Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в ФГБОУ ВО "Курский государственный университет"

Курский государственный университет выражает благодарность группе компаний «Гарант-Плюс» за поддержку в процессе внедрения и эксплуатации программного комплекса 1 С: Университет ПРОФ.
До внедрения ТС: Университет ПРОФ в университете использовалось ПО собственной разработки «Абитуриент», которое обеспечивало работу приемной комиссии и не осуществляло обмен данными посредством АРТ с Суперсервисом ”Поступление в вуз онлайн”. Сложность адаптации ПО собственной разработки под, постоянно изменяющиеся требования обусловили принятие решения о внедрении для работы приемной комиссии программного комплекса 1 С: Университет ПРОФ.
Внедрение 1 С: Университет ПРОФ позволило автоматизировать множество процессов в работе приемной комиссии, в том числе обеспечить возможность автоматизированного обмена данными Суперсервисом ”Поступление в вуз онлайн”. Благодаря автоматизации Приемной комиссии повысилось качество предоставляемой отчетности сотрудниками данного подразделения, Приемная комиссия смогла оперативно контролировать ход Приемной кампании в течении всего периода приема абитуриентов, сформировав отчеты на определенную дату. Организована работа с блоками «Вступительные испытания», «Зачисления», «Приказы», «ФИС». Благодаря внедренному решению, были реализованы необходимые печатные формы и договора в системе lC Университет, что значительно ускорило работу методистов Приемной комиссии. Проведено общение по основным результатам проведения приемной кампании. Озвучены основные пожелания Заказчика. Составлен план по взаимодействию на ближайший год.
Подготовка и запуск в эксплуатацию 1 С: Университет ПРОФ осуществлялись поэтапно.

1 этап внедрения «Формирование рабочей группы проекта»:
По итогам победы ГК «Гарант-Плюс» на площадке и заключению контракта на внедрение 1 С: Университет ПРОФ — была организована встреча с ключевыми специалистами работы Приемной комиссии ФГБОУ ВО Курского государственного университета, был определен общий состав проектной группы, обозначен руководитель проекта со стороны Заказчика, Руководитель проекта со стороны внедренца ГК «Гарант-Плюс» представил проектную команду. Составлен план работ. Составлен график выезда специалистов ГК «Гарант-Плюс» по адресу нахождения заказчика,

2 этап внедрения «Детальное обследование»:
Для выполнения детального обследования проектная группа ГК «Гарант-Плюс» осуществила выезд к Заказчику, были выполнены следующие работы:
- Получена информация по количеству рабочих мест заказчика; - Получения информация о характеристиках локальной сети заказчика;
- Проверка программ на наличие лицензий;
- Проведено общение со специалистом приемной комиссии по необходимым печатным формам, определен перечень требуемой документации приемной комиссии;
- Составлен список мероприятий, с указанием детального описания подсистемы ”Приёмная кампания", с разбивкой по блокам. Ознакомление проектной группы ГК «Гарант-Плюс» с внутренней документацией, структурой университета.

З этап внедрения «Моделирование процессов»:
Моделирование и демонстрация всех необходимых процессов Заказчика, на типовой базе 1 С: Университет ПРОФ,
Благодаря данному этапу,- минимизирована потребность в доработке программы, продемонстрирован типовой функционал системы, Сформулированы требования к расширениям программы.

4 этап внедрения «Настройка функциональных блоков подсистемы «Приемная комиссия». Ввод первоначальных данных»:
- Создание пользователей в системе, создание групп пользователей для удобства просмотра и назначения ролей,
- Настройка приемной кампании, конкурсных групп, планов набора.
Заполнение документа ”Индивидуальные достижения“, массовое заполнение максимальных и баллов по умолчанию.
- Заполнен справочник ”Олимпиады” (для наглядного примера, показано как привязывать олимпиады к учебным планам),
Составлен список основных справочников, необходимых к заполнению,
- Выявлены основные вопросы по заполнению информации об абитуриенте, учебным планам, конкурсным группам. Просмотр и изучение справочной информации.
- Проведена совместная работа по правильности заполнения конкурсных групп, на основании конкурсных групп ФГБОУ ВО Курского государственного университета, составление дальнейшей бизнес-цепочки по подаче заявления абитуриентом и составления личного дела и заполнения анкеты абитуриента.
Выведен основной алгоритм заполнения документа ”Анкета абитуриента“ .

5 этап внедрения «Настройка функционального блока «Работа с заявлениями абитуриентов», Настройка блоков «Вступительные испытания», «Зачисления», «Приказы», «ФИС»:
Работа над заполнением вступительных испытаний, отражение в заявлении без ВИ, внесение данных о дипломе, средний балл аттестата, приоритеты.

