Внедрение подсистемы для работы сервисного центра в ООО "Кофейные традиции"

Автоматизация сервисного центра компании «Кофейные традиции»

Компания «Кофейные традиции» многие годы занимается оптовой продажей кофе, чая и сопутствующих товаров.
Компания динамически развивалась, открывала новые филиалы, а несколько лет назад руководство решило запустить новое направление по продаже, аренде и сервисному обслуживанию кофейного оборудования для HoReCa и офисов.

Новое направление требовало автоматизации для учета оборудования и клиентов.
Основными задачами стали:

1. Обеспечение учета выдаваемого в аренду оборудования.
2. Контроль за возвратом оборудования.
3. Учет затрат на сервисное обслуживание и ремонт оборудования.
4. Пакетное формирование печатных форм документов.
5. Обмен данными с "1С:Бухгалтерией".

К моменту запуска нового направления компания уже работала в "1С:Управлении торговлей 8, ред. 11", а сопровождением занималась компания «Легасофт». Т.к. у нас уже имелась учетная система, устраивающая всех сотрудников, рассматривать вопрос по приобретению отраслевой конфигурации для сервисного центра посчитали нецелесообразным, т.к работать в нескольких базах неудобно.

Проанализировав бизнес-процесс, мы поняли, что деятельность сервисного центра отражается в нескольких основных функциях: необходимо отражать приобретение оборудования, выдачу оборудования в аренду, формировать заявку на выезд в случае поломки и вести учет возврата из аренды.

Штатные средства конфигурации нас не устроили, поэтому вместе с представителями компании «Легасофт» мы решили доработать несколько документов:

1. Заявка на поставку оборудования - содержит всю необходимую информацию о клиенте и точке доставки оборудования. В документ добавляется номенклатура с указанием серийного номера оборудования и продолжительность аренды.
2. Заявка на возврат оборудования - при сдаче оборудования инженером СЦ формируется акт приема-передачи, оценивается состояние и осуществляется приемка.
   
3. Заявка на выезд - при поступлении запроса на выезд оператором подготавливается заявка для сервисного инженера. Зная клиента и видя всю историю взаимодействия с ним в учетной системе, можно заранее понять о каком оборудовании идет речь и какого мастера лучше отправить.

По возврату с выезда мастер готовит акт осмотра оборудования, информация из которого заносится в заявку. В ней указываются проведенные работы и запчасти, которые потребовали замены, а также тип ремонта - гарантийные или коммерческий.
Т.к база клиентов предприятия довольно большая, потребовалась разработка отчетов по работе с клиентами и в разрезе каждого кофейного аппарата. 
Все доработки проводились в расширениях без изменения код конфигурации. Однако дописанный функционал и объем базы затруднял ее своевременное обновление.
Поэтому для обмена с "1С:Бухгалтерией" специалисты компании «Легасофт» предложили использовать не типовую синхронизацию, а обработку для переноса документов из "1С:Управление торговлей" в "1С:Бухгалтерия". Такая обработка позволяет оперативно обмениваться документами и не требует доработки правил обмена.

В результате автоматизации руководство смогло оперативно получать информацию о работе направления. Специалисты сервисного центра в любую минуту могут изучить историю работы с клиентом, проанализировать причины поломки оборудования.