Интеграция автоматизированной системы управления закупками в холдинге "ТАГРАС" на базе решения "1С:Управление торговлей 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Консолидация данных
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами
• Управление цепочками поставок
• Управленческий учет
• Учет прихода ТМЦ

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Холдинг "ТАГРАС" — крупнейшая российская нефтесервисная группа, объединяющая 8 дивизионов и 54 предприятия, предоставляющих полный спектр услуг для компаний нефтегазовой и смежных отраслей. В основе развития холдинга лежит корпоративная стратегия, рассчитанная до 2030 года, которая включает масштабную цифровую трансформацию, направленную на повышение эффективности и внедрение инноваций.

Столкнувшись с рядом задач в управлении закупками и запасами, руководство Холдинга приняло решение о внедрении современной системы управления на базе решений 1С для оптимизации этих процессов.

До внедрения системы в дивизионах нефтесервисного холдинга "ТАГРАС" наблюдались следующие сложности в управлении процессом закупочной деятельности:
Отсутствие единого подхода к оформлению тендерной документации: каждый дивизион использовал собственные стандарты и процессы, что осложняло централизованное управление и контроль.
Ограниченный доступ к информации о товарно-материальных ценностях (ТМЦ): не было единой системы, позволяющей оперативно отслеживать свободные запасы, неликвидные ТМЦ и материалы, которые можно было бы использовать в других подразделениях, исключая дублирование закупок.
Отсутствие единого реестра поставщиков: дивизионы работали с разными поставщиками без согласованных условий, что вело к закупкам одних и тех же товаров по различным ценам.
Недостаточный контроль стоимости поступающих ТМЦ: не было механизма контроля за тем, чтобы цены на закупаемые материалы соответствовали условиям торгов и договоров.
Отсутствие единой общедоступной базы по результатам технических аудитов и контролю благонадежности поставшиков: отсутствовал единый общедоступный ресурс, при обращении к которому можно было бы получить данные о проверке соответствующего контрагента. В результате дивизионы вели автономную работу по техническим аудитам и контролю благонадежности поставщиков, что увеличивало временные и трудовые затраты.
Вышеизложенные факторы затрудняли и снижали эффективность процедур управления закупками и запасами, приводили к увеличению времени рассмотрения документов, повышению сроков принятия решений, закупке дивизионами аналогичных товаров по разным ценам (зачастую у одного у того же поставщика) и ряду других негативных прецедентов. Данные вопросы требовали комплексного решения и однотипных подходов по всем дивизионам нефтесервисного холдинга "ТАГРАС".

Проект уникален тем, что охватывает все 8 дивизионов и 54 предприятия холдинга "ТАГРАС", объединяя их под одной системой управления закупками на базе 1С. Это обеспечивает централизованное управление процессами в масштабах холдинга и унифицирует подходы к закупкам, что особенно важно для таких сложных и крупных структур.

Инновационность проекта обусловлена необходимостью соответствия высоким стандартам учета и хранения документов, предъявляемым в нефтегазовой отрасли. Это включает соблюдение всех нормативных требований к процессам управления закупками и документами, что делает проект особенно значимым для данного сектора.

Готового решения на базе существующих продуктов 1С не было обнаружено, что потребовало создавать решение практически “с нуля”, учитывая все цели и задачи, поставленные заказчиком.

Результаты проекта:
Создание единой базы данных: внедрена единая база данных для управления запасами ТМЦ, включая свободные складские остатки, неликвидные и невостребованные материалы. База охватывает все дивизионы холдинга и обеспечивает прозрачность данных, что позволяет легко отслеживать не используемые материалы и минимизировать дублирующие закупки. Дополнительно были автоматизированы механизмы создания и согласования внутренних заявок на закупку ТМЦ между структурными подразделениями холдинга в целях снижения невостребованных запасов.
Полный цикл отслеживания закупок: автоматизирован полный цикл процесса закупки — от подачи заявки на закупку до выдачи ТМЦ конечному заказчику. Система позволяет отслеживать все этапы закупки: проведение тендера, согласование, заключение договора и выдачу товара заявителю.
Функционал для контроля стоимости: реализована возможность сверки стоимости закупленных ТМЦ с предыдущими периодами и с ценами, установленными в тендерных документах и договорах. Это позволило обеспечить строгий контроль за соблюдением условий закупок и исключить возможность переплат.
Унификация тендерной документации: создана единая электронная форма для протоколов тендерных комиссий. Теперь все дивизионы холдинга используют единую базу протоколов, что облегчает управление тендерами и делает процесс прозрачным и управляемым. При этом учтены индивидуальные особенности закупочной деятельности структурных подразделений и пожелания их сотрудников по оптимизации форм и механизмов автоматизированной системы управления закупками.
Обмен тендерной документацией системы с электронными торговыми площадками “Татнефть” и “B2b Center”: автоматизированная загрузка информации по проведенным тендерным процедурам. Это исключает риск выгрузки нерелевантной информации и сокращает время на формирование протокола тендерной комиссии.
Интеграция с 1С:Документооборот: для согласования договоров на поставку ТМЦ внедрена интеграция с системой "1С:Документооборот", что позволило автоматизировать процесс согласования договоров на уровне дивизионов и повысить оперативность принятия решений.
Проект по внедрению автоматизированной системы управления закупками на базе 1С в холдинге "ТАГРАС" позволил значительно улучшить контроль за процессами закупочной деятельности и управления запасами, унифицировать подход к их ведению во всех дивизионах, снизить издержки и минимизировать риски закупки одних и тех же товаров по разным ценам, а также не допускать приобретения товаров по ценам, отличным от указанных в тендерной и договорной документации.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)