Автоматизация расчета заработной платы на базе программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в АО "Юникон"

Юникон — крупнейшая российская аудиторско-консалтинговая группа компаний, основанная в 1989 году. Компания оказывает услуги по таким направлениям как: аудит, налоговое и правовое консультирование, финансовое консультирование, бизнес-консультирование, сопровождение приложений и пользователей, аутсорсинг бизнес-процессов. Юникон занимает 5 место среди крупнейших аудиторских групп и 6 место среди крупнейших консалтинговых групп и компаний в 2022 году. Штат компании насчитывает около 1800 сотрудников.

В 2022 году перед компанией встала задача по переводу кадрового учета и расчета заработной платы из зарубежной учетной системы на отечественное решение. Основными причинами стало отсутствие обновлений в соответствии с изменениями российского законодательства, а также неполная автоматизация имеющихся задач функционалом ИТ-системы.

В качестве программного продукта выбрали «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» на платформе «1С:Предприятие 8», так как функционал программного продукта позволяет воспроизвести текущие бизнес-процессы по блокам кадрового учета и расчета заработной платы, а также обеспечивает соответствие актуальным требованиям законодательства.

В силу того, что контур проекта охватил 5 компаний группы с общим числом сотрудников более 1500 человек, а предусмотренные сроки оказались крайне сжатыми, к реализации привлекли две проектные команды. Партнером по автоматизации блока расчета заработной платы и настройке интеграции с мастер-системой стала IT-компания Lad (ООО «ЛАД Интегратор»), которая обладает убедительным портфолио с релевантными нашим задачам кейсами.

Цель проекта – воспроизвести функционал расчета заработной платы по актуальным требованиям законодательства с возможностью дальнейшего оперативного обновления системы без ущерба наработанной ранее функциональности и с возможностью старта промышленной эксплуатации новой учетной системы с начала календарного года. Специалистам IT-компании Lad предстояло:

• организовать расчет заработной платы учета в 3-х сепаратных информационных базах, количество пользователей каждой из которых доходит до 20 специалистов;
• настроить разграничения доступа к расчетным данным по отдельным компаниям;
• реализовать возможность формирования необходимых отчетов;
• интегрировать новую систему в существующий IT-ландшафт и настроить обмен данными с несколькими системами SAP.

Детализировано пул задач по автоматизации в рамках зарплатного блока выглядит таким образом:

• расчет заработной платы, выплат по договорам гражданско-правового характера, премий, отпусков, компенсаций, пособий, прочих начислений, расчет резервов по оплате труда согласно положению об оплате труда, принятого в Компании;
• выплаты сотрудникам, подготовка промежуточных выплат сотрудникам;
• расчет налогов и взносов, подготовка всех видов зарплатной отчетности, отправка отчетности в контролирующие органы, выполнение сверок с ИФНС и фондами, контроль задолженностей перед бюджетом;
• подготовка расчетных листов для рассылки сотрудникам, справок 2-НДФЛ и справок в произвольной форме;
• подготовка различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.

Проектная команда Lad в составе шести специалистов вошла на проект 01 августа 2022 года. На этапе обследования были изучены особенности процессов управления персоналом в аудиторско-консалтинговой сфере и деятельность расчетной группы бухгалтерии. На основании полученных данных разработана функциональная модель расчета заработной платы, правила переноса данных и технические задания на разработку функционала и механизмов миграции данных из исторической системы и обменов с SAP по части данных бухгалтерского учета, платежей в адрес сотрудников и Active Directory по части информации о e-mail сотрудников. Запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся спустя пять месяцев — 09 января 2023 года.

За этот период проектная команда Lad воспроизвела в «1С:ЗУП КОРП» бизнес-процессы расчета заработной платы, реализовав ряд доработок:

• печатные формы: (например, расчетные листы) в соответствии с требованиями законодательства и внутренними корпоративными стандартами в части автоматизации формирования содержания и оформления (шрифты, форматирование);
• доработки функциональности: к примеру, разделение платежа одному сотруднику для выплаты на несколько счетов, деление зарплатных ведомостей по отдельным банкам, расчет и начисление доплаты за период нетрудоспособности по правилам компании, расчет переменной части вознаграждения за предыдущие периоды в текущем расчетном периоде; доработан документ «Начисление за первую половину месяца» согласно положению об оплате труда Юникон; реализован функционал назначения и выплаты отложенных премий.
• доработка управленческих отчетов: например, отчет по начислениям (удержаниям, взносам) в разрезе мест возникновения затрат (МВЗ), отчет для проверки среднего заработка, используемого при расчете резервов отпусков, отчет по суммам резервов отпусков в разрезе МВЗ.
• настроен обмен информацией между системами: подключение к SAP выполняется через COM-соединение. В дальнейшем отправка и получение данных осуществляется через RFC-функции SAP. В «1С:ЗУП КОРП» разработан отдельный общий модуль для взаимодействия с SAP.
• настроен обмен с Active Directory для получения e-mail сотрудников. Подключение также осуществляется через COM-объекты.
• организовано разграничение доступа к информации для разных групп пользователей, что минимизирует риски утечки конфиденциальной информации о размере заработной платы сотрудников компании.
• решены задачи по адаптации к изменениям законодательства по НДФЛ с 1 января 2023 года.

В ходе опытной и промышленной эксплуатации выходили обновления программного продукта «1С:ЗУП КОРП», что обусловило необходимость корректировать бизнес-процессы учета, адаптировать ПО, инструкции, выверять и корректировать результаты расчетов.

Ключевым итогом проекта для нас стала возможность полноценно работать в системе, в которой автоматизирован расчет заработной платы и отчетность в соответствии с требованиями законодательства РФ.

В ходе проекта нам удалось выстроить конструктивный диалог: мы совместно ставили цели каждого этапа и видели, что представители стороны исполнителя прилагают все усилия, чтобы выполнить их максимально качественно.

Подразделения, деятельность которых непосредственно лежит в контуре проекта, продолжали функционировать в штатном режиме благодаря грамотному и чуткому сопровождению специалистов IT-компании Lad. Мы успешно реализовали поставленные на старте проекта цели — получили стабильно работающую систему, функционал которой полностью покрывает текущие потребности. Пользователи прошли обучение и овладели инструментарием, необходимым для самостоятельной и корректной работы в системе.

За время сотрудничества проектная команда IT-компании Lad – ООО «ЛАД Ай Ти» подтвердила свой высокий профессиональный статус, продемонстрировала компетентность, проактивность, внимательное и корректное отношение к пользователям и пожеланиям заказчика даже в условиях интенсивной загрузки.