Построение системы документооборота в АО "ФРЕЙТ ЛИНК" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ

Описание

Компания АО «ФРЕЙТ ЛИНК» предлагает различные виды услуг:
• внутригородская доставка почты в режиме «Экспресс», «Эконом» и грузов в режиме «Груз-Эконом»;
• доставка по России и СНГ (обслуживаем более 9000 городов и населенных пунктов России и СНГ;
• доставка международных почтовых отправлений 218 стран мира;
• складская логистика (эффективная программа по транспортировке, складированию, терминальной обработке грузов и сбору заказов в соответствии с заявками клиентов);
• визовый сервис и специальные виды услуг (на основании договора с посольствами США, Латвия, Эстония, Кипр Сингапур Япония, Китай, предоставляем комплекс услуг по приему документов на оформление виз);
• бронирование и продажа авиабилетов на внутренние и международные рейсы;
• дополнительные услуги (упаковка, SMS - оповещение; доставка товара Интернет-магазина).

Задачей проекта была автоматизация электронного документооборота компании (договоры с клиентами и поставщиками, внутренняя документация) с учетом интеграции со сторонними системами.

"1С:Документооборот 8 КОРП" соответствует заявленным требованиям, таким как:
• гибкая настройка процессов согласования;
• работа с документами и файлами;
• работа через веб-браузер;
• встроенный почтовый клиент;
• обмен данными с другими прикладными решениями и другое.

В результате интервью с ключевыми пользователями заказчику для решения его задач и удовлетворения потребностей было предложено проведение следующих работ:

По методической части:
• проектирование прав доступа;
• разработка форм отчетности и печатных форм;
• разработка инструкций по работе с "1С:Документооборот 8 КОРП".

По технологической части:
• первоначальное заполнение данными с учетом переноса из сторонних систем (ранее в компании использовалась система «Система электронного документооборота» на базе Microsoft SharePoint);
• автоматизирование процессов учета и согласования клиентских договоров, договоров с поставщиками, процедур выбора поставщика, организационной-распорядительной документации, внутренних документов компании;
• доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП" по заявленным требования заказчика;
• интеграциями с CRM системой Битрикс24 (работа с клиентами первично начинается в системе CRM), системой управления нормативно-справочной информацией (после согласований и утверждение договоры интегрируются в систему управления НСИ, откуда передаются в сторонние сервисы).

В ходе внедрения выполнены следующие работы:

Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации:
• Определены потребности и задачи, которые должна решать будущая АС;
• Определены основные функциональные требования к системе;
• Спроектированы и настроены права доступа к документам системы;
• Разработаны формы отчетности и печатных форм;
• Разработаны инструкции по работе с "1С:Документооборот 8 КОРП".

Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации:
• Выполнено первоначальное заполнение данными с учетом переноса из сторонних систем;
• Автоматизированы процессы учета и согласования клиентских договоров, договоров с поставщиками, процедур выбора поставщика, организационной-распорядительной документации, внутренних документов компании;
• Выполнены доработки типовой конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП" по заявленным требования заказчика;
• Выполнена интеграция с CRM системой Битрикс24 и с системой управления нормативно-справочной информацией.

В результате внедрения компания АО «ФРЕЙТ ЛИНК» получила ускорение процессов согласования внутри компании, единое пространство по ведению электронного документооборота, автоматизацию процессов, улучшение контроля, сокращение времени на обработку документов, улучшение коммуникации, снижение риска потери документов, сокращение затрат на бумажную документацию, улучшение безопасности и интеграция с другими системами.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)