Автоматизация финансового учета торговой компании ООО "ПРАГМАТИК-35" на базе решения "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"

«Офисариум» — это крупный холдинг, который специализируется на комплексном обеспечении юридических и физических лиц канцелярскими товарами. Компания развивается в трёх направлениях:

• Розничная сеть – 25 магазинов «Канцелярим» и 2 гипермаркета «Офисариум»
• Корпоративные продажи товаров офиса юридическим лицам
• Национальные проекты — комплексное сопровождение и снабжение учреждений по госпрограмме «Национальные проекты России»

На старте проекта компания вела учет в «1С:Бухгалтерия 8, ред.3.0» с доработанным модулем для сбора заявок на расходование денежных средств, планирования БДР, а также сбора фактических данных по ДДС, доходам и расходам. Разработчик модуля для ведения управленческого учета не развивал продукт, поэтому компания столкнулась с ограничениями. Например, финансовая служба холдинга не могла вести учет по дополнительным аналитикам. Поддержка и доработка системы стала дорогой и трудоемкой.

В качестве нового решения был выбран продукт «БИТ.ФИНАНС Управленческий учет», разработанный компанией «Первый Бит», который интегрируется с основной поставкой «1С:Бухгалтерия 8 КОРП, ред. 3.0».

Цель проекта: обеспечить переход системы автоматизированного управленческого учета (казначейство и бюджетирование) с ПО стороннего вендора на тиражное решение на платформе «1С:Предприятие». 

Требования к новой системе: функционал типового продукта максимально перекрывающий потребности, регулярная поддержка изменений от разработчиков, открытый код, возможность настраивать и изменять систему под потребности в пользовательском режиме.

Описание проекта: 

Особенностью внедрения стали рекордные сроки запуска системы в эксплуатацию – 2 месяца. Этого результата удалось достичь благодаря объединенным усилиям проектных команд заказчика и интегратора, и грамотно выстроенных коммуникаций. Вовлеченность сотрудников Заказчика позволила не только реализовать проект без нарушения сроков, но и сократить бюджет проекта на 25%, т.к. часть настроек выполнили инхаус-разработчики.

Проект стартовал 1 октября, а уже к 30 ноября в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП + БИТ.ФИНАНС» перевели процессы управленческого учета:

• Формирование и согласование заявок на расходование;
• Формирование платёжного календаря;
• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
• Планирование и сбор фактических данных по мастер-бюджетам.

План-график работ был разбит на этапы по каждому из контуров.

Работы по запуску подсистемы «Казначейство + Бюджет движения денежных средств»:

• Сбор информации о текущих бизнес-процессах заказчика. Сбор требований, собеседование с ключевыми сотрудниками
• Заполнение основных справочников (Ввод сценариев, статей оборотов, ЦФО, заполнение списка проектов, определение списка и структуры бюджетов (БДДС))
• Настройка типовых прав пользователей на уровне базы
• Настройки визирования (отрисовка и назначение алгоритмов визирования, заполнения справочника «Пользовательские условия»)
• Доработка алгоритма смены статуса Заявки на расходования денежных средств
• Обучение ключевых пользователей (заведение и согласование заявок, формирование реестров на оплату, формирование платежных документов и управленческих отчетов)
• Оперативное планирование ДДС: настройка платежного календаря и отчетов по ДДС, настройка Рабочего места визирования)

Работы по запуску подсистемы «Бюджет Доходов и Расходов»:

• Сбор информации о текущих бизнес-процессах заказчика, сбор требований
• Заполнение НСИ (ввод сценариев, утверждение списка статей оборотов (БДР), загрузка статей в базу, определение списка и структуры бюджетов (БДР), настройка форм ввода бюджетов (БДР))
• Обучение сотрудников (настройка форм ввода бюджетов, внесение плановых данных, согласование бюджетов, формирование управленческих отчетов)
• Получение фактических данных БДР: настройка правил трансляции (механизм получения фактических данных)

Результаты проекта:

• Произведен переход с доработанного модуля для учета финансов на БИТ.ФИНАНС в кратчайшие сроки без сбоев в работе пользователей.
• Настроены алгоритмы и маршруты согласования. Реализована возможность гибкой настройки согласования заявок на расходование ДС, реестра и плановых данных, в том числе с помощью мобильного приложения. Реализовано оповещение на почту о согласовании. Как результат – работа с заявками на расходование стала проще и прозрачнее.
• Система внедрена в типовом функционале, что позволило упростить и ускорить администрирование, сократить трудозатраты в подразделениях на 10%.