Автоматизация работы ИП Суханов А.А. с заказами на базе "1С:Управление торговлей" и интеграция 1С с сайтом

Наш клиент ИП Суханов А.А. — продавец тёплой спортивной одежды: женские и мужские костюмы для сноуборда, комбинезоны и куртки для горных лыж, зимняя обувь и термобельё. Основные каналы продаж:

• интернет-магазин go-to-sport.ru
• Вайлдберриз
• Озон

Весь учёт клиент вёл в программе "1С:Торговля и склад 7.7", и изначально он обратился, чтобы мы помогли перейти со старой версии программы на новую. В неё нужно было добавить новые функции и обработки и перенести часть доработок из старой базы.

В рамках доработок

• интегрировали сайт с 1С
• создали два новых механизма работы с Костюмами и Группами аналогов
• автоматизировали работу с заказами для менеджеров, операторов и кладовщиков
• количество ошибок минимизировали, а скорость работы, наоборот, повысили

Помогли перейти на новую версию - "1С:Управление торговлей 8" с доработанной базой

7 версия платформы "1С:Предприятие" устарела и работать с ней стало сложно. В ней не отображались изменения в законодательстве: не было возможности работать с маркировкой, не появлялись новые регламентированные печатные формы и новые функции, в отличие от новой версии программы на платформе "1С:Предприятие 8".

Поэтому нужно было сделать апгрейд с "1С:Торговля и склад 7.7" на "1С:Управление торговлей 8, ред. 11" (1С:УТ). Переход на неё осложнялся тем, что у клиента была доработанная база, и, например, печатные формы нужно было перенести из старой базы.

Помимо перехода нужно было доработать новую версию: сначала мы долго общались с клиентом, узнавали больше о его потребностях и проблемах в учёте. А после уточнений автоматизировали отдельные части процесса, чтобы система продажи в целом работала быстрее и качественнее.

Автоматизировали работу с заказами: от клика клиента на сайте до оформления закрывающих документов

На тёплую спортивную одежду сезонный спрос — с октября по апрель. Поэтому заказов в это время очень много, и работать с ними нужно быстро. Их нужно обрабатывать, передавать на сборку и затем в доставку. После доставки нужно получить деньги от курьера и провести все закрывающие документы, отправить клиенту чеки.

Интегрировали интернет-магазин с 1С:УТ

После этого операторы перезванивают клиентам и уточняют детали заказа и желаемое время доставки, сверяют данные. Для этого мы интегрировали в 1С:УТ телефонию. Это единая система: она сохраняет данные по каждому клиенту, записи звонков и комментарии операторов. Например, какие сложности были у клиента, что нужно уточнить или поменять в заказе. После этого оператор передаёт заказ в работу менеджеру.

Автоматизировали рабочие места работника склада и менеджера

Когда заказ подтверждён менеджерами, он попадает на комплектацию — к кладовщику. Кладовщик комплектует заказы и передаёт их на доставку. Ещё он оформляет приёмку товаров, когда они приходят от поставщика или возвращаются от клиентов.

После кладовщика заказ попадает к менеджеру — он отбирает готовые заказы и передаёт их в доставку, печатает нужные документы.

Чтобы снизить вероятность ошибок и ускорить работу менеджера и кладовщика, нужно было автоматизировать их рабочие места. Вот как мы решили эту задачу:

На рабочем месте кладовщика

• когда кладовщик принимает или отгружает товары, он не проставляет количество вручную, а только сканирует штрихкоды, и товары автоматически отображаются в программе
• при работе с заказом на рабочем месте кладовщика отображается заказ со всей информацией: какой именно товар нужно упаковать, где товар размещается на складе
• кладовщик собирает заказ, упаковывает его и сканирует.

