Автоматизация документооборота на базе ПП «1С: Документооборот КОРП 8» в АО "АЛТАЙСКИЙ ПРИБОРОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД "РОТОР"

Акционерное общество «Алтайский приборостроительный завод «Ротор»» - одно из ведущих промышленных предприятий России. С момента своего образования, и в течение всего периода деятельности, предприятие относится к судостроительной отрасли промышленности, с 2009 года - в составе АО «Концерн «ЦНИИ «Электроприбор»», г. Санкт-Петербург.
Приоритетным направлением деятельности «Ротора» на сегодняшний день является производство продукции специального назначения и активное развитие производства товаров народного потребления. В рамках своей основной специфики предприятие производит: навигационные приборы для судостроения, детали и сборочные узлы для авиации, комплектующие изделия для тактического ракетного вооружения, управляющие и вспомогательные комплексы для ПВО, электронные блоки по заказу космических войск, детали и узлы для оптико-электронных приборов.
В рамках направления производства товаров народного потребления представлены - бытовая техника (электромясорубки, электросушилки), медицинская терапевтическая техника, автомобильные товары, техника для фермерских хозяйств, изделия из пластмасс.

До обращения в франчайзи ИнфоСофт весь документооборот компании велся полностью в ручном режиме. Мысль о внедрении электронного документооборота зародилась еще в конце 2021 года. Одной из главных причин, подтолкнувших нас к решению о скором внедрении нового программного продукта, стала невозможность контролировать сроки исполнения документов. Сотрудникам их просто негде было посмотреть. Основными причинами и предпосылками к внедрению стали:
• Значительное увеличение количества ОРД (Организационно-распорядительных документов);
• Ужесточение требований к срокам согласования договоров по ГОЗ (Государственный оборонный заказ);
• Перебои с поставкой офисной бумаги и резкое повышение ее стоимости;
• Необходимость удаленного согласования документов руководством;
• Долгий процесс согласования документов;
• Консолидация документооборота в Концерне.

Так мы пришли к мысли о внедрении электронного документооборота на наше предприятие. В качестве партнера мы выбрали АО "Корпоративные ИТ-Проекты", официальный партнер "ИнфоСофт", как надежного эксперта, зарекомендовавшего себя на рынке автоматизации бизнеса. Было принято решение внедрить и доработать «1С:Документооборот 8». Специалистами франчайзи ИнфоСофт была оказана помощь в выборе оптимальной версии программного продукта.

После экспресс-обследования совместно со специалистами АО «Корпоративные ИТ-проекты» были сформулированы цели проекта автоматизации, требования к новой системе и план работ. Целями проекта стали:
• Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота;
• Отказ от бумажного документооборота;
• Обеспечить удобство и быстродействие новой системы.

В рамках проекта перед АО «Корпоративные ИТ-проекты» были поставлены следующие задачи:
• Регламентация основой нормативно-справочной информации предприятия;
• Создание и настройка входящей и исходящей корреспонденции;
• Создание и настройка организационно-распорядительных документов;
• Автоматизация процессов обработки документов;
• Договорная работа;
• Межцеховая кооперация;
• Делегирование полномочий.

В начале апреля 2022 года мы обратились в франчайзинговую сеть «ИнфоСофт», а уже в начале мая 2022 года сотрудники нашей компании изучали новую систему на своих рабочих местах. После запуска системы в опытную эксплуатацию, специалисты АО «Корпоративные ИТ-проекты» оказывали оперативную помощь и поддержку в решении вопросов сотрудников нашей компании.

В период с июня 2022 по июль 2022 коллеги франчайзи ИнфоСофт провели доработки под специфические особенности нашего предприятия, а именно:
• Доработано автоматическое заполнение документов;
• Разработана печатная форма листа согласования по регламенту АО АПЗ «Ротор»;
• Доработаны отдельные виды документов;
• Разработана возможность сокрытия личной информации от других пользователей.

Также специалистами франчайзинговой сети «ИнфоСофт» были выполнены следующие работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• Заполнена вся необходимая нормативно-справочная информация;
• Настроены автоматические обработки видов документов предприятия;
• Созданы шаблоны с автоматическим заполнением основных документов;
• Настроена бесшовная интеграция «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8»;
• Презентация смоделированных документов и процессов в «1С:Документооборот 8» специалистам АО АПЗ «Ротор». Результаты моделирования записаны на видео и используются для ознакомления;
• Написаны инструкции по созданию и обработке документов.

Были автоматизированы следующие функции:
• Ведение номенклатуры дел;
• Делопроизводство;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет и хранение документов.

В настоящий момент система находится в промышленной эксплуатации и успешно используется во всех ключевых департаментах и подразделениях компании.

В результате внедрения информационной системы были достигнуты следующие результаты:
• Повышение эффективности процессов обработки документов;
• Значительно увеличилась скорость работы с документами;
• Появилась возможность контроля сроков исполнения;
• Уменьшилось количество ручных операций, экономия бумаги и рабочего времени;
• Обеспечена систематизация документов компании;
• Повысилась исполнительская дисциплина;
• Появилась возможность количественно увидеть объем работ.
В ходе проекта было автоматизировано 156 рабочих мест.
Специалисты АО «Корпоративные ИТ-проекты» показали высокую квалификацию в области организации консалтинговых и IT-проектов, профессионализм и конструктивный подход в решении поставленных задач. Компания АО АПЗ «Ротор» готова рекомендовать франчайзинговую сеть «ИнфоСофт» в качестве надёжного партнера, и в дальнейшем намерена укреплять взаимоотношения с ним, решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве. В частности, в данный момент, совместно с АО «Корпоративные ИТ-проекты» осуществляется развитие, а также планируется реализация последующих IT-проектов по автоматизации деятельности предприятия.