Автоматизация проектной деятельности ООО "Газпром информ" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Компания «Газпром Информ» автоматизировала согласование проектных документов

Краткое описание проекта

Компания «Газпром Информ» построила автоматизированную подсистему согласования проектных документов на базе программного решения «1С:Документооборот КОРП». В результате реализации данного проекта была автоматизирована деятельность по согласованию проектных документов, что значительно повысило скорость, удобство и доступность работы с ними. Всего было создано 300 автоматизированных рабочих мест.

Цели и задачи проекта

Целью проекта стало повышение эффективности проектной деятельности «Газпром Информ», а именно сокращение сроков выполнения проектов в сферах информационных технологий и цифровой трансформации. Для этого требовалось создать подсистему согласования проектных документов, обеспечивающую реализацию следующих функций:

• формирование общего информационного пространства для подготовки и согласования проектных документов. При этом было необходимо разграничить права доступа к системе с соблюдением требований в области информационной безопасности.
• автоматизированное формирование маршрутов согласования документов в соответствии с уставом проекта и матрицей согласования проектных документов, не требующее ручного выбора согласующих для каждого документа;
• контроль сроков согласования проектных документов по нормативам на рабочих местах руководителей и администраторов проектов от ООО «Газпром Информ» и Департамента ПАО «Газпром»;
• возможность ведения состава проектной команды с опцией выбора и назначения ответственных участников проекта, согласующих проектные документы, из перечня проектных ролей.

Ситуация до старта проекта

До внедрения информационной системы сотрудники «Газпром Информ» согласовывали проектные документы по электронной почте. В связи с этим в компании существовали следующие проблемы:

• Отсутствовал единый механизм контроля этапов и сроков согласования проектной документации; 
• Невозможность контроля актуальности состава проектной команды на основании управленческих решений, организационных процессов;
  
• Не был обеспечен контроль за соблюдением регламентированного порядка согласования документов;
  
• Высокие риски потери документов.

Особенности и уникальность проекта

Для решения задач проекта была создана информационная система на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». В частности, был разработан механизм массовой актуализации маршрута обработки документов. Он позволил редактировать выбранные из списка процессы обработки видов документов из единого окна. Благодаря механизму у администратора процесса в системе появилась возможность убирать, перемещать и добавлять новых участников и этапы процесса согласования.

В рамках шаблона обработки видов документов используются автоподстановки. Автоподстановки системы создаются автоматически, по событию – при добавлении элемента справочника «Роли исполнителей» с признаком «Проектная роль», дублируя наименование проектной роли в наименование автоподстановки. Таким образом, при запуске процесса обработки документа автоподстановка ищет по своему наименованию участника проектной команды (в проекте, указанном в соответствующем реквизите карточки документа) и устанавливает сотрудника с соответствующей проектной ролью исполнителем задачи.

Также в системе был разработан механизм актуализации проектной команды при делегировании задачи согласования другому исполнителю. Так, добавлена функциональная кнопка «Полное делегирование», при нажатии на которую, текущий пользователь полностью передает проектную роль другому сотруднику. Таким образом, при отсутствии назначенного сотрудника на проектную роль, на нее назначается функциональный руководитель. В процессе работы с проектными документами исполнение обязанностей проектной роли по всем документам делегируется с момента полного делегирования. 

Кроме того, были выполнены доработки механизма повторной итерации согласования документов: появилась возможность выбора участников повторного согласования («только не согласовавший документ», «все участники согласования», «другие участники согласования»).

Вдобавок, была доработана форма элемента справочника «Проекты» согласно потребностям отражения информации заказчика. Кроме того, были разработаны нетиповые роли для работы с механизмом массовой актуализации маршрута обработки документов, а также доработаны типовые роли для разграничения доступа к созданию проектов и ограничению редактирования реквизитного состава проектов.

Результаты проекта

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельности компании по согласованию проектных документов, что значительно повысило скорость, удобство и доступность работы с проектами. В частности, были автоматизированы следующие процессы и функции:

• заполнение участниками проектной команды карточки проекта по заданным в программе условиям;
• формирование маршрутов согласования документов в соответствии с уставом проекта и матрицей согласования проектных документов, не требующее ручного выбора согласующих для каждого документа;
• определение срока согласования документов по заданным условиям в программе;
• реализовано автоматическое создание папок хранения для проектов и документов;
• реализован функционал группового внесения изменений в обработки видов проектных документов (одного или нескольких одновременно), включая редактирование списка согласующих лиц, а также создание дополнительных этапов согласования.
  

Таким образом, были достигнуты цели проекта:

• автоматизировано согласование проектных документов (сокращены время и избыточные действия в процессе документооборота);
• увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании;
• поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
• значительно ускорен поиск документов и проектов за счет их хранения в единой базе данных.