На рабочем месте менеджера

• менеджер отбирает готовые заказы и нажимает кнопку «Передать в доставку»
• программа автоматически формирует необходимые документы реализации товаров и услуг. Их можно распечатать — по одному или сразу группой, для этого есть кнопка групповой печати. По ней можно выбрать, какие документы нужно распечатать
• после этого автоматически меняется статус заказа — с «Укомплектован» на «Передан в доставку»

Рис. 1. На рабочем месте менеджера есть вся информация о заказах
1 — в этом режиме менеджер передаёт заказы в доставку и выбирает способ доставки
2 — по кнопке можно распечатать накладные для нескольких заказов

Автоматизировали работу с курьерами

Отдельное рабочее место есть для взаимодействия с курьерами. На нём отображаются укомплектованные заказы, время, которое клиенты указали для получения, и курьеры. Сотрудники сканируют заказы, выбирают свободных курьеров и передают им заказы для доставки. Когда заказ передан курьеру, автоматически меняется статус заказа с «Укомплектован» на «Передан в доставку». В заказе отображается курьер, который забрал его в доставку.

Рис. 2. На этом рабочем месте менеджер выбирает заказ и курьера, который будет его доставлять.

Когда курьер доставил заказ, нужно оформить получение денег и возврат товара, если клиенту что-то не подошло. Мы автоматизировали приём денег от курьера: в программе есть специальная вкладка, на которой видно, сколько денег должен принести курьер. Если клиент вернул какие-то товары и не оплатил их, сотрудник сканирует товары для возврата и автоматически уменьшается сумма, которую должен внести курьер.

Товары, которые вернулись от клиента, сканируются и отображаются в программе в специальной таблице. На ней видно, какие товары были в заказе, и какие клиенту не подошли. Такие товары возвращаются на отдельный склад «Возврат», и в программе формируется документ «Возврат товаров от клиента».

После этого статус заказа автоматически меняется на «Выполнен» или «Отказ», если покупатель вернул весь заказ.

Рис. 3.  Рабочее место для взаимодействия с курьерами.
На нём есть вся информация о заказе: номер, клиент, сумма, вес и способ доставки.
1 — курьер, который доставляет заказ (в нашем случае — тестовый :))
2 — сумма, которую должен внести курьер, и способ оплаты: наличными или банковской картой
3 — по этой ссылке можно отсканировать товары, которые не подошли покупателю и вернулись на склад
4 — это список товаров, которые были в заказе, там же есть колонка «Возвращено».

Настроили интеграцию со СДЭКом

Заказы отличаются по типам доставки: это может быть самовывоз, курьерская доставка, доставка Почтой России или СДЭКом.

СДЭК берёт комиссию за каждый доставленный заказ, поэтому за счёт доп.расходов увеличивается его себестоимость. Это нужно отобразить в программе — но как? Вручную вносить комиссию на каждый отправленный СДЭКом заказ — сложно и долго, к тому же, даже самые внимательные сотрудники могут ошибиться, когда в сезон таких заказов бывают десятки в день.

Поэтому мы автоматизировали загрузку информации: отчёты из СДЭКа загружаем в 1С:УТ и просто раскидываем эти доп.расходы по нужным заказам.

Рис.4. Работа с заказами, которые доставляет СДЭК
1 — можно написать примечание о заказе для транспортной службы
2 — вся информация о заказе: стоимость доставки, адрес и дата
3 — действия с заказом: можно перезвонить и уточнить детали, распечатать документ или узнать подробности

Ещё в "1С:Управление торговлей" мы интегрировали обработку от СДЭКа. Она позволяет автоматически рассчитывать стоимость доставки по тарифам и формировать и печатать документы для СДЭКа: этикетку на заказ и печатную форму заказа. С этой обработкой также можно отслеживать статус заказа.

Автоматизировали обмен информацией с маркетплейсом

При торговле на Вайлдберриз продавцу раз в неделю приходят отчёты: какие товары проданы и доставлены покупателю, на какие оформлен возврат. Переносить информацию из отчётов в 1С:УТ вручную долго и сложно. Но и настроить автоматический обмен не так просто: справочники номенклатуры в 1С:УТ и на Вайлдберриз отличаются. В них разные артикулы товаров. Поэтому мы настроили автоматическое сравнение по дополнительному реквизиту.

