Построение системы документооборота в компании ООО "СтройПромКомплект" на базе продукта "1С:Документооборот".

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Выбор системы электронного документооборота на базе продукта "1С" обусловлен тем, что "1С:Документооборот" использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими конфигурациями "1С". В штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты "1С" привычны и удобны в эксплуатации, полный функционал в одном решении.
Цель внедрения - создание единого хранилища документов компании (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее) организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов), автоматизация учета рабочего времени сотрудников, учет договоров.
В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, контроль сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов, согласование внутренних документов:
1. Установлен программный продукт "1С:Документооборот" на 50 рабочих мест;
2. Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой 1С:ЗУП ПРОФ 3.0, синхронизированы справочники (контрагенты, контактные лица, сотрудники, подразделения, организации);
3. Настроены виды документов: по входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документы: договоры, курьерская доставка, заявка на оплату;
4. Настроены шаблоны видов сопроводительных документов, писем, приказов, автозаполняемые шаблоны сопроводительных писем, приказов, внутренних распорядительных документов;
5. Настроены процессы обработки документов, регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов согласование договоров, приказов, заявок на оплату);
6. Разграничены права пользователей по группам доступа, по организациям, по папкам документов Настроены отчеты по выполненным задачам, по трудозатратам;
7. Разработаны пользовательские инструкции по работе с системой. Проведено обучение 10 ключевых сотрудников.
Результаты: теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика