Внедрение системы электронного документооборота на базе типового решения «1С:Документооборот КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цели проекта:
- использование единой системы электронного документооборота (СЭД) всеми компаниями Группы КТЗ;
- замена устаревшего программного обеспечения;
- повышение уровня доступности СЭД для пользователей Группы КТЗ;
- обеспечение сквозных процессов обработки документов внутри компаний Группы КТЗ;
- обеспечение прозрачности обработки документов внутри компаний Группы КТЗ;
- сокращение времени обработки документов внутри компаний Группы КТЗ;
- внедрение удобной систематизации документов, обеспечивающей оперативный поиск;
- обеспечение контроля исполнительской дисциплины;
- минимизация бумажного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта:
Уникальностью настоящего проекта является охват 17 предприятий, находящихся в Группе КТЗ, расположенных в различных 4 городах, единой системой электронного документооборота и предоставление доступа 2 150 пользователям (на дату подачи заявки).



Дополнительная информация к описанию проекта:

Проект реализовывался поэтапно:
На первом этапе проектом было охвачено 5 предприятий с количеством пользователей равном 380 пользователей. Внедрение осуществлялось в период с февраля по июнь 2022 года. На первом этапе были определены основные типы бизнес-процессов, виды документов группы компаний и схемы их движения.
На втором этапе проекта охватили 3 предприятия, в том числе 2 производственных, с количеством подключенных пользователей равном 450 пользователей. Внедрение осуществлялось с июня по ноябрь 2022 года.
Третьим этапом проекта охватили производственное предприятия с обособленным подразделением в г. Саранск. Внедрение осуществлялось с сентября 2022 по февраль 2023 года. Количество пользователей системы возросло на 670 пользователей.
К концу третьего этапа количество пользователей составило уже около 1500.

Четвертым этапом проекта были охвачены еще 7 предприятий, в том числе 2 производственных предприятия, с дополнительным подключением 650 пользователей. Внедрение осуществлялось в период с марта 2023 по август 2023 года включительно.
В рамках проекта проведены мероприятия по апгрейду пользовательских и серверных лицензий с версии ПРОФ на версию КОРП.
В рамках развития направления использования системы электронного документооборота на базе типового решения «1С:Документооборот КОРП» принято решение о внедрении системы еще на 7 предприятиях со сроками передачи в промышленную эксплуатацию - июль 2024 года.


Результаты проекта:
В результате внедрения системы «1С: Документооборот 8 КОРП» было получено следующее:
1. документооборот по всем компаниям Группы КТЗ (17 предприятий) стандартизирован, перенесен в единую базу;
2. оптимизирован внутренний документооборот по группе компаний. Сократились сроки составления, согласования документов, уменьшились потери документов;
3. благодаря настроенным процессам согласования система «1С: Документооборот 8 КОРП» автоматически определяет список согласующих лиц в рамках маршрута согласования, что значительно сокращает время на согласование, ускоряет оперативную деятельность компании, и делает работу с документами более упорядоченной.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей