Как с помощью «1С:Управление торговлей 8.3» мы решили проблему учета топлива в условиях частых изменений взаимозависимых показателей объема, плотности и веса

Кейс по автоматизации бизнес-процессов для продажи топлива в компании ООО «БК Трейд» с помощью внедрения «1С: Управление торговлей 8.3»

Как с помощью «1С:Управление торговлей 8.3» мы решили проблему учета топлива в условиях частых изменений взаимозависимых показателей объема, плотности и веса

ООО «БК Трейд» - топливная компания, которая обеспечивает качественными нефтепродуктами.

Основная цель компании - долгосрочная работа с контрагентами. Работа с крупными логистическими компаниями и тщательно отработанные маршруты позволяют гарантировать доставку нефтепродуктов каждому клиенту в точно оговоренные сроки.

Многолетние надежные, партнерские отношения с поставщиками обеспечивает качество и бесперебойные поставки нефтепродуктов.

Предлагают своим клиентам только прозрачные и понятные схемы работы. Работа с электронным документооборотом сокращает сроки получения оригиналов закрывающих документов и гарантирует безопасность сделки.

1. Проблемы с учетом топлива

Проблема: Учет топлива требует учета не только объема, но и плотности и веса, что усложняет процесс расчета и может привести к ошибкам.

Задача: Необходимо было адаптировать программу для учета специфики продажи топлива, чтобы обеспечить точный расчет всех показателей и автоматизировать этот процесс.

Самая важная составляющая бизнеса – это продажа топлива и его учет является основной задачей. Но из-за ручного учета на предприятии возникало множество проблем:

Ручной расчет показателей:

Проблема: При продаже топлива важно учитывать объем, плотность, вес, так как эти показатели могут изменяться в зависимости от температуры и других факторов. Ручной расчет этих показателей может быть трудоемким и подверженным ошибкам.

Задача: Автоматизировать расчет показателей «Объем», «Плотность» и «Вес», чтобы минимизировать ошибки и ускорить процесс учета.

Отсутствие автоматической синхронизации данных:

Проблема: Если данные о топливе вводились вручную, это могло приводить к расхождениям между фактическим объемом топлива и данными в учетной системе. Это могло вызывать проблемы с инвентаризацией и отчетностью.

Задача: Внедрить автоматическую синхронизацию данных между различными системами учета, чтобы обеспечить точность и актуальность информации.

Сложности с учетом изменения плотности:

Проблема: Плотность топлива может изменяться в зависимости от температуры, что требует корректировки расчетов. Если эти корректировки не были автоматизированы, это могло приводить к неточностям в учете.

Задача: Внедрить автоматические алгоритмы для учета изменения плотности топлива в зависимости от температуры и других факторов.

Ошибки в расчетах:

Проблема: Ручные расчеты могли приводить к ошибкам, что, в свою очередь, могло вызывать проблемы с отчетностью и планированием закупок.

Задача: Внедрить автоматические расчеты, чтобы минимизировать вероятность ошибок и обеспечить точность учета.

Трудоемкость учета топлива:

Проблема: Учет топлива, особенно при больших объемах продаж, может быть трудоемким процессом, требующим значительных временных и трудовых ресурсов.

Задача: Автоматизировать процесс учета топлива, чтобы сократить время и ресурсы, необходимые для выполнения этой задачи.

2. Ручное создание документов

Проблема: Создание комплекта документов для каждого заказа клиента занимало много времени и требовало ручного вмешательства, что увеличивало вероятность ошибок и задержек.

Задача: Автоматизировать процесс создания, заполнения и обновления документов хозяйственной деятельности (Заказ клиента, Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг, Приобретение услуг и прочих активов, Задание на перевозку, Реализация товаров и услуг, Транспортная накладная, Счет фактура выданная, Счет фактура полученная), чтобы ускорить обработку заказов и минимизировать ошибки.

3. Недостаток печатных форм

Проблема: Отсутствие необходимых печатных форм вело к тому, что клиент все документы заполнял в Word, что увеличивало время на их подготовку.

Задача: Создать и доработать печатные формы, чтобы они соответствовали требованиям компании и облегчали процесс оформления документов.

4. Несинхронизированные данные между базами

Проблема: Отсутствие синхронизации данных между базами «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия» могло приводить к расхождениям в учете и затруднять управление запасами и финансовыми операциями.

Задача: Доработать обмен между базами, чтобы обеспечить передачу всех необходимых данных, включая вложения документов и состояние оригиналов, и тем самым улучшить интеграцию между системами.

5. Отсутствие учета состояния оригиналов документов

Проблема: Отсутствие учета состояния оригиналов документов продажи могло приводить к их утере или задержкам в обработке, что негативно сказывалось на работе компании.

Задача: Реализовать учет состояния оригиналов документов, чтобы отслеживать их местоположение и статус, и передавать эту информацию в программу «БУХ» для улучшения управления документооборотом.

Итоговая бизнес-задача:

Основная бизнес-задача, которую нужно было решить, заключалась в оптимизации и автоматизации процессов учета и документооборота для повышения эффективности работы компании. Это включало:

• Адаптацию программы под специфические требования бизнеса.
• Автоматизацию рутинных операций для снижения ошибок и ускорения процессов.
• Улучшение взаимодействия между подразделениями и системами учета.
• Повышение точности и прозрачности учета для принятия более обоснованных управленческих решений.

Выполнение всех этих задач позволило компании улучшить свои бизнес-процессы, снизить затраты и повысить общую эффективность работы.

Была произведена настройка «1С:Управление торговлей 8.3», доработка под клиентские требования, загрузка начальных данных из программы «1С:Бухгалтерия 8», обучение персонала, продемонстрированы основные возможности программы для быстрой, удобной и эффективной работы.

Выполнены доработки программы, которые увеличили эффективность работы:

• Адаптация программы для продажи топлива, введение показателей «Объем», «Плотность», «Вес» и их автоматический расчёт.
• Команда «Создание комплекта документов» в документе «Заказ клиента», которая создаёт, заполняет, обновляет документы хозяйственной деятельности (от закупки до продажи).
• Создание печатных форм, а также доработка заполнения типовых печатных форм.
• Доработка заполнения документов ЭДО.
• Доработка обмена между базами «1С:УТ» и «1С:Бухгалтерия», в обмен добавлена передача вложений документов и передача состояния оригиналов документов.
• Реализация учета «Состояния оригиналов документов», для документов продажи, и передача состояния с обменом в программу «1С:Бухгалтерия».

Результаты

Самое ценное для клиента было то, что был автоматизирован комплект документов для создания Заказа: при выборе поставщика одной кнопкой создается заказ поставщику, приобретение товаров и услуг, сразу подтягивается договор и цены (из индивидуального соглашения с поставщиком), задание на перевозку, реализация товаров и услуг, транспортная накладная (из нового раздела ТТН), т.е. менеджеру нужно только распечатать документы. По оценке клиента результативность менеджера выросла на 80%.

1. Адаптация программы для продажи топлива

Результат: Введение показателей «Объем», «Плотность», «Вес» и их автоматический расчет позволило значительно упростить учет топлива, снизив вероятность ошибок при расчетах. Это также улучшило точность данных, используемых для планирования закупок и продаж.

Оценка: результат положительный, так как он сократил время на обработку данных и повысил точность учета.

2. Команда «Создание комплекта документов»

Результат: Автоматизация создания и обновления документов хозяйственной деятельности (от закупки до продажи) значительно ускорила процессы документооборота. Это позволило сократить время на рутинные операции и снизить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

Оценка: Ожидаемый результат был достигнут, так как это привело к повышению эффективности работы и снижению затрат на обработку документов.

3. Создание и доработка печатных форм

Результат: Новые и доработанные печатные формы упростили процесс создания и оформления документов, что повысило удобство работы сотрудников и сократило время на подготовку отчетности.

Оценка: это позволило стандартизировать документы и упростить их оформление, что положительно оценили сотрудники компании

4. Доработка обмена ЭДО

Результат: Улучшение обмена данными с системой электронного документооборота (ЭДО) позволило ускорить процессы обмена документами с контрагентами и снизить вероятность ошибок при их формировании.

Оценка: положительно сказалось на работе компании, так как ускорило взаимодействие с партнерами и сократило время на обработку документов.

5. Доработка обмена между базами «1С:УТ» и «1С:Бухгалтерия»

Результат: Передача вложений документов и состояния оригиналов документов между базами «1С:УТ» и «1С:Бухгалтерия» улучшила интеграцию между учетными системами и повысила точность данных.

Оценка: Это упростило работу бухгалтерии и склада, так как обеспечило более точную и актуальную информацию о состоянии документов и запасов.

6. Реализация учета «Состояния оригиналов документов»

Результат: Введение учета состояния оригиналов документов для документов продажи и передача этой информации в программу «1С:Бухгалтерия» повысило прозрачность и управляемость документооборота.

Оценка: оцениваем это как положительное улучшение, так как это позволило лучше контролировать движение документов и избежать ошибок в учете.

Количественные показатели улучшений

• Сокращение времени на обработку документов: время на создание комплекта документов сократилось на 50-70%.
• Снижение ошибок: Ошибки в расчетах и оформлении документов сократились на 20-30%.
• Увеличение скорости обмена данными: Время на обмен данными с контрагентами через ЭДО сократился на 30-40%.
• Повышение точности учета: Точность учета запасов и документов увеличилась на 10-15%.

Влияние на работу компании

• Повышение эффективности: Ускорение процессов и снижение ошибок позволило компании работать более эффективно, что, в свою очередь, может привести к увеличению объема продаж и улучшению обслуживания клиентов.
• Снижение затрат: Автоматизация рутинных операций и уменьшение времени на обработку данных может привести к снижению затрат на персонал и административные расходы.
• Улучшение взаимодействия между подразделениями: Более тесная интеграция между складом и бухгалтерией улучшила координацию и снизила вероятность конфликтов и задержек.

Установлена конфигурация: 1С:Управление торговлей 11.4.

Использовалась обработка "Помощник перехода 1С".

Настроен функционал и обмен между базами 1С:УТ и 1С:Бухгалтерия 3.0.

Реализована загрузка остатков средствами 1С

10 рабочих мест.

Апрель 2024 - Сентябрь 2024

Совокупная стоимость проекта: 963 125 руб.