6 этап внедрения «Добавление необходимых печатных форм приказов/договоров в систему. Настройка отчетов»:
Разработка технических заданий на доработку печатных форм, тестирование реализованных печатных форм.
Выполненные доработки в ТС: Университет ПРОФ:
- Печатная форма ”Экзаменационный лист“;
- Печатные формы заявлений для бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и СПС);
- Опись личного дела;
- Расписка;
- Печатной форма заявлений по межправительственным соглашениям;
- Внешняя печатная форма и способ формирования ” Договор на оказание образовательных услуг“ для бакалавриата, специалитета, магистратуры между обучающимся и вузом;
- Внешняя печатная форма и способ формирования ” Договор на оказание образовательных услуг“ по Аспирантуре между обучающимся и вузом между обучающимся и вузом;
- Внешняя печатная форма и способ формирования ” Договор на оказание образовательных услуг“ по СПО между обучающимся и вузом;
- Внешняя печатная форма и способ формирования ” Договора на оказание образовательных услуг“ по СПО между вузом, обучающимся и заказчиком, оплачивающим обучение;
- Внешняя печатная форма ” Договора на оказание образовательных услуг“ на Аспирантуру между вузом, обучающимся и юр.лицом, оплачивающим обучение;
- Внешняя печатная форма ”Договора на оказание образовательных услуг“ на для бакалавриата, специалитета, магистратуры между вузом, обучающимся и юр.лицом, оплачивающим обучение;
- Отчет ”Рейтинг, абитуриенты в конкурсе внебюджет”;
- Отчет «Иностранные абитуриенты»;
- Отчет ”Рейтинг, абитуриенты в конкурсе особое право"; - Отчет "Абитуриенты с дипломом СПО".

7 этап внедрения «Настройка синхронизации с основными сервисами»:
- Проведены настройки в соответствии с инструкцией по настройке взаимодействия ” lC Университет ПРОФ“ с ФИС ГИА и Приема.
- Проверены выгруженные справочники и соответствие справочников ФИС.
- Настройка работы с «Мастером списков поступающих», настройка вывода на печать в нужном формате.
- Разбор алгоритма работы обработки по синхронизации с ФИС ГИА и Приема,
- Настройка «Суперсервиса», выгрузка информации, Настройка рабочего контура «Суперсервис», выгрузка информации в сервис из рабочей базы.
Выполнена работа по выгрузке данных в ФИС ГИА, создана и настроена ПК по спец. квоте, проведены настройки, созданы КГ, ВИ. Настройка выгрузки в «Суперсервис».
- Выполнена настройка и выгрузка данных в «Суперсервис» ”Поступление в ВУЗ онлайн” из ”lC Университет”, Настроены соответствия справочников ”Категории индивидуальных достижений”.
- Выгрузка данных в «Суперсервис», изменение статуса ПК на статус ”Идет прием“ ,
- Проверка выгруженной информации из lC: Университет в
Суперсервис ”Поступление в вуз онлайн”,
- Работа по настройке регламентной выгрузки файла с рейтингом поступающих, который формируется в «мастере списков поступающих» для дальнейшей выгрузки по расписанию на FTP ресурс,

8 этап внедрения «Настройка разграничений доступа по документам»:
- Протестированы изменения в правах доступа на уровне справочников;
- Разбор настроек прав доступа, согласно списку сотрудников, расписание ролей, доступных прав, справочников;

9 этап внедрения «Составление инструкций пользователей по конфигурации ” 1 С: Университет ПРОФ”»:
-Предоставление инструкций по взаимодействию с сервисами ФИС
-ГИА, «Суперсервис «Поступление в вуз онлайн»;
-Предоставление инструкций по работе членов Приемной комиссии;
-Предоставление инструкций по работе с мастером списков поступающих;
-Предоставление инструкций по 'формированию отчетов приемной комиссии.

10 этап внедрения «Обучение рабочей группы и технических специалистов заказчика, начало работы с программой»:
По итогу успешной загрузки данных по абитуриентам, было проведено обучение сотрудников приемной комиссии (ввод первоначальных данных о абитуриентах, работа с сервисами ФИС ГИА и «Суперсервис «Поступление в вуз онлайн», формирование для Деканов отчетности по статистике по абитуриентам, с рейтингом в общем списке поступающих). Обучение проводилось как на рабочих местах сотрудников, так и общими собраниями (выезды/удаленный формат).

11 этап внедрения «Промышленная эксплуатация»:
Консультация сотрудников по текущим работам в программном продукте 1 С Университет ПРОФ;
- Разработка дополнительных печатных форм и отчетов;
- Обучение новых сотрудников Заказчика;
- Обновление программы до актуального релиза.

Сотрудниками ГК «Гарант-Плюс», согласно плана внедрения, был реализован проект ТС Университет ГРОФ в части Приемной комиссии в определенные договором сроки, Благодаря внедренному решению, сотрудники ФГБОУ ВО Курского государственного университета успешно выполнили задачи приемной кампании, Максимально ушли от «ручной» работы сотрудника и сократили время на обработку информации по одному абитуриенту. Обучение, консультирование и решение вопросов пользователей в большей мере, выполнялось удаленно с помощью сервиса 1С-Коннект, Это позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество услуг.
В системе внесено минимальное количество доработок, что в следствии за собой не несет огромные затраты времени на обновление.
В результате реализации проекта:
- Достигнута полная автоматизация работы приемной комиссии;
- Повысилась достоверность предоставляемой отчетности;
- Приемная кампания была проведена успешно;
Реализован обмен с государственными сервисами приемной кампании.

С благодарностью сотрудникам ГК «Гарант-Плюс».