Внедрение программного продукта 1С:Документооборот КОРП в ООО "Домашний интерьер"
ООО "Домашний интерьер"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Организация электронного обучения
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- ИТС ГРМ (для 1С:Готовое рабочее место)
- ИТСааС для решений в сервисе "1С:Предприятие через Интернет" (1cfresh)
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Hoff – Российская сеть по продаже мебели и товаров для дома, а также маркетплейс для поставщиков мебельных товаров. На сегодняшний день сеть гипермаркетов мебели и товаров для дома Hoff насчитывает 61 магазин по России. Из них 37 гипермаркетов, 3 магазина формата Mini, 9 магазинов формата Home и 1 магазин формата Smart. Общая площадь гипермаркетов сети более 315 000 м?. В компании работают порядка 7500 сотрудников, гипермаркеты Hoff ежегодно посещают более 16 миллионов человек, а посещаемость сайта hoff.ru составляет более 66 миллионов посетителей в год.
В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность». С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций будет применяться квалифицированная электронная подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД.
В связи с нововведениями в законодательстве РФ был инициирован проект по разработке нового функционала на базе 1С:Документооборот и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и оператора ЭДО КЦР
Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.
Еще одной причиной для старта проекта являлась большая численность сотрудников компании. Так как в компании работает более 7000 сотрудников, было затруднительно регулярно выдавать доверенности такому большому количеству людей. Существовали риски ошибок и неточностей в связи с человеческим фактором, а также просрочки в связи с необходимостью подписания каждой доверенности перед выдачей сотруднику.
Таким образом, компании заказчика необходима была автоматизация выпуска или перевыпуска доверенностей в соответствии с определенными «триггерами».
Цели проекта:
Обеспечить полное соответствие компании новым нормативным актам, вступающим в силу с 1 сентября 2024 года, связанным с внедрением машиночитаемых доверенностей.
Сократить ручной труд при создании и управлении доверенностями за счет внедрения электронных форматов и автоматизированных систем генерации документов.
Обеспечить защиту информации для предотвращения несанкционированного доступа и подделки документов.
Ускорить процессы создания, передачи и проверки доверенностей, минимизируя временные затраты на административные операции.
Исключить человеческий фактор при оформлении доверенностей, снизить вероятность ошибок в процессе ведения документооборота.
Создать единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа.
Интегрировать блок документооборота с провайдером СБИС для отслеживания актуальности ЭЦП.
Архитектура решения и масштаб проекта:
В рамках проекта был автоматизирован процесс выпуска и перевыпуска доверенностей для сотрудников в соответствии с «триггерами». Весь процесс осуществляется через обмен данными 1С:ДО – 1С:ЗУП.
Что служит «триггерами» для выпуска доверенностей:
Прием сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий;
Перевод сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий.
Что служит «триггерами» для перевыпуска доверенностей:
Изменение состава полномочий в Матрице полномочий;
Изменение полномочий;
Изменение личных данных сотрудника, таких как фамилия, имя и отчество, паспортных данных, а также регистрации по месту жительства.
В рамках доработок выполнены следующие работы:
Создан новый справочник «Справочник полномочий», который позволяет отслеживать виды полномочий, их срок действия, а также информировать пользователей системы о приближении окончания периода действия полномочия. Новое полномочие создается в справочнике полномочий либо из карточки доверенности, либо добавляется из Классификатора полномочий.
Создана «Матрица полномочий». представляет из себя таблицу с данными и запись элемента матрицы.
Реквизитный состав матрицы (иерархический список слева):
1 уровень – организация
2 уровень – тип бизнес-юнита
3 уровень - бизнес-юнит
4 уровень -n подразделения в зависимости от вложенности подразделений
уровень n+1 - должности в разрезе подразделения (последний элемент иерархии)
При фильтрации по реквизитному составу слева динамически подтягиваются полномочия по матрице. Например, в случае, если в реквизитном составе слева выбран Тип БЮ, то в матрице полномочий подтягиваются все записи, соответствующие выбранному типу БЮ, а также всем БЮ соответствующего типа плюс записи по должностям, которые по штатному расписанию соответствуют выбранному типу БЮ.
