Внедрение ПП «1С: Документооборот государственного учреждения 8» в МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары»

Уважаемая Марина Владимировна!

Направляем Вам отзыв по проекту внедрения электронного документооборота между МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары» и обслуживаемыми муниципальными бюджетными образовательными учреждениями г. Чебоксары, на базе «1С: Документооборот государственного учреждения 8».

1. Описание

Проект – внедрение электронного документооборота между муниципальным бюджетным учреждением «Централизованная бухгалтерия муниципальных бюджетных образовательных учреждений города Чебоксары» и обслуживаемыми муниципальными учреждениями города Чебоксары Чувашской Республики, подведомственных управлению образования администрации города Чебоксары на базе «1С: Документооборот государственного учреждения 8» и обеспечению безопасности персональных данных в информационных системах муниципального бюджетного учреждения «Централизованная бухгалтерия муниципальных бюджетных образовательных учреждений города Чебоксары» (далее – проект), в рамках исполнения контракта № 6676 от 01.08.2022г.

Заказчик проекта – Муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных бюджетных образовательных учреждений города Чебоксары» (далее – МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары»).

Цель проекта – оптимизация сроков обработки документов.

Определяющими факторами для выбора ПП «1С: Документооборот государственного учреждения 8» стало соответствие требования Заказчика при разработке Описания объекта закупки, наличие возможности в комплексе решать широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в муниципальных учреждениях.

Основной деятельностью МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары» является финансово-экономическое и бухгалтерское обслуживание муниципальных учреждений г. Чебоксары, подведомственных Управлению образования администрации г. Чебоксары, формирование полной и достоверной информации об их деятельности.

Предметом деятельности МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары» является сбор, регистрация и обобщение информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах, их движении в обслуживаемых муниципальных бюджетных образовательных учреждений города Чебоксары.

ООО «Лидер Софт-Внедренческий Центр» был выбран в качестве компании-интегратора по результатам проведенного аукциона на портале Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).

2. Исходная ситуация

До реализации проекта Заказчик использовал бумажный документооборот, что в связи с большим количеством обслуживаемых учреждений (более 180 учреждений) и большому числу поступающих документов (среднее количество – 60000 в месяц), приводило к длительному сроку обработки документов.

3. Решение

По методической части:

• разработка проекта Учетной политики
• разработка проекта Типового договора о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности Учреждений в ЦБ
• разработка маршрутных карт документов

По технологической части:

• настройка правил движения документов
• настройка прав пользователей
• настройка АРМ
• настройка интеграций с учетными системами (БГУ, Камин)
• настройка серверов ЭДО и СУБД (PostgreSQL)

Был разработан проект Учетной политики, в соответствии с которой был составлен реестр бизнес-процессов Заказчика. Каждый бизнес-процесс был визуализирован в виде маршрутных карт и согласован с Заказчиком. После согласования каждый бизнес-процесс был реализован в подсистеме ЭДО и продемонстрирован Заказчику. По результатам демонстрации были внесены корректировки в маршруты бизнес-процессов в соответствии с пожеланиями Заказчика и выявлением нелогичности процессов или несостыковок. После настройки всех бизнес-процессов в подсистеме ЭДО были созданы пользователи подсистемы и разграничены их права доступа согласно организационной структуре Заказчика и должностным обязанностям сотрудников. Между подсистемой ЭДО и учетными системами БГУ и Камин, используемыми Заказчиком, была настроена бесшовная интеграция. В рамках Контракта было проведено обучение сотрудников Заказчика и обслуживаемых учреждений.

4. Результаты проекта

Подсистема ЭДО на базе ПП «1С: Документооборот государственного учреждения 8» передана в промышленную эксплуатацию для использования в МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары» и обслуживаемых муниципальных бюджетных образовательных учреждений города Чебоксары.

В результате реализации проекта по внедрению подсистемы ЭДО Заказчик проекта реализовал поставленную цель – существенное сокращение сроков обработки документов в МБУ «ЦБМБОУ г. Чебоксары».

Внедрение решения «1С: Документооборот государственного учреждения 8» позволило достичь следующих результатов:

• сократилось время обработки документов с 1-2 дней до 3-5 часов
• сократилось время на поиск необходимого документа
• разработано и настроено движение 198 документа по 32 маршрутам
• настроено 309 АРМ
• настроен сервер ЭДО с резервированием
• настроен сервер СУБД (PostgreSQL)

Выражаем благодарность ООО «Лидер софт – внедренческий центр» за профессионально оказанные услуги и конструктивное сотрудничество.

5. Оценка внедренной подсистемы ЭДО по следующим параметрам по 5-бальной шкале