Внедрение 1С:Документооборот ред. 3.0 в ООО «РЕСО-Лизинг»

Фирма "1С"
Организаторам конкурса
"1С:Проект года"

Настоящим письмом подтверждаем, что информация о проекте внедрения электронного документооборота на базе конфигурации «1С:Документооборот», реализованном ООО «1С-КПД» в компании ООО «РЕСО-Лизинг» и заявленном на конкурс "1С:Проект года", соответствует действительности.
Информация о проекте на 4 листах прилагается.
Разрешаем ООО "1С" и оргкомитету конкурса "1С:Проект года" опубликовать данную информацию на сайте конкурса "1С:Проект года", распространять ее на других информационных ресурсах в сети интернет и/или в печатных СМИ, а также использовать ее в рекламных материалах фирмы "1C".

Операционный директор ООО «РЕСО-Лизинг» Михаил Власенко

14 мая 2025 года

Информация о проекте, заявляемом для участия в конкурсе "1С:Проект года" от компании ООО «РЕСО-Лизинг»

Наименование проекта: Внедрение электронного документооборота на базе конфигурации «1С:Документооборот»

Дата начала проекта: 05.03.2024

Дата окончания проекта с вводом в промышленную эксплуатацию: 02.11.2024

Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой: 250

Регион внедрения: вся Россия

Цели проекта:
• Создание единого архива электронных документов.
• Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций.
• Обеспечение контроля исполнительской дисциплины.
• Сокращение сроков согласования документов.
• Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла.
• Организация быстрого поиска документов и получение актуальной отчетности.
• Автоматизация обработки доверенностей.
• Автоматизация обработки входящих писем.
• Автоматизация обработки договорной деятельности.
• Обеспечение работы по средством бесшовной интеграции с задачами из 1С:Бухгалтерии.

Ситуация до внедрения, информация о компании:
ООО «РЕСО-Лизинг» входит в ТОП-5 автолизинговых компаний РФ и включает в себя широкую сеть филиалов и представительств в 50 городах России.

РЕСО-Лизинг предлагает клиентам доступ к финансированию, оптимизацию финансовых потоков, снижение налоговых издержек, адаптивность, поддержку и сервис.

Стратегические цели компании направлены на долгосрочный рост и развитие. РЕСО стремится увеличить долю на рынке лизинга, привлекая новых клиентов и расширяя географию присутствия.

Повышение уровня сервиса является одной из приоритетных задач. Компания фокусируется на обучении сотрудников, внедрении стандартов качества и использовании обратной связи от клиентов для постоянного улучшения.

РЕСО активно работает над внедрением новых продуктов и услуг, которые соответствуют современным требованиям рынка и потребностям клиентов. Компания стремится к развитию, учитывая экономические и социальные факторы, и на текущем этапе активно работает над оптимизацией, внедрением автоматизации и упрощением бизнес-процессов. Цифровые технологии играют ключевую роль в стратегии.

Цифровизация документооборота должна была сократить время на обработку документов, снизить количество ошибок и повысить общую продуктивность.

До внедрения электронного документооборота в РЕСО процесс обмена и обработки документов был довольно громоздким и неэффективным. Компания сталкивалась с рядом проблем, связанных с неэффективностью процессов обработки и обмена документами, что негативно сказывалось на бизнесе.

Работа с документами велась вне системы электронного документооборота, отсуствовала автоматизация документооборота, не было единой системы хранения документов, документы и задачи терялись.

Большинство документов (договоры, счета, отчеты и т.д.) создавались и хранились в бумажном виде. Согласование происходило вручную. Документы хранились в папках и архивных ящиках, что затрудняло их поиск. Сотрудникам приходилось тратить много времени на поиск нужной информации.

В среднем, компания обрабатывала около 500–1000 документов в месяц, включая внутренние отчеты, счета, контракты и служебные записки. В неделю это составляло примерно 125–250 документов. Из-за неэффективной системы хранения, поиск необходимых документов мог занимать от нескольких часов до нескольких дней.

Процесс согласования часто затягивался из-за необходимости физической передачи документов между различными отделами. Это могло занимать от нескольких дней до недели. Ошибки в заполнении документов или пропуск необходимых подписей приводили к необходимости повторного согласования. Разные отделы могли использовать разные форматы и процессы, что усложняло взаимодействие. Было невозможно быстро передать документы между удаленными офисами или филиалами.

Задержки в обработке документов замедляли выполнение проектов и приводили к упущенным возможностям. Высокие затраты на бумагу, печать и пересылку документов увеличивали общие операционные расходы. Задержки в согласовании и выполнении заказов могли вызывать недовольство клиентов и потерю контрактов.