Реквизитный состав матрицы (динамический список справа)
Тип бизнес-юнита
Бизнес-юнит
Подразделение
Должность
Формат доверенности
Тиражируемость
Срок действия
Внешняя система
Образец подписи поверенного
Передача оригинала
Нотариальная
Судебная
Право передоверия (проставляется автоматически, если хотя бы одно полномочие в наборе с правом передоверия)
Место хранения оригинала
Доп инфо
Создан справочник «Согласующие по тематикам». В случае, если в 1С:ЗУП происходит событие увольнения сотрудника, ответственного по какой-либо тематике, то администратору доверенностей приходит соответствующее уведомление.
Создан справочник «Тематика полномочий».
Создан справочник ««Система/сервис».
Создан новый вид документа «Доверенность».
Настроена интеграция 1С:ДО с сервисом создания и выдачи ЭЦП. Так, в 1С:ДО появляется статус о выпуске ЭЦП для сотрудника и ему необходимо записать появившуюся подпись на токен.
Результаты проекта:
Сокращение времени и человеческих ресурсов на работу с МЧД.
Устранение человеческого фактора в работе с МЧД и, следовательно, минимизирован риск ошибок при оформлении доверенностей.
Все доверенности всегда находятся в актуальном состоянии, а информация по любой необходимой доверенности может быть найдена менее чем за пару кликов.
Согласованные и подписанные данные по сотруднику, на которого оформляется машиночитаемая доверенность и по его полномочиям, автоматически отправляются в ФНС.
Сокращение сроков согласования и подписания доверенностей, что дает возможность оперативнее
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Отзыв клиента
На сегодняшний день сеть гипермаркетов мебели и товаров для дома Hoff насчитывает 61 магазин по России. Из них 37 гипермаркетов, 3 магазина формата Mini, 9 магазинов формата Home и 1 магазин формата Smart. Общая площадь гипермаркетов сети более 315 000 м². В компании работают порядка 7500 сотрудников, гипермаркеты Hoff ежегодно посещают более 16 миллионов человек, а посещаемость сайта hoff.ru составляет более 66 миллионов посетителей в год.
В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность». С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций будет применяться квалифицированная электронная подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД.
В связи с нововведениями в законодательстве РФ был инициирован проект по разработке нового функционала на базе 1С:Документооборот и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и оператора ЭДО КЦР
Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.
Еще одной причиной для старта проекта являлась большая численность сотрудников компании. Так как в компании работает более 7000 сотрудников, было затруднительно регулярно выдавать доверенности такому большому количеству людей. Существовали риски ошибок и неточностей в связи с человеческим фактором, а также просрочки в связи с необходимостью подписания каждой доверенности перед выдачей сотруднику.
Таким образом, нам была необходима автоматизация выпуска или перевыпуска доверенностей в соответствии с определенными «триггерами».
Цели проекта:
- Обеспечить полное соответствие компании новым нормативным актам, вступающим в силу с 1 сентября 2024 года, связанным с внедрением машиночитаемых доверенностей.
- Сократить ручной труд при создании и управлении доверенностями за счет внедрения электронных форматов и автоматизированных систем генерации документов.
- Обеспечить защиту информации для предотвращения несанкционированного доступа и подделки документов.
- Ускорить процессы создания, передачи и проверки доверенностей, минимизируя временные затраты на административные операции.
- Исключить человеческий фактор при оформлении доверенностей, снизить вероятность ошибок в процессе ведения документооборота.
- Создать единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа.
- Интегрировать блок документооборота с провайдером СБИС для отслеживания актуальности ЭЦП.
Внедренное ПО: 1С:Документооборот КОРП
Настроена интеграция 1С:ДО и 1С:ЗУП.
Настроена интеграция 1С:ДО с оператором КЦР.
Настроена интеграция 1С:ДО с блокчейн-платформой ФНС России.
Отзыв клиента
