Модернизация системы управления автопарком ООО "ОБЪЕДИНЕННЫЕ РЕГИОНАЛЬНЫЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ" на базе ПП «1С:Управление автотранспортом 8»

АО «ОРЭС-Тольятти» обеспечивает электроснабжение населения, городских коммунально-бытовых потребителей, объектов социальной и инженерной инфраструктуры г. Тольятти. Предприятие входит в Группу компаний «ОРЭС»  («Объединенные региональные электрические сети»). 

Цели проекта:

Модернизация системы управленческого и оперативного учета автопарка «ОРЭС-Тольятти» - одного из обществ контура «ОРЭС» на базе актуальной версии «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ».

Задачи:

• Разработать механизмы переноса оперативных данных в новую информационную базу, проверить корректность и полноту переноса с помощью сверки баз.
• Выполнить интеграцию всех используемых компанией программных продуктов в единую экосистему 1С.
• Создать условия для перехода на поддержку системы силами ИТ-отдела «ОРЭС-Тольятти».

Ситуация до внедрения:

Ранее в АО «ОРЭС-Тольятти» для ведения управленческого и оперативного учета работы автомобильного парка использовалось решение "1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом" на базе платформы «1С:Предприятие 8.2». Версия решения устарела, развитие и поддержка программы стали затруднены. Компании был недоступен доработанный функционал продукта и новые механизмы управляемых форм документов технологической платформы «1С:Предприятие 8.3». Для реализации проекта модернизации системы учета АО «ОРЭС-Тольятти» обратилось к разработчику решения — компании «1С-Рарус». 

Особенностью модернизации системы стала разработка механизмов переноса информации из текущей системы в конфигурацию актуальной версии. Срок хранения ретроспективных данных по работам «ОРЭС» должен составлять не менее 5 лет. Путевые листы, по которым ведется учет ГСМ, ремонтные задания и другие вводные используются при построении отчетов для Министерства транспорта. Поэтому перенос информации требовалось сделать в полном объеме, без ошибок и потери данных. 

Масштабный переход на новую версию «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» осуществлялся поэтапно. 

Первоначально эксперты «1С-Рарус» проанализировали используемый функционал и доработки предыдущей конфигурации. Затем провели полное обследование и описание бизнес-процессов компании для их сопоставления с функционалом новой системы.  

Для осуществления переноса команда «1С-Рарус» разработала механизм сверки между базами. Так как структура хранения информации в новой и старой редакции программы отличалась, была выполнена конвертация данных. При моделировании осуществлялась проверка корректности переноса и полноты данных. 

Если в результате сверки выявлялись ошибки, то процесс переноса дорабатывали и запускали снова. В течение месяца консультанты «1С-Рарус» поддерживали пользователей, корректировали работу системы. Чтобы уверенно пользоваться новой системой, сотрудники АО «ОРЭС-Тольятти» прошли онлайн-обучение. 

Внедренные подсистемы продукта: 

• управление транспортом;
• учет ГСМ;
• учет ремонтов и агрегатов;
• учет выработки водителей;
• учет ДТП и штрафов.

Результаты проекта:

1. Разработаны механизмы переноса и сверки баз, выполнена успешная миграция данных в новую систему. В результате выгрузки данных из «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» данные управленческого и бухгалтерского отчета совпали, что говорит о корректном переносе. 
2. Выполнена интеграция «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» с системой бухгалтерского и налогового учета. Появилась возможность разносить данные в разрезе транспортных средств по счетам учета. Сверки данных между информационными системами проходят в автоматическом режиме, что позволяет экономить время бухгалтеров на сопоставление данных и поиск расхождений.
3. Настроен механизм передачи информации по новым сотрудникам, зарплате и фактически отработанному времени из «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» в «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Специалисты кадровой службы полностью отказались от ручного заполнения данных и ручных сверок, что привело к увеличению точности данных.
4. Выполнена интеграция «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» с системой мониторинга транспорта Fort Monitor. Это позволяет в автоматическом режиме контролировать посещение точек по заданиям, выданным диспетчерами, а также своевременно контролировать отклонение техники от запланированных маршрутов, анализировать данные о пробеге транспортных средств.
5. Произошло ускорение формирования управленческой отчетности, в ряде случаев до 50%. Показатели эффективности предприятия контролируются в автоматическом режиме. Это позволило высвободить время сотрудников, занимавшихся подготовкой, контролем и сведением отчетности, на более нужные для предприятия задачи. 
6. Модернизация системы управления автотранспортом и ее интеграция с другими системами 1С, используемыми на предприятии, привели к повышению эффективности работы следующих сотрудников АО «ОРЭС-Тольятти»: 
• Диспетчеры: ведут учет по путевым листам, принимают заявки на транспортные средства, учитывают горюче-смазочные материалы (ГСМ), формируют отчеты по ГСМ и ведут учет износа шин.
• Механики: ведут учет заявок на ремонт и проведение работ в собственной ремзоне.
• Ведущий специалист: занимается учетом ремонтов в сторонних организациях, штрафами ГИБДД, утверждает нормы расхода ГСМ.
• Экономист: закрывает месяц, формирует отчеты, распределяет затраты по счетам.
7. Созданы условия для самостоятельной поддержки и развития ИТ-ландшафта компании силами ИТ-отдела «ОРЭС».

Григорий Овчинников, специалист производственно-технического управления АО «ОРЭС-Тольятти»: «Компания "1С-Рарус" помогла тольяттинским электросетям перейти на современную версию отраслевого продукта "1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ". Мы самостоятельно масштабировали проект на Владимирскую область и планируем тиражировать изменения на остальные электросетевые компании Группы компаний «ОРЭС». Наша ИТ-служба ставила цель дальнейшей поддержки программы собственными ресурсами. Появилось полное понимание, что сделано в текущей информационной базе, изменения задокументированы. При поступлении требований пользователей мы можем самостоятельно принимать решения об изменениях программы. В предыдущей программе для изменения печатной формы путевого листа требовалось до месяца согласований, в новой процесс занимает от 3 до 5 дней. В перспективе хотим планировать ремонт по графикам с учетом плановой наработки транспортных средств и ввести маршрутные листы для автоматического контроля посещения аварийных объектов».