Также в программе 1С:УТ можно печатать этикетки для заказов на Вайлдберриз и автоматически загружать в программу отчёты о продажах.

Интегрировали сайт и "1С:Управление торговлей"

Доработали выгрузку товаров из 1С:УТ на сайт

Описания товаров часто превышают 1024 символа — это именно тот объём, который можно разместить в графе «Описание», поэтому решили к товару прикреплять текстовый файл. Но из-за этого на стороне сайта часто появлялись ошибки и сложности при загрузке текста.

Мы сделали обработку, которая помещает текст в стандартный тег CommerceML так, будто текст находится в реквизите «описание» у номенклатуры. Поэтому товары на сайт загружаются вместе с описанием быстро и без проблем.

Свойства у товаров на сайте могут быть множественными, например, одна куртка может быть нескольких цветов: женская куртка для сноуборда синяя, голубая, чёрная и бежевая. Но как настроить выгрузку товаров на сайт так, чтобы нужные товары автоматически попадали в несколько категорий?

Чтобы это было возможно:

• добавили в 1С:УТ вспомогательные справочники с возможными значениями таких реквизитов. То есть в нашем примере — добавили справочник «Цвета» с возможными цветами одежды. Каждый элемент справочника — это название цвета и его код, соответствующий коду на сайте.
• в форме номенклатуры 1С:УТ добавили поле, где можно выбрать несколько значений из вспомогательных справочников. То есть, в новом поле «Цвет» можно выбрать несколько возможных цветов для одной куртки.
• когда пользователь заполняет множественные поля, в соответствующее дополнительное свойство, эти реквизиты записываются в виде строки: код_реквизита_1|код_реквизита_2|код_реквизита_3
• на стороне сайта есть обработка, которая это дополнительное свойство расшифровывает. Строка реквизитов «разбивается» по разделителю «|», и по кодам подставляются значения множественных свойств.

Настроили структуру каталога для сайта

Все товары на сайте и в 1С:УТ делятся по категориям: на сайте это одежда женская и мужская, детская, зимняя и осенняя, для сноуборда или горных лыж. Эти категории образуют каталог. В справочниках номенклатуры 1С:УТ структура каталога отличается. Поэтому, чтобы загружать товары из программы на сайт, нужно «рассказать» сайту, какие товары из номенклатуры 1С:УТ в какие категории на сайте загружать.

Это можно сделать в настройках обмена с сайтом. В специальной форме можно создавать новые группы для каталога на сайте и сопоставлять эти группы со справочником номенклатуры. Но в этом случае клиенту не хватало гибкости стандартных настроек. Например, не получалось настроить сопоставление по возрасту, виду спорта или сезону, для которого подходит одежда.

Поэтому мы добавили новую функцию: товары попадают в категории на сайте по реквизитам и дополнительным свойствам.

Для каждой категории сайта можно задать отбор с описанием по виду номенклатуры и дополнительным реквизитам («возраст», «размер», «сезон», «вид спорта»).

И теперь, когда товары выгружаются на сайт, в категории попадают товары, которые подходят под описание отбора.

Создали новый механизм работы с Костюмами и Аналогами

Клиент продаёт спортивную одежду не только по отдельности, но и комплектами — «Костюмами». Это отдельный тип товаров, которые состоят из нескольких других товаров, например, Куртка + Штаны.

Для этого добавили новый механизм работы с Костюмами. Куртка — основополагающая в Костюмах, именно на её основе создаются костюмы.

Для товаров, которые могут входить в состав Костюмов, в 1С:УТ добавили вкладку «Костюмы». На ней можно добавлять новые Костюмы, выбирать для них комплектующие, редактировать свойства товара. Свойства Костюма заполняются по умолчанию, чаще всего по свойствам основного товара, который входит в Костюм.

