Оптимизация работы отдела кадров при работе с трудоустройством иностранцев в строительной компании

Компания заказчика более 30 лет успешно работает на российском строительном рынке. Основная специализация: услуги по проектированию, производству, монтажу и гарантийному обслуживанию светопрозрачных конструкций из алюминиевых профилей. В штате компании более 500 сотрудников, из которых около 5% — работники-иностранцы.

Требования законодательства

С 20.04.2018 работодатели, принявшие на работу иностранцев, обязаны сообщать об их приеме и увольнении по специальным формам в территориальный орган МВД. Делать это нужно в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с даты заключения или расторжения трудового договора. Форма уведомления и порядок представления утверждены Приказом МВД России от 30.07.2020 №536. Подача уведомлений строго регламентирована законом. За нарушение сроков предоставления уведомлений или требований к их оформлению компания может получить большие штрафы. вплоть до приостановления своей деятельности.

Задача – оптимизировать работу отдела кадров при работе с трудоустройством иностранцев.

В сентябре 2022 года компания обратилась к нам с вопросом по автоматизации бизнес-процессов в «1С:Зарплата и управление персоналом» (далее 1С:ЗУП) при работе с иностранцами.

Дело в том, что значительную часть рабочего времени отдел персонала тратил на контроль наличия и состояния документов по иностранным гражданам – не было автоматизировано отслеживание сроков действия всех сопутствующих документов: временной регистрации, миграционной карты, патента, полиса ДМС и др. Также не хватало типовых средств для полноценного учета при трудоустройстве: в программе не было уведомлений о приеме или увольнении иностранных граждан по утвержденным формам. 

Появился риск нарушения действующего законодательства и последующего наложения штрафных санкций. Руководство компании поставило нам задачу максимально оптимизировать работу отдела при работе с трудоустройством иностранных граждан.

Что сделали
Совместно с ключевыми сотрудниками клиента мы обсудили текущие бизнес-процессы при трудоустройстве иностранных работников и выявили все трудоемкие моменты. Далее разработали оптимальный вариант изменения типового функционала 1С:ЗУП для удобства работы пользователей и сокращения времени на ввод информации в программу. Наши специалисты выполнили следующие доработки функционала программы:

• В карточку сотрудника добавили дополнительные реквизиты: «миграционный учет», «временная регистрация», «патент» и «полис ДМС». Для каждого из реквизитов разработали соответствующие справочники для хранения информации. Это позволяет вносить в программу все необходимые данные о сотруднике-иностранце непосредственно при его приеме на работу.
• Для сотрудников отдела по работе с персоналом реализовали программное напоминание в случае, когда приближается срок окончания действия каких-либо документов работников. Теперь контроль за состоянием документов и оперативным предупреждением нарушения сроков не зависит от человеческого фактора и не отнимает время на их проверку.
• В соответствии с законодательством разработали и подключили внешние печатные формы «Уведомление о заключении договора с иностранными гражданами», «Уведомление о расторжении договора с иностранными гражданами» с автоматическим заполнением всех данных из программы. По желанию клиента вывод этих печатных форм реализовали из карточки сотрудника.

Достигнутый результат

Решение поставленной задачи существенно облегчило работу сотрудников отдела по работе с персоналом, сократило их трудозатраты на выполнение текущих рутинных операций, обеспечило автоматический контроль за соблюдением сроков действия документов, снизило риски нарушений и наложения штрафов для компании. 

По словам ключевых сотрудников клиента, теперь работать в программе стало не только быстрее, но и гораздо удобнее, так как вся нужная информация хранится в одном месте, и в любой момент можно посмотреть ее историю или сформировать отчет. Особенно нужным и важным моментом стала автоматизация напоминаний об окончании сроков действия документов.

Все доработки функционала для оптимизации работы при трудоустройстве иностранных граждан были разработаны в виде расширения* конфигурации, что позволило оставить 1С:ЗУП на поддержке у разработчика и без проблем проводить обновление программы на новые релизы. 

Реализация данной задачи не потребовала от заказчика больших вложений и не заняла много времени. Однако решение позволило сэкономить рабочее время сотрудников, а также снизить риски компании в части взаимодействия с контролирующими органами.