Построение системы документооборота в компании ООО "Форт-Телеком" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Fort Telecom — один из сильнейших разработчиков электроники, решений в области М2М-технологий, систем безопасности и программного обеспечения в России. Ведущий разработчик и поставщик оборудования ЭРА-ГЛОНАСС для более, чем 60 автопроизводителей по всему миру. Решения Fort Telecom применяется в России, СНГ, Европе, Турции, странах Персидского залива и ряде других регионов. Компания развивается с 2007 года.
Основные задачи внедрения «1С:Документооборот 8» в компании:
1. Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций;
2. Автоматизация создания и обработки входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов;
3. Контроль исполнительской дисциплины;
4. Сокращение сроков согласования документов;
5. Создание единого архива электронных документов;
6. Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;
7. Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.
Выбор системы 1С:Документооборот обусловлен наличием в компании действующей учетной системы 1С:ERP.
Всего в ходе работ внедрено 5 модулей:
1. Интеграция справочников с типовой учетной системой 1С:ERP;
2. Настройка нормативно-справочной информации
3. Регистрация входящих и исходящих документов;
4. Организационно-распорядительные документы;
5. Разграничение прав доступа
Описание внедрения:
1. Синхронизированы справочники систем 1С:Документооборот и 1С:ERP (Проекты, Контрагенты, Пользователи)
2. Настроены виды документов: входящие (Входящее письмо), исходящие (Исходящее письмо; Гарантийное письмо; Претензия), внутренние (Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности, Должностная инструкция, Положение о подразделении, Регламент, Положение, Инструкция, Правило);
3. Настроены нумераторы по всем видам документов;
4. Настроены шаблоны комплексных бизнес-процессов для видов документов: Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности; Шаблон бизнес-процесса "Утверждение" настроен с использованием нетипового условия маршрутизации: по роли пользователя из поля подписал (условие на встроенном языке);
5. Разграничены права доступа пользователей (реализованы следующие профили: Администратор, Выполняющие потоковое сканирование, Делопроизводители, Контроль ежедневных отчетов, Контроль задач и бизнес-процессов, Ответственные за НСИ, Пользователи, Работа с входящими и исходящими документами, Руководитель подразделения, а так же нетиповые профили групп доступа: Регистрация внутренних документов, Регистрация исходящих документов);
Результат внедрения:
Все входящие и исходящие документы создаются и хранятся в единой системе, благодаря чему их поиск значительно упрощен. Работа с документами также целиком ведется в СЭД, что снижает риски срыва сроков задач и позволяет пользователям видеть, на каком этапе жизненного цикла находится документ. Упрощены многие процессы, связанные с документооборотом организации (ознакомление сотрудников с внутренними документами, направление документа на рассмотрение и утверждение). Руководство получило возможность контролировать ход процессов и исполнение задач.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика