Компания "ЛУН-ИНВЕСТ" автоматизировала процессы управления недвижимостью на базе решения "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ продаж ABC/XYZ
• Банк и касса
• Взаиморасчеты с покупателями
• Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Оптовая торговля
• Основные средства
• Оформление заказов покупателей
• Расчеты с контрагентами
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление имуществом
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управленческий учет
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
• Учет продаж ТМЦ
• Финансовый анализ
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «ЛУН-Инвест» зарегистрировано в 2021 году. Основной деятельностью ООО «ЛУН-Инвест» является управление собственным или арендованным недвижимым имуществом.
Общество управляет имущественными комплексами, включающими в себя более 40 административных зданий (в том числе парковочные места и прилегающую территорию), общей площадью более 350 000 м2, находящихся в Москве, Санкт-Петербурге, Нижним Новгороде, Волгоградской обл., Пермском Крае. В зданиях располагаются как собственные работники ООО «ЛУН-Инвест», так и сторонние арендаторы.

Для повышения эффективности управления компанией руководством было принято решение по созданию единого информационного пространства, включающего полную автоматизацию бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой.

В качестве программной платформы был выбран продукт «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», разработанный компанией «ЭЛИАС ВЦ» совместно с фирмой 1С. Продукт не только учитывает отраслевую специфику арендного бизнеса, но и предлагает широкие возможности по управлению реестром объектов недвижимости, управлению рабочими местами с возможностью 3D-визуализации. Задачи по первичному размещению и инвентаризации движимого имущества выполнялись в связке со сторонним ПО с интеграцией между системами.

В проекте автоматизации необходимо было учесть основные особенности бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой, включающие в себя:
• сдачу в аренду зданий и помещений вместе с паркингами и парковками, рабочими местами и оборудованием, что приводит к необходимости ведения учета аренды как недвижимого, так и связанного движимого имущества, детализировать объекты учета до рабочего места, иметь актуальную информацию о мебели и оборудовании у арендаторов;
• эксплуатацию зданий с уникальной архитектурой и территорий на которых они располагаются, следовательно, для эффективного планирования размещения собственных сотрудников и арендаторов, необходимо иметь возможность наглядно представлять все особенности внутренней геометрии.
• перепланировки помещений и перемещения рабочих мест под собственные нужды и запросы арендаторов, а для этого необходимо всегда иметь под рукой актуальную картину внутренней архитектуры и расположения рабочих мест,
и объединяющие работу различных подразделений Общества: ОХО, службу эксплуатации, отдел Аренды и Бухгалтерию, отвечающие соответственно за:
• расположение и инвентаризацию движимого имущества;
• актуальную информацию для моделирования зданий и помещений в 3D, перепланировки, размещение рабочих мест и т.д.;
• договорные отношения, взаимоотношения с арендаторами и их размещение;
• движения денежных средств, формированием проводок и т.д.

Кроме того, перед проектной командой была поставлена задача внедрить разрабатываемую систему в уже сформированную IT-среду Общества с действующими учетными системами и устоявшейся корпоративной информационной архитектурой.
В ходе проекта удалось не только органично встроить новую учетную систему в уже существующую структуру и организовать необходимые информационные потоки, но и разработать уникальное рабочее место менеджера с визуальной системой подбора помещений и рабочих мест для сдачи в аренду.
Важным фактором для реализации проекта стал правильный выбор программы визуализации пространственного детализированного представления помещений с учетом находящегося в них имущества и рабочих мест.
Для решения задач 3D-визуализации модели были выполнены на базе российской BIM-системы «Renga». Также в рамках проекта разработана уникальная система отображения рабочих мест, позволяющая визуально определить статус размещенного сотрудника.
Вместе с тем реализована интеграция системы со сторонним ПО для передачи данных по помещениям с привязкой к ним рабочих мест для проведения дальнейших работ по инвентаризации движимого имущества и ТМЦ.

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:
• Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
• Разработана автоматизированная процедура ввода в систему данных об оценке объектов недвижимости.
• Разработано уникальное рабочее место менеджера, позволяющее простым визуальным выбором объектов на плане 3D-модели сформировать корзину договора аренды и заполнить договор с минимальными трудозатратами.
• Разработана система пользовательских настроек для создания уникального визуального 3D-представления помещений по пользовательским сценариям (арендаторы, статусы, подразделения с различными цветовыми вариациями и сочетаниями).
• Автоматизировано ведение договоров доходной аренды с учетом разнообразия аналитики договоров и типов ставок арендной платы.
• Автоматизирован учет условий оплаты вплоть до услуги.
• Реализован контроль арендной ставки при заключении договора.
• Разработаны уникальные сценарии для учета договоров доходной аренды.
• Разработаны процедуры функциональность передачи в аренду движимого имущества, которые находится в сдаваемых помещениях, а также формировать договор на основе суммы площадей, занимаемой рабочими местами, входящими в тело договора.
• Настроено пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному виду.
• Автоматизирован учет условий договоров расходной аренды в зависимости от кадастровой стоимости.
• Автоматизирован учет взаиморасчетов с арендаторами, в том числе учет документов начисления и поступивших платежей.
• Автоматизирован учет расходной аренды.
• Реализован учет рабочих мест в помещениях объектов недвижимости.
• Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в информационную систему управления недвижимостью.
• Загружены контрагенты и условия договоров, сотрудники и их данные в структуре компании.
• Загружены данные по расположению и занятости рабочих мест.
• Разработана система уведомлений для контроля своевременности пролонгаций договоров и появления дебиторской задолженности.
• Разработаны инструменты работы по претензиям.
• Автоматизирован учет расходов по объектам недвижимости.
• Реализован пакет управленческой отчетности и отчетности для МОЛ.

Эффекты автоматизации:
• Контроль недвижимого и движимого имущества, как в рамках отдельных реестров, так и консолидировано.
• Контроль и учет рабочих мест и сотрудников на местах, в том числе в 3D-формате.
• Реалистичная визуализация объектов управления.
• Возможность ведения управленческого учета по аренде недвижимости в единой базе данных.
• Упрощение обмена информацией между подразделениями.
• Инструмент наглядной демонстрации текущего состояния на объекте с точки зрения коммерции, эксплуатации и администрирования.
• Знакомство с объектами в кратчайшие сроки потенциальных клиентов и новых сотрудников.
• Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.
• Возможность финансового анализа по объектам недвижимости с учетом всех доходов и расходов.
• Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений, в том числе за счет интерактивного взаимодействия с поэтажными планами 3D-модели.
• Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО «ЛУН-Инвест» зарегистрировано в 2021 году. Основной деятельностью ООО «ЛУН-Инвест» (далее - Общество) является управление собственным или арендованным недвижимым имуществом.
Общество управляет имущественными комплексами, включающими в себя более 40 административных зданий (в том числе парковочные места и прилегающую территорию), общей площадью более 350 000 м2, находящихся в Москве, Санкт-Петербурге, Нижним Новгороде, Волгоградской обл., Пермском Крае. В зданиях располагаются как собственные работники ООО «ЛУН-Инвест», так и сторонние арендаторы.

Работа в Обществе по управлению недвижимостью и учету имущества была автоматизирована частично и велась в различных информационных системах и табличных данных Excel, в связи с этим поиск, верификация, актуализация данных об имуществе требовала дополнительных трудозатрат.

Для эффективного управления такой разнообразной и динамичной структурой необходимо использовать современные технологии. Поэтому Руководством Общества было принято решение по созданию единого информационного пространства, включающего полную автоматизацию бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой и внедрение информационной системы, которая могла бы не только легко встроиться в текущую архитектуру ООО «ЛУН-Инвест», но и предлагала инновационный подход к задачам бизнеса с возможностью масштабирования и развития.
В проекте необходимо было учесть основные особенности бизнес-процессов по управлению имуществом и арендой, включающие в себя:
•    сдачу в аренду зданий и помещений вместе с паркингами и парковками, рабочими местами и оборудованием, что приводит к необходимости ведения учета аренды как недвижимого, так и связанного движимого имущества, детализировать объекты учета до рабочего места, иметь актуальную информацию о мебели и оборудовании у арендаторов;
•    эксплуатацию зданий с уникальной архитектурой и территорий на которых они располагаются, следовательно, для эффективного планирования размещения собственных сотрудников и арендаторов, необходимо иметь возможность наглядно представлять все особенности внутренней геометрии.
•    перепланировки помещений и перемещения рабочих мест под собственные нужды и запросы арендаторов, а для этого необходимо всегда иметь под рукой актуальную картину внутренней архитектуры и расположения рабочих мест,

и объединяющие работу различных подразделений Общества: ОХО, службу эксплуатации, отдел Аренды и Бухгалтерию, отвечающие соответственно за:
•    расположение и инвентаризацию движимого имущества;
•    актуальную информацию для моделирования зданий и помещений в 3D, перепланировки, размещение рабочих мест и т.д.;
•    договорные отношения, взаимоотношения с арендаторами и их размещение;  
•    движения денежных средств, формированием проводок и т.д.
•    договорные отношения, взаимоотношения с арендаторами и их размещение;  
•    движения денежных средств, формированием проводок и т.д.

В качестве программной платформы был выбран продукт «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», разработанный компанией «ЭЛИАС ВЦ» совместно с фирмой 1С. Продукт не только учитывает отраслевую специфику арендного бизнеса, но и предлагает широкие возможности по управлению реестром объектов недвижимости, управлению рабочими местами с возможностью 3D-визуализации. Задачи по первичному размещению и инвентаризации движимого имущества выполнялись в связке со сторонним ПО с интеграцией между системами.
Компания «ЭЛИАС ВЦ» была выбрана в качестве подрядчика внедрения продукта «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП».
Сотрудники ЭЛИАС провели комплексное обследование процессов, зафиксировали требования к будущей системе, описали интеграционные потоки для встраивания системы по управлению имуществом в общую системную архитектуру ООО «ЛУН-Инвест», настроили типовые механизмы, и на основе выявленных функциональных разрывов провели кастомизацию типового решения под наши задачи.
Для решения задач 3D-визуализации на базе российской BIM-системы «Renga» были разработаны модели зданий и рабочих мест и загружены в систему, сформировано наполнение базы данных в части описания зданий и помещений и выполнена привязка данных информационной базы к элементам модели.

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:
•    Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.
•    Разработана автоматизированная процедура ввода в систему данных об оценке объектов недвижимости.
•    Разработано уникальное рабочее место менеджера, позволяющее простым визуальным выбором объектов на плане 3D-модели сформировать корзину договора аренды и заполнить договор с минимальными трудозатратами.
•    Разработана система пользовательских настроек для создания уникального визуального 3D-представления помещений по пользовательским сценариям (арендаторы, статусы, подразделения с различными цветовыми вариациями и сочетаниями).
•    Автоматизировано ведение договоров доходной аренды с учетом разнообразия аналитики договоров и типов ставок арендной платы.
•    Автоматизирован учет условий оплаты вплоть до услуги.
•    Реализован контроль арендной ставки при заключении договора.
•    Разработаны уникальные сценарии для учета договоров доходной аренды.
•    Разработаны процедуры функциональность передачи в аренду движимого имущества, которые находится в сдаваемых помещениях, а также формировать договор на основе суммы площадей, занимаемой рабочими местами, входящими в тело договора.
•    Настроено пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному виду.
•    Автоматизирован учет условий договоров расходной аренды в зависимости от кадастровой стоимости.
•    Автоматизирован учет взаиморасчетов с арендаторами, в том числе учет документов начисления и поступивших платежей.
•    Автоматизирован учет расходной аренды.
•    Реализован учет рабочих мест в помещениях объектов недвижимости.
•    Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде в информационную систему управления недвижимостью.
•    Загружены контрагенты и условия договоров, сотрудники и их данные в структуре компании.
•    Загружены данные по расположению и занятости рабочих мест.
•    Разработана система уведомлений для контроля своевременности пролонгаций договоров и появления дебиторской задолженности.
•    Разработаны инструменты работы по претензиям.
•    Автоматизирован учет расходов по объектам недвижимости.
•    Реализован пакет управленческой отчетности и отчетности для МОЛ.

Внедрение новой информационной системы предоставило Обществу ряд преимуществ. В том числе, повысилась управляемость за счет наглядности, оперативности, достоверности и гибкости получения отчетных данных, снижения количества ошибок, связанных с неверным вводом или недостатком информации, ускорением процесса ввода-вывода данных. С помощью системы удалось наладить процесс управления взаимоотношениями с клиентами от первого контакта с клиентом до полной истории договоров и взаиморасчетов. А возможность интерактивного взаимодействия с поэтажными планами на 3D-модели ускорила процесс заключения договоров и вывела на новый уровень предоставление отчетности Руководству.

Система была успешно запущена в промышленную эксплуатацию в декабре 2023 г. в количестве 35 рабочих мест и в настоящий момент продолжает активно развиваться.

Выражаем благодарность компании «ЭЛИАС ВЦ» за качественный продукт и за выполненную работу по его внедрению.

Информация о внедрении
Выполнены следующие работы:
•    Консультация по выбору решения
•    Продажа выбранных программных продуктов.
•    Доставка программных продуктов в офис заказчика.
•    Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика.
•    Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе.
•    Планирование этапов работ и подготовка плана-графика.
•    Методическое обеспечение особенностей учета в компании (требования к адаптации).
•    Создание интерфейсов пользователей и наборов прав.
•    Техническая реализация особенностей учета (адаптация).
•    Интеграция с другими системами на базе 1С:Предприятие.
•    Начальные настройки для ведения учета.
•    Загрузка начальных данных.
•    Обучение персонала по работе с системой (групповое и индивидуальное).
•    Методическая поддержка пользователей при работе с системой.  

Автоматизированы участки:
•    Управленческий учет.
•    Бухгалтерский учет.
•    Учет движимого и недвижимого имущества
•    Учет договоров доходной аренды.
•    Учет взаиморасчетов с арендаторами;
•    Управление реестром объектов недвижимости.
•    Продажи.
•    Управление расходной арендой.
•    Управление ДС.
•    Управление рабочими местами.

Оценка внедренной информационной системы:
•    Соответствие потребностям организации: 5
•    Удобство работы с программой: 5
•    Качество работы партнера "1С": 5
•    Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да