Автоматизация процессов управления делами в РНКО "АМАНАТ" (ООО) на базе 1С:Документооборот КОРП 3.0
РНКО "АМАНАТ" (ООО)
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
В рамках реализованного проекта была проведена комплексная работа по внедрению современной системы электронного документооборота, что позволило существенно оптимизировать процессы обработки документов в РНКО "АМАНАТ" (ООО).
На первом этапе была выполнена настройка системы документооборота, включающая:
- Конфигурирование карточек регистрации для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних);
- Внедрение системы нумераторов для разных видов документов;
- Настройка механизма блокировки постановки поручений прошедшей датой.
В ходе автоматизации рабочих процессов были реализованы следующие решения:
- Установлены и настроены утилиты для распознавания текста из сканированных документов;
- Настроены эффективные бизнес-процессы согласования и обработки документации;
- Обеспечена интеграция с почтовым клиентом Outlook для рассылки уведомлений ключевым пользователям.
Важным аспектом проекта стало организационное обеспечение:
- Проведено обучение ключевых пользователей системы;
- Разработана и внедрена необходимая документация, включающая Руководство администратора и Руководство пользователя для основных ролей.
В результате внедрения проекта были достигнуты следующие положительные эффекты:
- Успешно автоматизированы процессы обработки документов;
- Существенно сокращено время на согласование и обработку документации;
- Повышена прозрачность документооборота;
- Обеспечено надежное хранение электронных документов;
- Внедрена эффективная система контроля исполнения поручений.
Реализация данного проекта позволила РНКО “АМАНАТ” (ООО) создать современную, эффективную и безопасную систему электронного документооборота, полностью соответствующую требованиям организации и действующим стандартам безопасности.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка и использование пилотных версий
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
РНКО «АМАНАТ» (ООО) — расчетная небанковская кредитная организация, специализирующаяся на проведении платежей и переводов как для юридических, так и для физических лиц, а также являющаяся участником системы страхования вкладов. В спектр услуг входят операции с иностранной валютой, инкассация денежных средств и документов, а также осуществление переводов без открытия банковских счетов.
В связи с быстрым развитием компании и кратным увеличением объема документации возникла необходимость автоматизации процессов документооборота: учет входящей и исходящей корреспонденции велся вручную в MS Excel и на бумажных носителях, что существенно замедляло рабочие процессы и повышало риск потери важных документов.
Отсутствие единой системы нумерации и централизованного хранения создавало сложности при поиске и обработке документации, а неструктурированные маршруты согласования и отсутствие автоматизированных уведомлений приводили к задержкам в принятии управленческих решений и исполнения поручений.
В связи с этим руководством РНКО «АМАНАТ» (ООО) было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП 3.0», которая позволила бы автоматизировать ключевые процессы согласования документов и повысить эффективность и скорость работы с документами.
Для реализации проекта была выбрана компания ООО «Альянс Технологических Решений» (ООО «АТР»), которая специализируется на автоматизации бизнес-процессов компаний финансового сектора. Перед началом проекта эксперты ООО «АТР» провели сравнительный анализ версий «1С:Документооборот КОРП 2.1» и «1С:Документооборот 3.0», выбор был сделан в пользу версии 3.0 в связи с расширенным функционалом версии, а именно:
- Более гибкая настройка доступности видов документов;
- Возможность прикрепления дополнительных файлов к карточке документа;
- Возможность гибкого управления группировками и категоризацией документов.
С самого начала проекта команда экспертов ООО «АТР» продемонстрировала высокий уровень экспертизы. Был проведен тщательный анализ наших потребностей и настроена система под специфику нашей работы.
Отдельно стоит отметить качественную настройку бизнес-процессов согласования и обработки документов – теперь все этапы работы с документацией проходят максимально эффективно и прозрачно. Благодаря грамотно настроенной системе нумераторов и продуманной структуре хранения документов, мы достигли высокого уровня организации документооборота.
Важным аспектом проекта стала интеграция с почтовым клиентом Outlook – теперь важные уведомления автоматически рассылаются ключевым пользователям, что позволяет своевременно оповещать ответственных сотрудников о необходимых действиях, в том числе о необходимости ознакомления с протоколами совещаний.
Команда ООО «АТР» уделила особое внимание подготовке наших сотрудников. Было проведено детальное обучение ключевых пользователей, разработаны понятные руководства администратора и пользователя. Это позволило нашим сотрудникам быстро адаптироваться к новой системе и начать эффективно работать в ней.
По результатам внедрения «1С:Документооборот КОРП 3.0» мы заметили существенное сокращение времени на обработку документации, повышение прозрачности всех бизнес-процессов и надежное хранение электронных документов. Система контроля исполнения поручений стала настоящим помощником в работе, а материалы совещаний теперь структурированы и легко доступны.
В целом, проект внедрения «1С:Документооборот КОРП 3.0» стал для нас важным шагом в развитии организации. Система показала свою эффективность в повседневной работе, а команда внедрения продемонстрировала высокий профессионализм на всех этапах проекта. Мы полностью удовлетворены решением «1С:Документооборот КОРП 3.0», результатами и рекомендуем данный продукт другим организациям, планирующим переход на электронный документооборот.
Система передана в промышленную эксплуатацию за 1,5 месяца с момента начала проекта. В результате было автоматизировано 50 рабочих мест.
Рекомендуем компанию ООО «АТР» в качестве надежного и квалифицированного партнера-разработчика по внедрению автоматизированных систем управления для финансового сектора.
Отзыв клиента