Уникальность и инновационность проекта:
Параллельно с типовым внедрением системы было проведено множество доработок и дополнительных работ, позволивших организовать документооборот в соответствии с особенностями лизинговой деятельности Заказчика:
• Адаптирован блок входящих документов. Настроено более 30 видов документов с учетом тематик (уточняющих видов документов, автоматизированы 3 маршрута движения документов с возможностью копирования настроенных обработок для других документов данного вида.
• Внедрен блок доверенностей в рамках модульного внедрения. Настроено 36 шаблонов доверенностей с учетом тематик. Автоматизированы 3 маршрута движения доверенностей с возможностью копирования настроенных обработок. Созданы 3 автозаполняемых шаблона файлов доверенностей. Настроены параметры функционала МЧД.
• Настроены 10 видов общехозяйственных договоров с учётом тематик. Автоматизированы 2 маршрута движения договоров с возможностью копирования обработок. Настроены 3 автозаполняемых шаблона файлов договоров.
• Обеспечено согласование внутри нормативных документов.

Дополнительная информация к описанию проекта (если имеется):
На данный момент настроено 18 видов входящих документов, 32 вида доверенностей с учетом тематик. Реслизован механизм для распределения задач по входящим документам между сотрудниками отдела. Настроена интеграция с системой 1С:Бухгалтерия для:
• Подписания документов в СБИС и последующего прикрепления подписанных документов в 1С:Документооборот.
• Прикрепления к договорам лизинга в 1С:Бухгалтерия файлов, приложенных в процессе работы над документами 1С:Документооборот.

Результаты проекта:
Автоматизация документооборота в РЕСО-Лизинг ускорила процесс обработки документов. Вместо того, чтобы обрабатывать бумажные документы, сотрудники теперь работают с электронными версиями. Сократилось время поиска, пересылки и подписания документов.

Автоматизация минимизировала риск человеческих ошибок (система проверяет введенные данные на их наличие) и дублирования информации. Обеспечен доступ к информации в реальном времени. Участники процесса видят текущий статус документов, что улучшает коммуникацию между отделами и уменьшает количество запросов о статусе. Автоматизация позволяет вести учет изменений в документах, тем самым облегчая контроль и аудит.

В ходе проекта:
• Создан единый архив электронных документов.
• С учетом лизинговой деятельности Заказчика оптимизирована и автоматизирована обработка входящих писем, доверенностей и ВИД.
• Настроена бесшовная интеграция с системой 1С:Бухгалтерия 3.0 КОРП. Это обеспечило обмен системы 1С:Документооборот с учетной системой Заказчика по типовым справочникам, таким как: контрагенты, пользователи и другим.

Внедрение 1С: Документооборот:
- Сократило затраты. Переход на электронный документооборот значительно снизил расходы на печать и хранение бумажных документов.
- Улучшило безопасность обработки документов. Система обеспечила высокий уровень защиты данных, включая шифрование и контроль доступа, что минимизировало риск утечки информации.
- Обеспечило резервное копирование.
- Позволило собирать и анализировать данные о времени обработки документов, количестве ошибок и других показателях, что позволяет выявлять узкие места и улучшать процессы.
- Упростило процесс создания отчетов, что позволяет руководству быстро получать информацию для принятия решений.

Таким образом, внедрение 1С: Документооборот в РЕСО-Лизинг не только упростило внутренние процессы, но и поспособствовало улучшению клиентского опыта, снижению затрат, повышению общей эффективности работы и позволило компании адаптироваться к изменениям на рынке и оставаться конкурентоспособной.

Архитектура решения и масштаб проекта:
Архитектура системы является централизованной: серверная часть системы располагается только в центральном офисе Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться VPN.

Количество автоматизированных рабочих мест: 100
(Автоматизированным рабочим местом считается рабочее место пользователя (компьютер), с которого ежедневно ведется работа с внедренным решением)

Продукты и сервисы фирмы "1С", внедренные в ходе проекта:
• Наименование продукта: 1С:Документооборот КОРП
• Внедренные подсистемы продукта: Базовый модуль, Входящие/исходящие письма, Доверенности, Общехозяйственные Договоры, Бесшовная интеграция.

Регистрационный номер лицензии основной поставки решения "1С" (для каждого внедренного программного продукта): 802592939

Регистрационные номера (диапазон номеров) клиентских лицензий "1С:Предприятия": 8101675069

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование: нет

Сроки и качество (по 10-балльной системе):
• соответствие функциональных возможностей внедренных решений задачам компании-пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10
• общая удовлетворенность компании-пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10

Сроки и качество:
• отклонение по срокам: 0%
• отклонение по бюджету: 0%

Экономический эффект от внедрения (%):
• рост прибыли: ___
• сокращение трудозатрат в подразделениях: 13%
• ускорение получения управленческой отчетности: 38%
• ускорение получения регламентированной отчетности: ___
• ускорение обработки заказов: ___
• снижение объемов материальных запасов: ___
• сокращение расходов на материальные ресурсы: 6%
• сокращение производственных издержек: ___
• сокращение операционных и административных расходов: 10%
• рост оборачиваемости складских запасов: ___
• рост производительности труда в производстве: ___
• сокращение длительности простоев оборудования: ___
• снижение производственного брака: ___
• снижение зависимости от зарубежного ПО: ___
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: ___
• снижение себестоимости продукции / услуг: ___
• сокращение дебиторской задолженности: ___
• увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: ___

Операционный директор ООО «РЕСО-Лизинг» Михаил Власенко
14 мая 2025 года