Построение системы электронного документооборота на заводе по производству нефтеналивного оборудования

Построение системы электронного документооборота на заводе по производству нефтеналивного оборудования

Коротко о нашей компании:

ООО «Камышинский опытный завод» – один из крупнейших производителей нефтеналивного оборудования в центральном регионе России. Наш завод расположен в городе Камышин, Волгоградской области. Уже более 35 лет мы проектируем, производим и поставляем оборудование для погрузки/выгрузки нефти, нефтепродуктов и нефтехимии, от единичных устройств до комплексных решений, в том числе по индивидуальным заказам, для автомобильного, железнодорожного и водного транспорта. На заводе работает 250 человек. Нашими клиентами являются государственные и частные предприятия.

Как работали процессы в компании до автоматизации документооборота?

До старта проекта у нас полностью отсутствовала система электронного документооборота. Все документы, которые готовились внутри предприятия, были на бумажных носителях, а процесс их подписания всегда происходил через секретаря директора. Для того, чтобы подписать какой-либо документ, сотрудникам приходилось лично приходить к секретарю и отдавать документ на подпись.

Далее все подписанные документы хранились в специальных шкафах, за которые отвечал секретарь. У сотрудников не было быстрого доступа к документам, чтобы взять какой-то документ нужно было просить помощи секретаря.

Невозможно было отследить, у кого и в каком состоянии находится тот или иной документ. Для проверки статуса документа сотрудники либо обращались к ответственным лично, либо по телефону.

Мы решили перенести документооборот в электронный формат, чтобы максимально избавиться от бумажных документов, сократить время на обработку документов, повысить прозрачность и контроль процессов рассмотрения, согласования и исполнения.

Какую программу 1С вы выбрали и почему?

Выбрали "1С:Документооборот КОРП", так как данная программа имеет бесшовную интеграцию с другими решениями 1С, с которыми мы работали, функционал программы достаточно широкий и закрывает все наши потребности в части управления документами и процессами.

Кто занимался внедрением "1С:Документооборот"?

За помощью мы обратились в Центр консалтинговых проектов (ЦКП), которые на вебинарах показали высокий уровень компетенций и имеют большой опыт по автоматизации процессов на производственных предприятиях.

Как проходила автоматизация?

Автоматизация проходила в 4 основных этапа:

Этап 1. Обследование

Сначала специалисты ЦКП провели интервьюирование руководства и сотрудников завода, проанализировали текущее состояние документооборота, на основе полученных требований подготовили техническое задание.

Этап 2. Внедрение "1С:Документооборот. КОРП"

На этапе внедрения была установлена и настроена система.

Внутри системы были настроены около 70 видов внутренних документов, такие как договоры, служебные записки, приказы и т.д.; и по 5 видов входящих и исходящих документов для автоматизации приема и отправки документов.

Для большинства этих видов документов был подготовлен свой шаблон обработки, с помощью которого документ передается между ответственными лицами.

Настроена подробная номенклатура дел, которая дублирует шкафы, находящиеся в секретариате. С помощью электронной номенклатуры дел сотрудники всегда могут получить доступ к необходимым документам.

С помощью гибких настроек прав доступа были выданы разрешения на чтение, редактирование и регистрацию документов. Теперь доступ к документам может получить только тот сотрудник, который имеет на это право.

Была настроена возможность подписания документов с помощью ЭЦП.

Совместно с нашей командой был разработан бизнес-процесс, который полностью охватывает разработку договора с клиентом с момента подготовки и до подписания документа с двух сторон.

Для этого в программе были настроены 3 вида документов: внутренний – «Договор поставки»; и 2 документа «Переписка по договору» (для подписания документов с 2-х сторон). Настроенный бизнес-процесс имеет около 50 задач с разными условиями. Эти условия позволяют отправить документ на согласование и подписание правильным адресатам.

Результат этапа – полностью настроенная программа, готовая к опытной эксплуатации.

Важно отметить, что для настройки системы не использовались никакие доработки, т.е. все наши требования были реализованы полностью на типовых возможностях "1С:Документооборот".

Этапы 3 и 4. Обучение и ввод системы в эксплуатацию

Перед вводом в эксплуатацию специалисты Центра консалтинговых проектов обучили наших сотрудников работе в программе, предоставили все необходимые инструкции. А в процессе эксплуатации программы оперативно реагировали на возникающие запросы сотрудников и руководства завода.

Все работы специалисты ЦКП выполняли удаленно. Рабочие встречи всегда проходили онлайн и несмотря на это, у нас не было никаких проблем с коммуникацией.

В результате:

По итогам работ мы получили следующие результаты:

• Предприятие перешло на работу с электронными документами.
• Сократилось время на обработку документов внутри предприятия.
• Автоматизированы процессы обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
• Настроена возможность подписания документов с помощью ЭЦП.
• Настроена электронная номенклатура дел для быстрого доступа к необходимым документам.
• Теперь мы можем проследить всю цепочку документов.