цикла) и функции напоминаний о документах, находящихся в работе у пользователя,
• настроена система на регистрацию, рассмотрение, ознакомление и исполнение входящих документов;
• настроен контроль процессов и сроков исполнения документов,
• настроена постановка документов на контроль,
• настроена система прав доступа

Согласование договоров

• определены виды договоров,
• настроены шаблоны документов,
• определены и настроены маршруты:
• рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение: или по сложному комплексному процессу,
• пользователи обучены работе с системой
• настройка отслеживания статусов договоров,
• настроена карточка контрагента (регистрация пакета документов),
• обеспечен процесс согласования (визирования) документа ответственными лицами с возможностью возврата его на доработку,
• настроен учет нескольких резолюций по документу,
• настроена возможность отмены    выполнения задачи;
• настроен контроль согласования, подписания,
• продления, расторжения договора/дополнительного соглашения.
• настроена возможность отслеживания статусов договоров,
• хранение электронных образов документов,
• настроена система на регистрацию, рассмотрение, ознакомление и исполнение входящих документов;
• настроен контроль процессов и сроков исполнения документов,
• настроена постановка документов на контроль,
• настроена система прав доступа

Работа с организационно- распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

• определены виды приказов и распоряжений,
• настроены шаблоны документов,
• определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов,
• пользователи обучены работе с системой
• настроена возможность отправки документов по простым маршрутам: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение: или по сложному комплексному процессу,

Система обеспечивает поддержку настраиваемых нумераторов для регистрации документов;

Система обеспечивает функции контроля исполнения документов (полностью или этапов их жизненного цикла) и функции напоминаний о документах, находящихся в работе у пользователя,

• настроена система на регистрацию, рассмотрение, ознакомление и исполнение входящих документов;
• настроен контроль процессов и сроков исполнения документов,
• настроена постановка документов на контроль,
• настроена система прав доступа

Организация архива документов, файлового хранилища

• определена структура и параметры хранения файлов,
• пользователи обучены работе с системой.
• настроена система на регистрацию, рассмотрение, ознакомление и исполнение входящих документов;
• настроен контроль процессов и сроков исполнения документов,
• настроена постановка документов на контроль,
• настроена система прав доступа.

1С:Документооборот, развернутый на 280 рабочих местах, помог компании достичь следующих результатов:

• Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает легкий доступ и быстрый поиск.
• Ускорение процессов обработки документов. Согласование и утверждение документов стали гораздо более эффективными и быстрыми.
• Прозрачность учета документов и задач. На любой стадии обработки документа можно увидеть его статус и ход исполнения задач.
• Сокращение времени на работу с документами. Руководители теперь могут легко контролировать поставленные задачи и исполнительскую дисциплину сотрудников.
• Разграничение прав доступа для обеспечения информационной безопасности предприятия. С одной стороны, у сотрудников есть доступ ко всем данным, необходимым для выполнения их должностных обязанностей, с другой – сотрудники не видят лишней информации, которая может препятствовать своевременному выполнению задач.
• Возможность аппаратного и программного масштабирования по мере увеличения нагрузки;
• Возможность одновременного занесения документов в систему из множества внешних источников (сканеров, МФУ, факсов, папок файловой системы, почтовых серверов и т.д.) и обеспечение их обработки как в неавтоматизированном, так и в автоматизированном режимах (включая следование автоматически или вручную назначенному маршруту движения документов);

Внедрив программу клиенту, были достигнуты следующие результаты:

• Быстрый доступ к документам. Ранее, поиск документов требовал значительного времени. С внедрением системы сотрудники могут легко найти необходимые документы, что значительно повышает продуктивность.
• Ускорение согласования. Раньше, процессы согласования и утверждения документов могли занимать несколько дней. Теперь они автоматизированы и занимают гораздо меньше времени.
• Контроль задач и документов. Руководители могут в режиме реального времени отслеживать статус и ход исполнения задач и документов, что улучшает управление процессами в компании.
• Внедрение системы «1С:Документооборот» в Стерлитамакском федеральном казенном предприятии «Авангард» привело к оптимизации документальных процессов, увеличению эффективности бизнеса и повышению удовлетворенности сотрудников и клиентов. Этот кейс подчеркивает важность автоматизации для современных компаний и ее способность улучшить рабочие процессы и результаты.