Построение системы документооборота в компании АО "ПЗСП" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Группа компаний ПЗСП – один из крупнейших застройщиков и производитель стройматериалов в Пермском крае. Акционерное общество «ПЗСП» образовано в 1963 году как производитель товарной извести. Сегодня основными видами деятельности предприятия являются жилищное строительство, производство строительных материалов для высотного и малоэтажного строительства, продажа жилых и нежилых помещений.
Списочная численность работников предприятия в настоящее время составляет более 1700 человек — это один из самых крупных коллективов среди строительных организаций Пермского края. Завод обеспечивает работой 27 смежных организаций, на которых трудится около 3500 человек.
Выбор системы электронного документооборота на базе продукта "1С" обусловлен тем, что "1С:Документооборот" использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими конфигурациями "1С". В штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты "1С" привычны и удобны в эксплуатации, полный функционал в одном решении.
Цель внедрения - создание единого хранилища документов компании (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее) организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов), автоматизация учета рабочего времени сотрудников, учет договоров.
В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, контроль сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов, согласование внутренних документов:
1. Установлен программный продукт "1С:Документооборот" на 70 рабочих мест;
2. Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой 1С:ЗУП КОРП 3.0, синхронизированы справочники (контрагенты, контактные лица, сотрудники, подразделения, организации);
3. Настроены виды документов: по входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документы: договоры, курьерская доставка, заявка на оплату;
4. Настроены шаблоны видов сопроводительных документов, писем, приказов, автозаполняемые шаблоны сопроводительных писем, приказов, внутренних распорядительных документов;
5. Настроены процессы обработки документов, регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов согласование договоров, приказов, заявок на оплату);
6. Разграничены права пользователей по группам доступа, по организациям, по папкам документов Настроены отчеты по выполненным задачам, по трудозатратам;
7. Разработаны пользовательские инструкции по работе с системой. Проведено обучение 10 ключевых сотрудников.
Результаты: теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).
Сотрудниками компании «Проектные решения» осуществляется поддержка пользователей компании «ПЗСП» в рамках абонентского договора.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика