Автоматизация документооборота на базе программного обеспечения "1С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси" для ОАО "Недра Нежин"
ОАО "Недра Нежин"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Цель проекта: повышение эффективности работы Заказчика за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.
До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта:
- большое количество документов и отсутствие грамотного структурирования, из-за чего много времени уходило на поиск нужного документа;
- неудобно отслеживать постановку, согласование и утверждение и исполнение документов;
- трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки;
- при увеличении потока документации происходят ошибки, потеря данных, работа значительно замедляется;
- путаница с актуальностью документов.
Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты.
Выполнены следующие работы:
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
о сотрудничестве с группой компаний «Главбух» (ООО «Главбух», ООО «ГБСофт»)
по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси»
1. КАРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА
Организация-заказчик: ОАО "Недра Нежин".
Сфера деятельности: добыча минерального сырья для химических производств и
производства удобрений.
Численность организации: 160 человек.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Наименование проекта: создание автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси».
Цель проекта: повышение эффективности работы Заказчика за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.
3. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА
3.1. Обоснование необходимости реализации проекта у организации-заказчика
До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта:
отсутствие структурирования входящей и исходящей документации,
затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в разных системах хранения и учета;
отсутствие возможности постановки задач по согласованию и утверждению документации и последующего отслеживание статуса в единой системе учета;
наличие ошибок, потери данных, при работе с документацией;
отсутствие возможности определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки по согласованию документов;
отсутствие возможности проанализировать документооборот на предмет актуальности документации.
4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
4.1. Внедрение автоматизированной системы.
На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы:
сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
обмен с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой:
дистанционное обучение пользователей;
разработка инструкций
4.2. Перечень автоматизированных функций автоматизированной системы:
автоматизация делопроизводства;
автоматизация учета и хранение документов;
автоматизация внутренний электронной почты;
автоматизация процессов работы с технической и инженерной документаций;
автоматизация входящей, исходящей и внутренней документации;
автоматизация согласование договоров;
автоматизация с претензиями, обращениями граждан;
автоматизация работ с заявками на автоматическую поддержку ИТ подразделения;
автоматизация работы управления материально-технического обеспечения;
автоматизация бизнес-процессов финансово-экономических подразделений, занимающихся закупками и тендерами, подразделений складского хозяйства.
4.3. Продолжительность проекта:
Начало выполнения работ – 04.12.2023;
Дата ввода автоматизированной системы в промышленную эксплуатацию – 31.05.2024.
4.4. Количество автоматизированных рабочих мест:
Количество автоматизированных рабочих мест - 100.
5. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТА ПРОЕКТА
В результате создания (разработки и внедрения) автоматизированной системы на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» было осуществлено:
регистрация входящих и исходящих документов и отслеживание их состояния;
использование электронной подписи, которая помогает установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов;
автоматизация полного цикла договорных документов;
разграничение прав доступа, а также обеспечение информационной безопасности;
удобный поиск документов по реквизитам, а также при помощи ограничения области поиска выбранным разделом и выбранного метода.
сокращение трудозатрат на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала;
сокращение бумажного документооборота;
произведена доработка типовых механизмов программного решения для реализации поставленных задач под специфику организации-заказчика. Произведенные изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы «1С» по доработке системы;
разработаны специальные программные обработки, обеспечивающие импорт (загрузку), конвертацию и синхронизацию данных с существующими автоматизированными системами управления персоналом и начисления заработной платы в подразделениях и филиалах;
разработаны инструкции по работе с автоматизированной системой;
проведено обучение пользователей организации-заказчика;
система отражает полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде
проведена опытная эксплуатация автоматизированной системы, выполнены доработки и устранены замечания.
В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика.
Организацией-исполнителем (специалистами Группы компаний «Главбух») обеспечивается техническая поддержка автоматизированной системы, в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам ОАО "Недра Нежин".
Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты.
Количественные показатели работы системы с начала промышленной эксплуатации:
количество создаваемых внутренних документов – около 630 в месяц;
количество входящих документов – около 340 в месяц;
количество исходящих документов – около 250 в месяц;
количество новых задач – около 600 в день.