Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "1С:Управление нашей фирмой 8 на 5 пользователей" в компании ООО "МЕТИЗКОМПЛЕКТ"

КЕЙС ОПТОВОЙ КОМПАНИИ ООО «МЕТИЗКОМПЛЕКТ»: ВНЕДРЕНИЕ АДРЕСНОГО ХРАНЕНИЯ ТОВАРОВ

ООО «Метизкомплект» занимается оптовой продажей различных видов крепежных изделий уже более десяти лет. Сотрудничает с производителями в России и за рубежом. На складе организации хранится свыше 400 тонн крепежа.

Каждый день в нашу компанию поступает большое количество товаров, которые нужно быстро разместить на складе, хранить некоторое время и вовремя отгрузить покупателям. Для организации этих процессов в свое время мы внедрили адресную структуру склада, разбили складское помещение на ячейки и присвоили каждой зоне свой код. Но дальнейшего развития адресная система, к сожалению, не получила. Сотрудники отражали информацию о нахождении того или иного крепежа на бумаге, в excel, а иногда и вообще не фиксировали, а просто давали устные комментарии коллегам. Конечно же, из-за этого возникали различные форс-мажоры и неприятные ситуации в виде задержек отгрузок, простоя и т.п. Кроме того, без внедрения полноценного складского учета мы не могли контролировать остатки на складе и соответственно получали значительные отклонения по итогам инвентаризации.

На момент принятия решения об автоматизации склада мы уже использовали программу "1С:Бухгалтерия" и ограниченный функционал "1С:Управление торговлей" в части выписки документов. Интеграции этих программ в единую систему не было. Бухгалтеру приходилось вводить первичные документы и просчитывать себестоимость вручную.

С ростом нашего бизнеса все эти проблемы обострялись, поэтому мы занялись поиском подрядчика. При выборе партнера мы руководствовались такими критериями как:

• наличие опыта внедрения программ складского учета для оптовых компаний;
• адекватная стоимость проекта;
• оперативный срок реагирования на наши задачи.

Наша обслуживающая компания по договору информационно-технологического сопровождения (ИТС) соответствовала всем этим критериям. Более того, нижегородский офис компании «Первый БИТ» предложил выделить на проект команду компетентных специалистов, чтобы не просто решить наши задачи, а сделать это оптимальным способом.

Задачи, которые мы договорились решить в первую очередь: 

1. Автоматизация адресного хранения с отражением в учетной системе.
2. Организация контроля складских остатков и взаиморасчетов с контрагентами.
3. Автоматический расчет себестоимости.
4. Настройка выгрузки из программы складского учета в "1С:Бухгалтерия".

На первом этапе аналитик проектной команды провел аудит наших бизнес-процессов, в ходе которого было выявлено несоответствие складских остатков учетным данным и некорректное заполнение справочников номенклатуры. Также выяснили какие отчеты и документы используются в работе сейчас, а какие дополнительные функции мы бы хотели видеть в программе в ближайшей перспективе.

После аудита консультанты компании «Первый Бит» провели обзор возможностей двух программ – "1С:Управление торговлей, ред.11" и "1С:Управление небольшой фирмой, ред.3.0".

"1С:Управление торговлей" мы уже использовали в работе и изначально планировали, что автоматизация склада будет именно на базе этой программы. Однако в ходе демонстрации и обсуждения нюансов отражения тех или иных операций мы сделали выбор в пользу 1С:УНФ.  Эта программа нам показалась более простой в работе с адресным хранением, удобной и понятной в плане интерфейса. К тому же в 1С:УНФ была реализована важная для нас функция – отражение передачи материалов на переработку сторонней компании.

Для предотвращения сложностей со сдачей регламентированной отчетности и упрощения процесса переноса данных из существующих программ в 1С:УНФ, было принято решение начать использовать новую учетную систему с начала календарного года. До этого момента выполнялись подготовительные работы:

• Настройка клиент-серверного режима работы.
• Установка программы на 10-ти рабочих местах.
• Обучение пользователей.     

Мы, в свою очередь провели инвентаризацию и ввели начальные остатки на конец 2022 года. Также корректно заполнили справочник номенклатуры.

С января 2023 года начался этап запуска системы в работу. Мы очень благодарны сотрудникам компании «Первый БИТ» за консультационную и техническую поддержку в этот период. Их помощь позволила оперативно устранять возникающие сложности.

Следующим этапом стала отладка системы под наши бизнес-процессы, что-то настраивали за счет функционала программы, что-то путем доработок. Основные работы этого этапа:

1. Настройка печати складских документов под наши требования.
2. Оптимизация подбора товаров в заказ клиента.
3. Автоматизация сборки/разборки товаров и их перемещение по ячейкам.
4. Распределение услуг переработки на конкретные номенклатурные позиции.
5. Разграничение прав пользователей по блокам и выполняемым функциям.
6. Доработка отчета по срокам дебиторской и кредиторской задолженности под наши требования (установка отличных от заданных в программе сроков и изменение структуры отчета).
7. Настройка выгрузки данных из "1С:УНФ" в "1С:Бухгалтерия"

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

1. Внедрена адресная система хранения товаров с отражением всех складских операций в программе 1С:УНФ. Складские помещения используются более рационально. Найти тот или иной товар не составляет никакого труда, все хранится в соответствии с данными, указанными в программе. Заказы собираются гораздо быстрее, практически не возникает ошибок в их комплектации, что положительно влияет на уровень клиентского сервиса.  
2. Организован контроль складских остатков и взаиморасчетов с контрагентами. Больше нет необходимости в частом проведении инвентаризации, а сама процедура проходит значительно быстрее. Доработанный отчет по кредиторской и дебиторской задолженности позволяет нашим сотрудникам отслеживать сроки и размеры оплат, управлять финансовыми потоками таким образом, чтобы не возникало материальных и репутационных потерь.
3. Себестоимость заказов рассчитывается автоматически. Бухгалтеру больше не требуется часами просчитывать все вручную. Необходимая информация для анализа эффективности использования ресурсов, снижения издержек и увеличения прибыли появляется на экране за пару кликов.
4. Настроена выгрузка первичных документов из "1С:УНФ" в "1С:Бухгалтерия". Теперь нет необходимости дублировать ввод документов в две программы.

Таким образом, задачи проекта решены в полной мере, что в конечном итоге позволило нам повысить лояльность клиентов, снизить издержки и соответственно увеличить прибыль.