Автоматизация работы транспортной логистики за счет доработки "1С:Бухгалтерия Казахстана 8" в TOO "Terminal Logistics Services"

Автоматизация работы транспортной логистики за счет доработки “1С:Бухгалтерия для Казахстана” в TOO «Terminal Logistics Services»

О Компании

TOO «Terminal Logistics Services» транспортная компания, которая предоставляет широкий спектр логистических услуг по всему миру. Компания осуществляет курьерскую доставку по территории республики Казахстан и доставку собственным транспортом по городу Астана и Алматы, а также занимается международными мультимодальными грузоперевозками.

Ситуация до проекта

До начала проекта учет вёлся в программе «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Конфигурация доработана под логистическое и таможенное направления: добавлен документ «Паспорт груза», где указывается основная информация по перевозке; добавлен функционал для таможенного оформления. Тем не менее, остается много операций, выполняемых вручную: в части аналитики по заявкам, формирования печатных форм, в том числе на английском языке, в части произведения расчетов для выставления счета клиенту, внутреннего документооборота и согласования платежных документов. Кроме того, с течением времени появилась необходимость в актуализации интерфейса документа «Паспорт груза» и изменении интерфейса.

История взаимодействия с клиентами строилась в почтовой программе. Для заявок строилась целая иерархическая структура папок. По факту исполнения заявок логисты отписывались менеджерам по электронной почте. Координаторы проекта и специалисты по логистике собирали по выполненной заявке пакет бумажных документов и передавали бухгалтеру, который уже вручную все переносил в 1С. В компании накопился огромный бумажный архив, что было крайне неудобно и трудоемко, кроме того, был риск потери информации и документов.

Для руководства отсутствовала возможность оперативно получать необходимые отчеты по работе логистического направления компании, с ростом числа клиентов, расширения перечня услуг, руководство ТОО «Terminal Logistics Services» приняло решение о необходимости автоматизации, обратился в центр автоматизации транспортной логистики «Первый Бит» в г. Новосибирск.

Первоначально определили, что под задачи заказчика подходит конфигурация «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», но, в связи с тем, что на рынке Казахстана нет адаптированного отраслевого программного продукта, и по итогам проведения обследования решили отказаться от внедрения этого отраслевого решения, потому что он функционально закрывает только: подсистему «Транспорт», документ «Заказ на ТС» и требует значительного количества доработок. Помимо этого, усложняется процесс миграции данных между информационными системами и сбор финансовой аналитики в целом по компании.

Следовательно, с учетом функциональных требований, предъявляемым к информационной системе, оптимальным вариантом была выбрана актуализация существующих доработок текущей конфигурации «1С:Бухгалтерия для Казахстана» в части логистического блока: в ходе моделирования определение функциональных разрывов и неактуального функционала, доработка конфигурации с учетом настройки финансовой аналитики.

Доработки текущей системы:

Автоматизация курьерских доставок. Разработали прайс-лист на курьерские услуги, который упростил расчет стоимости доставки. При введении в специальной форме весогабаритных характеристик груза и параметров перевозки стоимость формируется автоматически.

Разработана специальная форма для заполнения заявок на железнодорожные перевозки опасных грузов. В программе настроены тарифы по клиентам для ускорения расчета заказа.

АРМ Логистика. Для упрощения работы с заявками на грузоперевозки была создана специальная форма, куда логист прикрепляет все документы в электронном виде. Бухгалтеры также имеют доступ к этой документации. Теперь нет необходимости распечатывать документы. В системе настроена система оповещений сотрудников: координатор проекта, специалист по логистике и бухгалтер. При изменении заявки, ответственный сотрудник получает уведомление о поступлении заявки на перевозку в работу.

CRM-блок для работы с клиентами. Ранее в компании отсутствовал учет Запросов клиентов, которые не перешли в исполнение, в программе фиксировали только с согласованные с клиентами заказы. Поэтому руководитель не мог проанализировать, сколько клиентов теряет компания и по каким причинам, кто из сотрудников эффективно работает, а кто нет. Для учета клиентов в системе разработали документ «Запрос клиента», куда стали вносить информацию с момента поступления заявки от клиента на просчет ставки, и, если был отказ по сделке, то Координатор проекта обязан указать причину отказа. В рамках проекта разработали печатную форму Коммерческого предложения на русском и на английском языках, прайс-листы на собственные услуги, печатные формы «Заявка на транспортно-экспедиторское обслуживание» для клиента и для поставщика услуг.

Аналитика.  В программе настроены отчеты:

• Статистика по всем заявкам на перевозки с данными пунктов отправки и назначения, стоимости заказа и маржинальной прибыли;
• Аналитика по клиентам, данные по упущенным заказам, отчет эффективности работы сотрудников;
• Отчеты по переработкам водителей собственного автотранспорта.

В результате проекта:

• Повысили прозрачность работы и взаимодействие всех сотрудников в единой системе;
• Упростили и ускорили работу ведения заявок на грузоперевозки;
• Автоматизировали работу Отдела логистики в части учета запросов клиентов и взаимодействия с клиентами с помощью формирования Коммерческого предложения;
• Сократили рутинные операции и расходы на бумагу за счет реализации вложения файлов в заявку;
• Упростили сбор аналитической информации по деятельности компании для руководителей.

За время проекта автоматизировали и настроили права доступа на 20 рабочих мест:  7 -  координаторам проекта, 6 - специалистам по логистике, 1 АРМ - Руководителю отдела логистики, 1 АРМ - финансовому директору, 1 АРМ - исполнительному директору, 4 - бухгалтерам.

Для пользователей было проведено обучение по работе с новым функционалом.

В настоящее время система 1С находится на поддержке у компании "Первый Бит".