Некоторые комплектующие Костюмов можно менять. Например, пользователь выбрал костюм с синей курткой 48 размера. И к ней можно выбрать несколько пар штанов — синие, чёрные и голубые.

Чтобы это было возможно, мы создали Группы аналогов. Это несколько одинаковых по свойствам товаров, которые объединяются вместе. Объединяет товары пользователь. Группы аналогов можно добавлять к Костюмам.

Выгрузка костюмов и аналогов на сайт
На сайт Костюмы выгружаются стандартно, как отдельная номенклатура. А цена и остатки формируются динамически — то есть зависят от предметов, которые входят в состав.

Цена костюма может сформироваться автоматически — по сумме товаров, из которых костюм состоит. Но можно и установить цену на костюм вручную. В таком случае при выгрузке автоматически сравниваются две цены: указанная пользователем и сгенерированная автоматически по составляющим. И в итоге останется та цена, которая больше.

При этом, если в костюме есть Группа аналогов, и товары в ней стОят по-разному, в итоговую цену пойдёт товар с самой высокой ценой.

Вернёмся к примеру с костюмом Куртка+Штаны на выбор — Группа аналогов. Куртка стоит 5 700, а 3 пары штанов стоят по-разному:
3 500, 2 800 и 4 000. Пользователь назначил цену на костюм 9 500 р.

При загрузке на сайт система сложила стоимость куртки со стоимостью каждой из пар штанов и получила возможные цены на костюм:
9 200 р.
8 500 р.
9 700 р.
Максимальная цена — 9 700 р, а цена, которую установил пользователь — 9 500. Поэтому цена на сайте будет 9 700.

Остатки костюмов на сайте формируются тоже динамически. Для каждого составляющего в костюме рассчитываются остатки. И остатком всего костюма будет наименьшее количество товаров.

Например: в нашем костюме Куртка+Штаны
на складе 5 Курток
2 ШтановА, 3 ШтановБ, 7 ШтановВ. Всего Штанов получается 12, но из-за того, что Курток 5, Костюмов тоже максимум может быть 5 — именно такой остаток выгружается на сайт.

Автоматизировали загрузку новых товаров

Чтобы массово редактировать реквизиты товаров и создавать новые товары, написали новую обработку для загрузки товаров из таблиц Excel. В таблицах пользователь описывает важные свойства товаров, некоторые из которых — ключевые. По таким ключевым полям генерируется и определяется идентификатор товара. Он используется и как идентификатор товара на сайте.

В обработке можно настроить соответствие колонок в файле с необходимыми реквизитами 1С. Например, если настроить в обработке, что в колонке В прописывается размер, а в колонке С прописывается цвет, при загрузке таблицы в 1С:УТ данные из колонок В и С заполнят реквизиты «Размер» и «Цвет» соответственно.

Когда файл загружается в программу, в обработке заполняется таблица с товарами и их статусами. Статусы могут быть такими:

• «Новый товар» — статус проставляется, если товар по полученному коду не найден. В таком случае будет создан новый товар с указанными значениями свойств
• «Требует внимания» — этот статус проставляется, если товар в базе 1С:УТ найден, но значения неключевых свойств не совпадают с теми, которые загружаются из файла. Пользователь в таком случае может или оставить значения в файле, и тогда оно загрузится в программу, или может прямо в обработке отредактировать значение на нужное.
• «Критичные изменения» — в отличие от предыдущего, статус ставится, если в таблице и программе не совпадают ключевые свойства. Пользователь в таком случае должен внимательно проверить данные, разобраться в причинах такого расхождения, устранить проблемы в файле и заново загрузить файл.
• Статус без выделения — данные по товару не менялись и делать ничего не нужно.

В обработке можно галочками выделять отдельные строки для загрузки, а также фильтровать список и выделять строки группами в зависимости от статуса.