Модернизация корпоративной информационной системы ООО «Компания Реал» на базе "1С:Управление торговлей 8"

Более 28 лет ООО "Компания Реал" работает в сфере комплексного снабжения, логистики и дистрибуции. Заказчики – предприятия сегмента HoReCa, сети общественного питания, рестораны высокой кухни, кейтеринг, отели, социальные объекты, автозаправки, ритейл.

Компания поставляет одноразовую и многоразовую посуду, бумажно-гигиеническую продукцию, упаковку на вынос, фасовочные материалы, спецодежду, профессиональную и бытовую химию, канцелярские товары, уборочный инвентарь и технику. Комплексное снабжение – инновационный подход к обеспечению функционирования предприятий.

До старта проекта в 2022 году в качестве корпоративной информационной системы в компании использовалась иностранная ERP-система. Были проблемы с доступностью специалистов на рынке труда для сопровождения и развития системы. В 2022 году руководством была поставлена задача модернизировать корпоративную информационную систему (КИС) предприятия для обеспечения возможности расширения клиентской базы и упрощения учётных функций.

Предпосылки проекта:

• Использование устаревшего зарубежного программного обеспечения и риски его дальнейшего использования и обслуживания. Одной из стратегических целей заказчика являлся переход на современное ПО от российского вендора;
• Необходимость разработки и развития интеграции с CRM-системой.

По результатам предпроектного обследования была выбрана конфигурация «1С:Управление торговлей». Внедрение выбранной системы выполнено по классической проектной технологии – было запланировано и реализовано 4 этапа проекта: Обследование, Проектирование, Разработка и Опытно-промышленная эксплуатация.

В рамках проекта автоматизированы блоки:

• Управление закупками;
• Управление продажами;
• Планирование закупок, продаж;
• Казначейство;
• Управление НСИ;
• Регламентированный учет посредством интеграции с "1С:Бухгалтерия";
• Управление затратами и расчет себестоимости;
• Мониторинг и анализ показателей деятельности.

Сложность реализации:

На складах компании в Москве и Санкт-Петербурге внедрена "1С:WMS" с большим количеством доработок, что потребовало значительного количества трудозатрат для применения типового интеграционного решения с "1С:УТ".

Для реализации задачи миграции данных в заменяемой системе требовалось проанализировать большой массив данных, необходимых к переносу из исторической системы, потребовалось значительное вовлечение всех подразделений заказчика для разработки и согласования концепции миграции исторических данных и НСИ.

Переход на новую для пользователей платформу, интерфейс и иную логику работы системы потребовал итерационного обучения сотрудников заказчика с длительным тестовым периодом работы для адаптации персонала к механизмам и интерфейсу "1С:УТ".

Отключение исторической системы было выполнено одномоментно, все подразделения перешли к работе в новой системе единовременно. Данный подход потребовал значительного привлечения ресурсов на поддержку пользователей со стороны заказчика и исполнителя.

Уникальность проекта:

Основной подход при реализации проекта был обусловлен желанием ООО "Компания Реал" получить в конце проекта обновляемую систему и минимизировать количество её доработок. Подход потребовал пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы под типовой функционал «1С:Управление торговлей» - это потребовало проведения циклических обсуждений деталей бизнес-процессов, их повторных моделирований и демонстрации функций конфигурации для принятия решения о способах покрытия требований стандартным функционалом. Весь проект был реализован полностью в удаленном формате:

• со стороны заказчика были сформированы рабочие группы по направлениям деятельности компании с архитектурным надзором со стороны главного бизнес-аналитика и руководителя проекта в одном лице;
• со стороны исполнителя был организован ранний доступ для всех сотрудников заказчика к тестовой среде с настроенными модельными примерами бизнес-процессов в типовой конфигурации «1С:Управление торговлей». Рабочие инструкции для пользователей были разработаны на первом этапе проекта.

Использованное ПО:

• «1С:Управление торговлей»;
• Интеграция с "Честный знак";
• Интеграция с "Меркурий";
• Интеграция с внешней системой ЭДО;
• Интеграция с "Битрикс24";
• Интеграция "1С:WMS" на складах в г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• Интеграция с "1С:Бухгалтерия";
• Интеграция с прочими системами.

Проект стартовал в июне 2022 года, в промышленную эксплуатацию система была запущена 27 февраля 2023 года.

Результаты проекта:

1. Основные процессы связаны информационно в едином информационном пространстве, обеспеченным посредством интеграций между системами.
2. Все модули "1С:УТ" работают как единое целое - без передачи данных посредством электронной почты или мессенджеров, как было раньше.
3. Запущен электронный документооборот с контрагентами на базе "1С:УТ" и ЭДО;
4. Повышение прозрачности данных:
   • Ожидаемые поставки видны из "1С:УТ" и "Битрикс24";
   • Видимость всей цепочки "Заказ – Оплата – Поставка" в разрезе контрагентов и товаров;
   • Расчет полной себестоимости.
5. Нормализован Каталог Продукции.
6. Нормализация бизнес-процессов компании через стандартизованные процессы в "1С:УТ" - управление договорами, управление заказами, управление доставкой, контроль оплат, управление ценовой политикой, планирование и бюджетирование, подготовка отчетности.
7. Оптимизация расходов, в том числе на ИТ.
8. Возможности "тонкого" тюнинга бизнес-процессов в рамках широкого функционала типовой конфигурации "1С:УТ".

Экономический эффект:

• Ускорение обработки заказов – 20%;
• Сокращение трудозатрат в подразделениях – 20%;
• Ускорение получения управленческой отчетности – 20%;
• Снижение объемов материальных запасов – 20%;
• Сокращение расходов на материальные ресурсы – 10%;
• Сокращение сроков исполнения заказов – 10%;
• Сокращение операционных и административных расходов – 7%.