Внедрение 1С:Документооборот в компании DAICHI
ООО "Даичи"
С учетом всех требований: внедрение "1С:Документооборот" в компании Daichi с использованием технологии Scrum
Как переход на современную систему автоматизации бизнес-процессов помог повысить эффективность и упростить процессы согласования договоров и формирования кадровых документов.
Выбор новой системы
Компания Daichi с 1997 года занимается поставками климатической техники ведущих производителей мира в Россию, а с 2019 года начала выпускать кондиционеры под собственным брендом. Сегодня в ее активе более 100 сертифицированных сервисных центров, 21 представительство, 47 оптовых баз и больше 5 тыс. партнеров во всех регионах РФ.
Для автоматизации оперативного управленческого учета заказчик использовал "1С:ERP", а для автоматизации бизнес-процессов – западную систему, которая на сегодняшний день устарела, не поддерживала современные функции и не обладала достаточной гибкостью. В связи с этим, компания решила перейти на отечественный софт, который впоследствии можно было бы интегрировать с "1С:ERP" и создать на его основе корпоративную среду для автоматизации различных задач.
Среди предложенных систем клиент выбрал "1С:Документооборот 3.0", во многом благодаря возможности создания цифрового архива документов.
Процесс внедрения
Управление проектом шло по технологии Scrum, чтобы в максимально сжатые сроки заказчик мог получить результат. Были проведены:
- Обследование (сформулированы пожелания и требования к системе);
- Моделирование;
- Проектирование (составлены задания на доработку выявленных функциональных разрывов по итогам моделирования);
- Разработка недостающего функционала;
- Тестирование функционала;
- Внедрение.
Если бы в рамках организации работ использовалась классическая технология «водопада», то за время изучения и проектирования бизнес-процессы заказчика могли бы серьезно измениться, и это бы только затормозило и усложнило внедрение продукта.
На первом этапе была осуществлена автоматизация бизнес-процессов по согласованию договоров, формированию заявок на оплату и контролю исполнения задач. Для этого бизнес-аналитики подготовили перечень документов, которые необходимо было автоматизировать, а технические специалисты настроили шаблоны документов в рамках новых цифровых процессов.
До этого согласование договоров у заказчика проходило в ручном режиме. Теперь же для этого бизнес-процесса настроены различные маршруты, что значительно сокращает сроки обработки документов и повышает эффективность работы всей компании.
Второй блок внедрения "1С:Документооборот" коснулся кадрового учета. Здесь были автоматизированы такие вопросы, как:
- Подача заявки на командировку;
- Создание отчета по командировке;
- Подготовка заявления на отпуск;
- Перенос отпуска;
- Утверждение отпуска.
Для удобства заказчика система была доработана таким функционалом, как, например, установка лимитов по затратам на командировку в зависимости от места назначения (Россия или другие страны) или создание напоминаний о необходимости сдать отчет по командировке.
На данном этапе предполагается, что в этой системе будет работать 600 сотрудников головного офиса в Москве, а впоследствии она будет расширена и на сеть филиалов по всей России.
Результаты и планы
Проект был реализован за восемь месяцев силами команды из четырех человек: руководителя, архитектора и двух разработчиков.
В будущем заказчик строит планы по развитию системы с точки зрения новых направлений и расширения функционала. Кроме того, есть намерение по разработке мобильного приложения.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
1. Информация о компании: ООО "Даичи", Москва, (https://daichi.ru/about/) отечественная торговая марка, под которой выпускаются кондиционеры бытового и промышленного класса. Изначально это название компании официального дистрибьютора, с 1997 года занимающейся поставками климатической техники ведущих производителей мира в Россию. Сегодня в ее активе более 100 сертифицированных сервисных центров, 21 представительство, 47 оптовых баз и больше 5 тысяч партнеров во всех регионах РФ.
2. Исходная ситуация: В компании существует необходимость автоматизации бизнес-процессов по согласованию договоров, формированию заявок на оплату, контроль исполнения задач. Замена предыдущей системы западного образца, которая не удовлетворяла требованию заказчика.
3. Выбор продукта:
Продукт 1С:Документооборот 3.0 отвечал поставленным задачам и позволял создать цифровой архив документов.
4. Решение:
Проведен анализ и сбор данных, продано ПО. По результатам обследования было составлено техническое задание на реализацию процессов в системе электронного документооборота.
В рамках проекта внедрения:
Выполнены разработки по следующему списку:
• 1С:Документооборот: печатная форма "Заявка/Отчет по командировке"
• Настроена цветовая индикация реквизитов "План" и "Факт"в "Заявке на компандировку" и "Отчет по командировке"
• Созданы задачи для ответственного по просроченным Заявкам на командировку без Отчета по командировке
• Настроена автоматическая установка связи документов
• Настроен процесс согласования документов (заявка на командировку, отчет по командировке, заявка на оплату, договор и счет, договоры поставки)
Созданы и настроены виды внутренних документов:
• Заявка на командировку
• Отчет по командировке
Выполнены настройки следующих процессов:
• Созданы и настроены роли исполнителей задач
• Созданы условия маршрутизации задач
• Настроены дополнительные реквизиты документов
• Настроены формы документов (редактирование дополнительных реквизитов)
Выполнены работы по настройке следующих документов6
• Настроены реестры документов
• Настроен процесс согласования документов
5. Результаты:
• сокращение сроков согласования заявок;
• настроены маршруты согласования документов;
• снижение количества ошибок при заполнении документов;
• обеспечен контроль сроков;
•Повысилась исполнительская дисциплина.
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию.
7. Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая
3. Количество сотрудников: 750.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 500.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: более 20 000
6. Наличие территориально-распределенной СЭД нет
7. Обучение: дистанционно
8. Осуществляется ли сопровождение: общий договор на внедрение и сопровождение.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика