Внедрение информационной системы на базе программного продукта «1С:Документооборот 8. КОРП» для АО «ЖТК»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Доработка форматов ЭД
• Маршрутизация ЭД
• Реализация ролевой модели
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Акционерное общество «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК») - динамично развивающееся предприятие с широкой филиальной сетью, которое с 2007 года является единственным оператором услуг общественного питания для ОАО «РЖД».
Ведущее направление АО «ЖТК» - выполнение производственно-технологической деятельности ОАО «РЖД». АО «ЖТК» выполняет следующие функции:
• организацию питания работников ОАО «РЖД» на стационарных объектах: питание в производственных столовых; питание при местах отдыха локомотивных бригад;
• организацию ситуационного (выездного) питания работников ОАО «РЖД»: на ремонте пути в «окна» продолжительностью не менее 4-ех часов; при чрезвычайных ситуациях и на плановых ремонтно-восстановительных работах;
• организацию питания пассажиров в нештатных ситуациях: при задержке поездов свыше 4-ех часов, а также пассажиров, оказавшихся в зоне чрезвычайной ситуации на железных дорогах;
• организацию снабжения товарами первой необходимости объектов торговли, обслуживающих работников, проживающих на линейных станциях и разъездах, на которых отсутствует альтернативное торгово-бытовое обслуживание.
До внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» структурные подразделения АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов) использовали устаревшую систему электронного документооборота на базе MS Outlook , которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.
Обоснование необходимости проекта:
• Потребность в усовершенствовании и оптимизации процессов документооборота;
• Сокращение трудозатрат и времени при работе с документами за счет автоматизации процессов.
Задачи проекта:
• Создание централизованной для всех филиалов АО «ЖТК» системы электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных;
• Замена ранее используемой устаревшей системы электронного документооборота на современное решение;
• Унификация работы с документами в Исполнительном аппарате и филиалах.
• Обеспечение контроля исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности
В проекте реализованы интеграции СЭД (1С:ДО КОРП 2.1 (2.1.28.14) со смежными системами:
• 1С: УПП
• 1С: ЗУП
• Система другого разработчика.
Результат, который дал проект:
1. Автоматизация и усовершенствование процессов документооборота в АО «ЖТК», развитие единого информационного пространства по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений;
2. Оптимизация скорости документооборота – повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений;
3. Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;
4. Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;
5. Возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот при использовании ЭЦП для этапов жизненного цикла новых типов документов, допускающих их обработку в электронном виде;
6. Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;
7. Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;
8. Соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов, повышение исполнительской дисциплины;
9. Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;
10. Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;
11. Минимизация потерь документов за счет:
• хранения документов в едином электронном архиве;
• минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;
• заведения регистрационных карточек на необходимые бумажные документы;
12. Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

Особенности проекта:
• Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов).
• Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.
• В системе реализована возможность автоматической установки делегирования прав на основании документов отсутствия.
• Разработан механизм обмена входящей/исходящей корреспонденцией между филиалами и ЦА АО «ЖТК»
• Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на Генерального директора.
• Реализован механизм контроля срока повторного согласования.
• Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента