Комплексная автоматизация транспортной логистики в ООО «Стройтехника»

ООО «Стройтехника» — транспортно-логистическая компания, предоставляющая услуги автомобильных перевозок, доставки по схеме «склад-магазин» и обслуживания торговых сетей. Основные задачи компании связаны с организацией грузоперевозок, управлением автопарком и расчетом заработной платы водителей. Для оптимизации бизнес-процессов компания обратилась к «Софт-Юнити» с запросом на комплексную автоматизацию.

Исходные потребности клиента:

Перед началом проекта компания столкнулась с рядом сложностей:

• Неавтоматизированная работа отдела логистики:
• Отсутствие автоматизированного учета маршрутов и подбора водителей.
• Зависимость от ручной обработки данных.
• Сложности документооборота:
• Формирование одного комплекта документов занимало 10–15 минут из-за необходимости ручного ввода данных.
• Документы формировались разрозненно, что увеличивало вероятность ошибок.
• Расчет заработной платы:
• Расчеты выполнялись вручную в Excel, что замедляло процессы и снижало точность.
• Учет перевозок:
• Отсутствие системного учета данных о перевозках.
• Неэффективная аналитика и невозможность получать полные отчеты по доходности и производительности автопарка.

Цели и задачи проекта:

• Автоматизация работы отдела логистики:
• Внедрение системы для оперативной загрузки маршрутов и подбора водителей.
• Ускорение формирования документов.
• Автоматизация расчетов:
• Расчет заработной платы водителей на основе данных о выработке и правилах начисления.
• Формирование ведомостей начислений и удержаний.
• Прозрачность учета:
• Ведение системного учета маршрутов, перевозок и аналитики.
• Упрощение работы с нормативно-справочной информацией (НСИ).
• Оптимизация документооборота:
• Создание механизма формирования полного комплекта документов через единое окно.
• Исключение дублирования данных и автоматизация их корректировки.

Выбранное решение:

Для решения поставленных задач была выбрана конфигурация "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП" с рядом уникальных доработок:

• Создана обработка для формирования всех необходимых документов (для формирования маршрутных листов,  объединения маршрутов, создание заявки на транспортное средство).
• Автоматизировано заполнение НСИ (пункты назначения с геокодированием и расчетом расстояния, транспортные средства (с предустановленными реквизитами), водители (с документами в том числе водительское удостоверение).
• Реализован механизм автоматического исправления цепочки документов при изменении реквизитов (ТС, водители, пункты назначения).
• Доработаны функционалы для расчета заработной платы:
• Заполнение путевых листов с данными о выполненных маршрутах.
• Формирование ведомости начислений, включая штрафы и надбавки.
• Разработан документ «Договор/заявка» для облегчения работы с биржей грузоперевозок АТИ.

Процесс внедрения:

Проект реализовывался в несколько этапов:

• Предпроектное обследование:
• Анализ текущих процессов и систем учета.
• Определение точек доработки.
• Разработка:
• Настройка системы для автоматической загрузки данных о маршрутах из файлов разных форматов.
• Создание инструментов для ускорения формирования документов.
• Обучение сотрудников:
• Проведение тренингов для сотрудников отдела логистики.
• Обучение специалистов работе с доработанными модулями.
• Тестирование и внедрение:
• Проверка работоспособности системы на реальных данных.
• Запуск системы в эксплуатацию и предоставление постпроектной поддержки.

Сложности и их решение:

Миграция данных:

• Проблема: Сложность переноса данных из Excel и старых учетных систем.
• Решение: Созданы обработки для автоматического импорта данных.

Сопротивление изменениям:

• Проблема: Некоторым сотрудникам было сложно адаптироваться к новой системе.
• Решение: Проведены обучающие мероприятия и индивидуальные консультации.

Ограниченность типового функционала:

• Проблема: Отсутствие готовых механизмов для расчета зарплаты и автоматической корректировки документов.
• Решение: Реализованы уникальные доработки для учета заработной платы и исправления ошибок в цепочке документов.

Результаты внедрения:

• Ускорение документооборота:
• Время на создание комплекта документов сократилось с 10–15 минут до 2 минут.
• Автоматизация расчетов:
• Скорость расчета заработной платы увеличена в 3 раза.
• Устранены ошибки ручного ввода, повысилась точность расчетов.
• Повышение прозрачности:
• Все перевозки фиксируются в системе, что упростило учет и анализ.
• Созданы отчеты для анализа доходов по регионам, выработки транспортных средств и начислений зарплат.

Экономический эффект:

• Увеличена производительность сотрудников отдела логистики.
• Снижена зависимость от ручной обработки данных.

Автоматизация рабочих мест:

Внедрение затронуло 20 рабочих мест, обеспечив полный охват процессов.

Уникальность проекта:

Проект отличается глубоким учетом специфики логистического бизнеса, внедрением принципа «одного окна» и уникальных инструментов для автоматизации. Благодаря комплексному подходу команда «Софт-Юнити» не только модернизировала учетные процессы, но и значительно повысила производительность компании.

Клиент выразил высокую степень удовлетворенности результатами проекта, отметив, что внедренная система позволила устранить существующие проблемы и вывести бизнес на новый уровень автоматизации.

Кейс демонстрирует, как индивидуальный подход к автоматизации бизнес-процессов позволяет достигать значительных улучшений в работе транспортно-логистических компаний.