Внедрение программного продукта "1С:Управление торговлей" в ООО "Альянс Региональных Ритейлеров"

Заказчик: ООО "Альянс Региональных Ритейлеров". Компания является управляющей компанией для региональных розничных сетей. Магазины Альянса представлены различными форматами от магазинов у дома до гипермаркетов. Магазины территориально расположены в следующих регионах: Томская область, Архангельская область, Кемеровская область, Свердловская область, Костромская область, Ярославская область, Ивановская область, Алтайский Край.

Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» - официальный партнёр фирмы «1С».

Учетная система заказчика - "1С:Управление торговлей, редакция 11.5"

Зачем понадобилась автоматизация?

• Отслеживать качество поставок и вовремя устранять проблемы с недопоставками.
• Возможность оперативно анализировать качество и полноту выполнения обязательств.
• Повысить уровень сервиса с контрагентами.
• Определить слабые места и улучшить уровень сервиса.

На момент старта работ заказчик уже вел учет в программе «1С:Управление торговлей».

Задача 1

Характер деятельности компании предполагает активное взаимодействия с различными производителями (поставщиками товаров) и региональными торговыми сетями (покупателями). При этом, в программе «1С:Управление торговлей» в рамках типового функционала хорошо реализованы механизмы фиксации и контроля коммерческих условий как с поставщиками, так и с покупателями. Однако, задача состояла в том, что необходимо было установить взаимосвязь между коммерческими условиями, действующими при работе с поставщиками, и условиями работы с покупателям. В учет необходимо было взять и дополнительные условия, связанные с широкой географией расположения складов Заказчика.

До старта автоматизации действующие коммерческие условия для пары контрагентов Поставщик – Покупатель хранились в файлах Excel. Существовали сложности, связанные с актуализацией информации и ее передачей всем ответственным сотрудникам. Также сложно было отследить хронологию изменения коммерческих условий.

Задача состояла в том, чтобы организовать хранение в системе данных о коммерческих условиях взаимодействия между Поставщиком – Покупателем, и в дальнейшем развить и доработать систему ценообразования в программе, так как сейчас установка и контроль цен преимущественно осуществляется в ручном режиме.

Задача 2

Второй важной задачей была необходимость реализовать отчеты, позволяющие контролировать уровень сервиса при работе как с поставщиками, так и с покупателями.

Необходимо было анализировать качество и полноту выполнения обязательств Поставщиков перед ООО «АРР», а также качество и полноту выполнения обязательств ООО «АРР» перед Покупателями. При этом, учитывать, что ответственность за невыполнение обязательств ООО «АРР» перед Покупателями может нести как ООО «АРР», так и Поставщик. До автоматизации анализ уровня сервиса производился в ручном режиме, оценить уровень сервиса было сложно из-за большого объема данных.

Ход работы

1. Проведены встречи для выявления потребностей заказчика

На первом этапе работ было проведено несколько встреч с ключевыми заказчикам, на которых, в ходе обсуждения, были выявлены и зафиксированы основные требования к планируемым доработкам.

Заказчиком были обозначены основные цели автоматизации процессов, в ходе встреч нам также удалось обсудить «наболевшие вопросы», с которыми ключевые пользователи сталкивались при ежедневной работе в программе.

2. Требования заказчика формализованы, разработаны технические задания на доработку системы, доработана система

На втором этапе работ были разработаны технические задания. В процессе разработки технических заданий были учтены требования Заказчика и особенности ведения учета в компании Заказчика.

Паспорт контракта

Для решения первой задачи был разработан документ «Паспорт контракта» для учета в системе информации об актуальных коммерческих условиях взаимодействия между поставщиками и покупателями. За основу был взят файл Excel, использующийся в компании для учета этой информации.

У пользователей появилась возможность загрузки данных из Excel в документ «Паспорт контракта».

Данная доработка позволяет хранить все актуальные коммерческие условия непосредственно в программе, у сотрудников компании появилась возможность быстрого доступа к актуальной информации, нет необходимости отрывать от работы коллеги и выяснять, какие условия являются актуальными сейчас.

Также учет информации непосредственно в 1С позволяет сохранять хронологию изменения коммерческих условий и возвращаться к ней при необходимости.

В самом документе учитывается поставщик и вид цены поставщика, а также фиксируется покупатель, его соглашение (для контроля отсрочки) и процент наценки для Покупателя от прайса Поставщика.

В дальнейшем планируется развитие данной доработки, и эта информация послужит отправной точкой для доработки механизма установки цен и контроля наценки для клиента при оформлении документа «Заказ клиента».

Отчет «Уровень клиентского сервиса»

Для решения второй задачи были разработаны два отчета: «Уровень клиентского сервиса по поставщикам», «Уровень клиентского сервиса по покупателям», позволяющие отслеживать требуемые показатели.

Отчет «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» опирается на данные следующих документов: Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг, Акт о расхождении после приобретения, Корректировка приобретения.

Учитывая информацию на каждом из этапов (этап заказа, этап приобретения) происходит расчет показателей уровня сервиса в натуральном и в стоимостном выражении. Отчет позволяет проанализировать и определить качество поставок. Отчет определяет поставщиков, которые часто отклоняют заказы или осуществляют недопоставку/поставку сверх заказа, а также номенклатурные позиции, по которым происходят недопоставки.

Отчета «Уровень клиентского сервиса по покупателям» опирается на данные следующих документов: Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Акт о расхождении после отгрузки, Корректировка реализации.

Учитывая информацию на каждом из этапов (этап заказа, этап реализации) происходит расчет показателей уровня сервиса в натуральном и в стоимостном выражении. Отчет определяет клиентов, заказы которым поставляются не в полном объеме, а также позволяет определить по чьей вине произошла недопоставка.

Разработанные отчеты позволяют:

• Определить причины недопоставки товара и установить ответственную за это сторону;
• Производить анализ уровня сервиса в разрезе номенклатурных позиций, что позволяет оптимизировать товарную матрицу;
• Контролировать исполнение поставщиком своих обязательств;
• Отслеживать уровень сервиса в динамике в разрезе контрагентов, заказов.