Учет большого количества договоров на услуги с помесячным выставлением актов выполненных работ

Автоматизированы следующие функции:

  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
    • Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
      • Бухгалтерский учет

Описание

Сецификой деятельности во многих организациях является заключение/ведение договоров на выполнение работ, причем каждый договор состоит, как правило, из нескольких этапов (периодов), и необходимо видеть состояние взаиморасчетов не только по договору в целом, но и по каждому отдельно взятому этапу.
Так же требуется оформление большого объема однотипных документов на каждый выполненный этап работ по действующим договорам. В связи с этим, был автоматизирован соответствующий участок работ следующим образом:
Переработан справочник Договоры: группа справочника, собственно, и является договором. Для этой группы добавляются реквизиты:
- “Выполняемые работы”, тип Справочник “Виды работ”
- “Стоимость работ”
- Дата закрытия договора
- Дата открытия договора
- Срок оплаты в календарных днях
- Процент начисления пеней за день просрочки платежа
Внутри этой группы-договора отдельные элементы справочника отвечают за разные этапы (периоды). Для каждого такого элемента справочника определяются реквизиты: дата начала и дата окончания выполнения работ, флаг мораторной задолженности, дата оплаты (крайний срок). Специальным элементом справочника является “Предоплата”, которая не относится к определенному периоду.
Полностью автоматизирована операция смены этапа(периода) в договорных группах – при переходе на следующий период – т. е. при смене квартала/месяца, пользователем запускается дополнительная обработка, формирующая новые элементы справочника “Договора”, относящиеся к группе-договору.
После выполнения обработки пользователь получает отчет – список договоров, в которых был выполнен переход на следующий этап, и список не продленных договоров, с указанием причины (закрыт период действия договора, договор уже продлен вручную и т.д.). При этом во вновь созданных элементах справочника Договоры автоматически устанавливается новый, заданный пользователем, период выполнения работ.
Таким образом, на счете 62 ведется учет в разрезе как договора в целом, так и любого отдельно взятого этапа договора, что позволяет отслеживать задолженность по каждому этапу договора.
Также полностью автоматизирован такой участок работ как ежемесячное формирование документов на выполнение работ по текущим договорам. В базу введена обработка пакетного формирования документов “Акт выполненных работ”, “Счет”, “Счет-фактура” и “Платежное требование” по всем договорам, в которых был выполнен переход на следующий этап в текущем периоде.
Выписка документов происходит с помощью обработки пакетного формирования документов за этап и их печати.
В документах “Акт оказания услуг”, “Счет”, “Счет фактура”, “Платежное требование” добавляется флажок “По договорным группам”, устанавливающийся по умолчанию при вводе нового документа, с целью возможности работы как со специализированными настройками в этих документах, так и с типовым вариантом работы документов. Все перечисленные ниже настройки будут работать при установленном флажке “По договорным группам”;
При формировании документов “Оказания услуг”, “Счет”, “Счет-фактура” при выборе договора в табличную часть автоматически ставится строка:
- в графе Услуга - номенклатура “Выполняемые работы”
- в графе Количество – 1 шт.
- в графе Цена – “Стоимость работ” (из договора)
Остальные графы заполняются автоматически на основании указанных выше граф и способа включения налогов. В печатных формах документов, сформированных как документы по договорным группам сделаны соответствующие настройки (указывается номе договора, вместо номенклатуры: строка “Выполнение работ по договору ” …” за ”… (период/этап договора ) и т.д.)

Внедрение

ОАО “Нижегородские кабельные сети”

Нижний Новгород, Январь 2004

Параметры

Рабочих мест - 10, постоянно - 6-8, документов в день - от 50 до 400, по 5 -10 строк.