Создание электронный системы документооборота в АНО "Развитие Человеческого Капитала" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП, ред. 3.0"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Основная цель АНО «Развитие человеческого капитала» — создание и развитие в городе Москве инфраструктуры для профнавигации молодежи в инновационном секторе экономики города, включая поддержку создания и развития площадок профессиональной ориентации, досугово-образовательных комплексов, детских технопарков, профнавигационной онлайн-платформы, направленной на оказание помощи в выборе профессии.

В связи с наличием большого объема документации руководство АНО «Развитие человеческого капитала» приняло решение о внедрении унифицированного инструмента для подготовки, учета и контроля исполнения документов. Система электронного документооборота должна отслеживать связи документов, обеспечивать сокращение сроков согласований, предоставлять удобный инструментарий для организации взаимодействий между и внутри структурных подразделений.

Исполнителем проекта приглашен «1C-Papyc», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем «1С:Предприятие 8», имеющий сертификат по системе менеджмента качества IS0 9001:2015.

Для реализации поставленных задач специалистами «1С-Рарус» в качестве базиса предложен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП, ред 3.0».

В ходе проекта экспертами «1С-Рарус» проведено двухэтапное обследование всех документопотоков компании, сформирован перечень пользовательских и бизнес-требований. На основе собранной информации проведено проектирование решения с учетом необходимых синхронизаций и обменов данными с другими используемыми в компании конфигурациями.

Настроены документы с учетом тематик по отдельным видам, реализованы обработки документов с разными составами согласующих и этапностью прохождения в зависимости от определенных условий. Учтены все возможные вариации обработки документов.

Доработан механизм бесшовной интеграции с конфигурацией "Зарплата и Управление Персоналом", в частности реализован сквозной процесс подготовки и выпуска кадровых документов в интегрируемых системах.

Разработан автоматизированный инструмент для мониторинга сроков отпусков и информирования заинтересованных сторон, с принудительным формированием необходимых документов и запуском их в обработку.

Модифицирован механизм синхронизации данных с конфигурацией "Зарплата и Управление Персоналом".

Разработан инструмент для сбора виз по обходным листам.

Доработан и настроен функционал для работы с закупками. Предусмотрено формирование и согласование комплектов закупочной документации. Доработан механизм согласования документов в режиме замечаний для работы с комплектами документов. Предусмотрен процесс согласования с вариативным составом согласующих и возможностью добавлять согласующих на любом этапе согласования. Модифицирован механизм для исполнения контрольной функции доработки документов инициаторами и состава участников повторных кругов согласований Управлением организации и проведения закупок. Разработан «мастер действий» для формирования и запуска в обработку комплектов закупочной документации с целью исключения необходимости переходов сотрудников между объектами и сокращения пользовательских ошибок.

Предусмотрена работа с договорами в зависимости от разных источников финансирования. Реализована автоматическая корректировка внешнего вида карточки договора, доработаны дополнительные реквизиты, создан функционал для учета этапных договоров с контролем исполнения по этапам. Реализован функционал для автоматического отслеживания исполнения договоров по состояниям и срокам с автоматической инициацией различных процедур Заказчика, в том числе претензионной деятельности.

Разработан веб сервис для передачи данных по заключенным договорам в «1С:Рарус НКО».
Реализована первоначальная загрузка номенклатуры дел:
Разработана внешняя обработка для загрузки данных номенклатуры дел из Excel файла. Специально подготовленный файл содержал в себе нормированные данные в необходимых колонках текущей номенклатуры дел Организации. Данные автоматически загружены в соответствующие реквизиты записей справочника «Номенклатура дел», разработана автоматическая простановка дополнительного признака в номенклатуре.

Выполнена синхронизация сотрудников и их физ. лиц, подразделений, должностей. Учет уволенных и принятых сотрудников в «Зарплата и Управление Перосналом»: разработана внешняя обработка первоначальной загрузки сотрудников, подразделений, должностей из «Зарплата и Управление Перосналом» в «1С:Документооборот 8 КОРП» через OData, которая работает в интерактивном и автоматическом режиме.

Выполнена выгрузка и загрузка контрагентов из «1С:Рарус НКО»
Разработана внешняя обработка, которая реализовывала первоначальную загрузку контрагентов в «1С:Документооборот 8 КОРП» из «1С:Рарус НКО». Данные контрагентов получены средствами интеграции.


Проведено групповое обучение персонала заказчика, как профильных по направлениям деятельности, так и общих по возможностям системы.

Система введена в эксплуатацию 14.08.2024. Автоматизировано 100 рабочих мест.

Внедрение новой системы учета автоматизировало такие функциональные задачи, как:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров;
• Претензионная работа;
• Подготовка и учет организационно-распорядительных документов по основной деятельности;
• Кадровый документооборот с интеграцией в "Зарплата и Управление Персоналом";
• Подготовка закупочной документации и контроль взаимодействия с контрагентами;
• Работа с информационно-справочными документами.

В результате внедрения системы учета автоматизированы все документопотоки компании. Реализованы гибкие инструменты для установки сроков работ по документам. Компания располагает автоматизированными инструментами взаимодействий между сотрудниками организации, создан единый архив. Охвачены задачи не только общего делопроизводства, но и другие важные направления, такие как закупочная деятельность и кадровый документооборот.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД

Отзыв клиента

ОТЗЫВ

В связи с наличием большого объема сложноструктурированной документации АНО «Развитие человеческого капитала» (далее — АНО «РЧК») приняло решение о внедрении унифицированного инструмента для подготовки, учета и контроля исполнения документов в соответствии со спецификой бизнес-процессов АНО «РЧК».

Исполнителем проекта определено ООО «1С-Рарус», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем «1С:Предприятие 8», имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Для реализации поставленных задач специалистами ООО «1С-Рарус» в качестве базиса предложен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП, ред. 3.0».

В ходе реализации проекта экспертами ООО «1С-Рарус» проведено двухэтапное обследование всех документопотоков АНО «РЧК», сформирован перечень пользовательских и бизнес-требований. На основе собранной информации проведено проектирование решения с учетом необходимых синхронизаций и обменов данными с другими используемыми в АНО «РЧК» учетными системами.

Внедрение новой системы учета автоматизировало такие функциональные задачи, как:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров;
• Претензионная работа;
• Подготовка и учет организационно-распорядительных документов по основной деятельности;
• Кадровый документооборот с интеграцией в «Зарплата и Управление Персоналом»;
• Подготовка закупочной документации И контроль взаимодействия с контрагентами,
• Работа с информационно-справочными документами.

В результате внедрения системы учета автоматизированы все документопотоки АНО «РЧК». Реализованы гибкие инструменты для установки сроков работ по документам. АНО «РЧК» располагает автоматизированными инструментами взаимодействий между сотрудниками организации, также создан единый архив. Охвачены задачи не только общего делопроизводства, но и другие важные направления, такие как закупочная деятельность и кадровый документооборот.

Система введена в эксплуатацию 14.08.2024. Автоматизированно 100 рабочих мест.

Выражаем благодарность ООО «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задам.