Внедрение программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ" в компании ООО "Бауверк"

Компания ООО «Бауверк» («Bauwork») это команда опытных специалистов в сфере строительства, внутренней отделки и инженерных сетей. С 2012 года «Bauwork» реализовали более 200 проектов: среди объектов - офисные помещения, гостиницы, магазины, рестораны, фитнес-центры, автосервисы и жилые квартиры. В составе ООО «Бауверк» 10 монтажных бригад, что обеспечивает гибкость и высокую скорость выполнения проектов.

На этапе расширения ООО «Бауверк» столкнулись с проблемами в области организации документооборота и контроля исполнения задач. Сложности возникали при обработке входящих/исходящих документов, согласовании договоров и платежей, а также при контроле исполнения поручений. Это замедляло процессы, увеличивало нагрузку на сотрудников и создавало риски потери важных документов.

Руководство компании приняло решение о внедрении программного обеспечения, которое позволит оперативно вести электронный документооборот.
Обследованием бизнес-процессов и подбором программного продукта занималась компания партнер 1С ООО "1-й Советник". Выбор остановили на программном продукте "1С:Документооборот ПРОФ".

Для автоматизации бизнес-процессов были поставлены следующие задачи:

1. Объединить в единое электронное пространство документы компании и организовать быстрый поиск;
2. Организовать работу с входящими и исходящими документами;
3. Организовать контроль процесса согласования платежей;
4. Организовать контроль поручений;
5. Организовать контроль процесса согласования договоров.

В ходе внедрения программного продукта были автоматизированы следующие участки:

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Работа с обращениями граждан

В итоге автоматизации ООО «Бауверк» получили:

• Хранилище всех видов документов, полнотекстовый поиск с разделением прав доступа;
• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Журнал учета передачи документов;
• Процессы учета и контроля исполнения поручений;
• Комплексный процесс учета и согласования договоров, документов на оплату и реестров платежей;
• Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования.

С помощью программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ" удалось систематизировать и упорядочить весь документооборот компании, что позволило сократить время на поиск и обработку документов, повысить эффективность работы сотрудников.
Система принята заказчиком в промышленную эксплуатацию.
ООО «Бауверк» полностью удовлетворен работой специалистов и планирует продолжать сотрудничать с ООО "1-й Советник".