Внедрение системы электронного документооборота на базе ПП 1С:Документооборот КОРП. Редакция 3.0» в АО «ЛЕНГИДРОПРОЕКТ»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Внедрение системы электронного документооборота ю «1С:Документооборот КОРП. Редакция 3.0» в АО "Ленгидропроект"

Предпосылки проекта:
•необходимость обеспечения эффективности, оперативности и качества обработки служебных документов;
•необходимость реализации эффективных способов обработки, хранения и поиска служебной информации;
•повышение исполнительской дисциплины и организация контроля;
•обеспечение требования технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры.

Цели и задачи проекта:
•Регистрации и хранения электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
•Формирования полного жизненного цикла документов в электронном виде (от создания документа до передачи на архивное хранение и последующей утилизации);
•Организации многопользовательской работы над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
•Предоставления прозрачного механизма маршрутизации и движения документов, обеспечивающего полное информирование участников процесса работы с документом и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;
•Предоставления единого механизма формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
•Предоставления механизма уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
•Предоставления механизма анализа и отчетности по исполнению поручений;
•Хранения документов на разных этапах жизненного цикла в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям;
•Организации надежного, оперативного и долговременного хранения документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;
•Обеспечения безопасности и доступности сервиса.

Этапы проекта:
ПНа первом этапе реализации проекта было проведено обследование внутреннего документооборота и анализа процессов делопроизводства для дальнейшей адаптации в системе электронного документооборота. Установлено программное обеспечение кластера серверов 1С, развёрнута типовая конфигурация на сервере БД, выполнена web-публикация информационной базы. А также обеспечена возможность автоматической аутентификации по учетной записи в домене ЛВС Заказчика.
Вторым этапом были выполнены настройки будущей системы электронного документооборота, включая:
•блок управления входящей и исходящей корреспонденцией;
•блок управления организационно-распорядительной документацией;
•блок работы со служебными записками;
•блок работы с административно-хозяйственными заявками.
По каждому из настроенных блоков системы были разработаны инструкции пользователей, проведено обучение сотрудников работе в системе по группам, а также индивидуальные консультации на рабочих местах. Кроме того, для осуществления дальнейшей поддержки пользователей было проведено обучение администраторов системы.


Результаты проекта:
Система электронного документооборота на базе отечественного решения «1С:Документооборот 8 КОРП» принята в эксплуатацию в декабре 2023 года. В результате выполнения проекта было модернизировано 150+ рабочих мест.
Реализованное решение полностью обеспечивает выполнение требований Указа Президента Российской Федерации №166 от 30.03.2022 года «О мерах по обеспечению технологической независимости и безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации».
В рамках внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» настроено 20 видов документов, 38 шаблонов процессов, 35 ролей исполнителей, более 120 условий маршрутизации.
В ходе проекта автоматизированы основные процессы делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, согласование и подписание хозяйственных заявок, управление организационно-распорядительной документацией, включая согласование, подписание, регистрацию и отправку на исполнение; контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков подготовки документов, сроков согласования и количества циклов согласования. Для работы с юридически значимыми документами настроен сервис использования электронной цифровой подписи.
Пользователи уверенно работают в Системе, учёт и работа с документами осуществляется в соответствии с нормативами, действующими в организации.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика