Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка" в ООО "ХИТЭКС"
Общество с ограниченной ответственностью "ХИТЭКС"
«ООО ХИТЭКС» осуществляет деятельность по производству тепловых пунктов, котельных установок, теплообменных аппаратов и водонасосных станций. Было принято решение по переходу на процессное управление и автоматизации бизнес-процессов как основной зарабатывающей цепочки, так и вспомогательных, процессов управления и развития. Задачи, документы, согласования, точки принятия решений - весь полный цикл от заявки до поставки и окончательной сдачи в эксплуатацию вошли в обозначенный кейс.
В 2024 году специалисты Компании Портал-Юг осуществили автоматизацию регламента компании заказчика на основе механизмов «1С:Документооборот 8» версии КОРП.
В программе упорядочивается взаимодействие между сотрудниками, отслеживается рабочее время, реализуется учёт документов в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Автоматизированы группы процессов посредством механизма комплексных процессов в количестве 25 шт. с контролем выполнения задач, создано 27 видов внутренних документов, персонал обучен работе с механизмами конфигурации.
Программный продукт «1С:Документооборот 8» введен в промышленную эксплуатацию.
В результате внедрения достигнуты следующие цели компании:
- Обеспечение полного перечня видов документов, необходимого для проектной деятельности компании.
- Обеспечение бизнес-процессов, отражающих и контролирующих деятельность компании.
- Оптимизация процессов, облегчение коммуникации во время и на протяжении проектной деятельности, повышение скорости и качества обслуживания клиентов.
- Обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности документов путём строгого контроля доступа, соответствующего правам пользователей.
- Перенос жизненного цикла документов из почты в 1С:Документооборот, прослеживаемость жизненного цикла документов, возможность просмотреть историю работ по тому или иному объекту, сокращение временных затрат на операции с документами.
- Обеспечение возможности работы с мобильным клиентом для сотрудников, работающих вне офиса (на объекте).
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С: Документооборот 8 КОРП с настройкой видового состава документов и автоматизацией регламента предприятия на основе функций программы.
Задачи и итоги проекта:
- Обеспечение полного перечня видов документов, необходимого для проектной деятельности компании;
- Обеспечение мест хранения (модификация документов) для всей необходимой информации.
- Обеспечение бизнес-процессов отражающий и контролирующих деятельность компании.
- Оптимизация процессов, облегчение коммуникации в время и на протяжении проектной деятельности, повышение скорости и качества обслуживания клиентов.
- Обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности документов путём строгого контроля доступа, соответствующего правам пользователей.
- Перенос жизненного цикла документов из почты в 1С: Документооборот, прослеживаемость жизненного цикла документов, возможность просмотреть историю работ по тому или иному объекту, сокращение временных затрат на операции с документами.
- Обеспечение возможности работы с мобильным клиентом для сотрудников, работающих вне офиса (на объекте).
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников.
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и анализ требований. Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли, бизнес-процессов, выполнена программная адаптация системы под требования заказчика.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Тестирование механизмов и настроек, проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, подписаны листы учета рабочего времени.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Общество с ограниченной ответственностью "ХИТЭКС" занимается производством тепловых пунктов, котельных установок, теплообменных аппаратов и водонасосных станций.
В мае 2023 года был заключен договор на поставку программных продуктов с Компанией "Портал-Юг". В феврале 2023 года был приобретен ПП «1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка».
В процессе работы была произведена установка программ «1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка», проведено обучение по работе и учету в программе,
регламент компании был автоматизирован на базе программы 1С:Документооборот 8 КОРП, проведена программная разработка ряда функций, были проведены квалифицированные консультации сотрудников.
Своевременно проводится обновление программ.
Программный продукт «1С:Предприятие 8» введен в промышленную эксплуатацию «05 декабря 2024 года».
На текущий день сопровождение внедренного программного продукта осуществляется Компанией "Портал-Юг". Оформлен платный договор ИТС.
В результате внедрения программного комплекса была полностью автоматизирована работа с документами, управленческая работа по назначению и контролю выполнения работ сотрудниками компании
посредством механизма бизнес-процессов на предприятии. На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка» работает 45 пользователей, что составляет 45 типовых рабочих мест.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании "Портал-Юг".
Мы уверены, что сотрудничество с Компанией "Портал-Юг" будет продолжено и в дальнейшем.
Отзыв клиента
