Автоматизация процесса сбора заявок в сети кафе-кондитерских на базе программного продукта "Трактир Back Office 2.0"
- Повысить оперативность получения информации по заказам с торговым точек на производстве
- Упростить взаимодействие цеха производства с торговыми точками
- Автоматизация функций операторов на производстве
Информация о компании-заказчике:
Малинники - это современная пекарня-кафе-кондитерская. Открылась в г. Абакане Республики Хакасия в 2013 году. За последние 10 лет компания стала одним из лидеров республиканского рынка кондитерской продукции. Пекарня-кафе-кондитерская Малинники предлагает полный ассортимент различной продукции: более 15 вариантов ремесленного хлеба, торты для любого праздника, фирменные десерты, сладкие сувениры и аксессуары, классические русские пироги, сытную выпечку и пирожки. Компания производит кондитерские изделия на производстве, а реализует свою продукцию в регионе в 17 кафе и торговых точках.
- торговые точки оставляли заявки в производственный цех на пополнение товарного запаса в телефонном режиме
- операторы заносили эти заявки в информационную систему вручную
- на ежедневную типовую операцию уходило большое количество ручного труда, плюс расходы на связь
Уникальность и инновационность проекта:
- Адаптированный под мобильные устройства бизнес-процесс компании по взаимодействию производства с точками реализации продукции
- Возможность с мобильного устройства оформлять заказ на производство для доставки товара в кафе
- Возможность с мобильного устройства отслеживать востребованную продукцию для каждого кафе, видеть доступную готовую продукцию на производстве для заказа для оперативного пополнения товарного запаса
Результаты проекта:
- Обеспечено мобильное управление Созданием заказа: В кафе с помощью мобильного приложения можно заказать продукцию из производства, заказ автоматически попадает к оператору на производство для сборки заказа, продукция передается на доставку из производства в кафе, в кафе приемка продукции согласовывается в приложении.
- Эффективность операторов на производстве повысилась за счёт максимального сокращения времени выполнения ручных операций, заказ попадает в систему автоматически.
- Налажена оперативная система контроля доставки в торговую точку, при приемке товара подтверждение наличия всех единиц товара, отклонения фиксируются в мобильном приложении, бумажный документооборот внутри компании ликвидирован.
- Настроено автоматическое заполнение заявки в зависимости от рейса и доступности продукции к заказу в зависимости от дня недели.
- Создано визуальное выделение «ходовой» продукции в момент формирования заявки.
- Уполномоченные сотрудники обеспечены доступом к архиву заказов, что позволяет анализировать спрос на продукцию.
Автоматизированы следующие функции:
- Логистика адресного склада
- Резервирование ТМЦ
- Управление складскими запасами
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Наш клиент имеет сеть кафе-кондитерских около 20-ти торговых точек, по мере развития бизнеса появилась задача автоматизации процесса сбора заявок на производство.
В процессе анализа системы были выявлены следующие недостатки:
- торговые точки оставляли заявки на пополнение товарного запаса в телефонном режиме,
- операторы заносили эти заявки в информационную систему вручную
- на ежедневную типовую операцию уходило большое количество ручного труда, плюс расходы на связь.
Решение
Специалисты it-компании «Бизнес Форум» разработали мобильное приложение на базе 1С, которое позволило в онлайн режиме оформлять заявки на производство. Мобильное приложение позволило решить следующий ряд задач:
- Создание заказа на производство в разрезе нескольких рейсов в течении дня;
- Автоматическое заполнение заявки в зависимости от рейса и доступности продукции к заказу в зависимости от дня недели;
- Автоматическое визуальное выделение «ходовой» продукции в момент формирования заявки;
- Отправка заявки «онлайн» в управляющую систему производства;
Результат
Оперативное исполнение
Проект по автоматизации сбора заявок на производство был завершен за 40 рабочих дней, в результате компания получила полностью работающую систему автоматизации бизнеса, которая охватывает все основные процессы сбора заявок.
Легкое начало работы, простота использования сотрудниками
В сети кафе-кондитерских были установлены планшеты на базе Android с мобильным приложением разработанным сотрудниками it-компании «Бизнес Форум».
Повышение рентабельности: замена ручного труда на оперативный онлайн обмен данными
Для работы приложения нужен лишь доступ к интернету, приложение получает данные из облака в онлайн режиме.
В ходе работы была выявлена высокая стабильность работы приложения.
Автоматизация процесса сбора заявок позволила полностью отказаться от ручного труда операторов и сократить расходы на связь.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка интеграции между информационными системами
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)