Проект по интеграции "1С:Университет ПРОФ" с системами бухгалтерского, кадрового учета и электронного документооборота в Тамбовском государственном университете имени Г.Р. Державина.

Автоматизированы следующие функции:

• Другие возможности
• с 1С:БГУ
• с 1С:Документооборот
• с 1С:ЗГУ, ЗУП
• со СКУД

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

В результате автоматизации процессов создания договоров платного обучения уменьшилась трудоемкость операций.
Упростился процесс отслеживания оплат по договорам для зачисления в университет.
Пользователи перешли на регистрацию справок студентам в учетной системе (ранее велся отдельный бумажный журнал)
Уменьшились трудозатраты по формированию и выгрузке комплектов ОП на сайт вуза.

В течение 2024-2025 года был совместно с вузом реализован функционал:

В рамках реализации проекта были разработаны решения, способствующие повышению эффективности управления образовательным процессом и ускорению формирования управленческой отчетности.
Уникальный для вузов механизм постобработки документов, в результате работы которого после проведения приказа по обучающемуся система автоматически обновляет статусы студентов в журналах, переносит оценки, снимает с курсов в LMS, вносит изменения (например, указывает у дисциплин реализацию с использованием сетевой формы) рабочие планы, образовательные программы и рабочие программы дисциплин, формирует и отправляет уведомления обучающимся с минимальным участием пользователя.
Полностью интегрированный электронный журнал на базе «1С:Университет ПРОФ». Электронный журнал через шину данных получает расписание, оценки из личного кабинета, пропуски по уважительным причинам из деканата, темы из рабочих программ дисциплин. Электронный журнал сохраняет историю о студенте. При отчислении и переводе обучающегося его данные не удаляются, а меняется статус обучающегося.
Автоматизированная отчётность по образовательным программам включает в себя отчёт о самообследовании, кадровую справку, материально-техническое обеспечение. Отчеты формируются в 1С:Университет автоматизированным способом с расчётом нормативных показателей (сохранность, доля практиков, доля остепенённых и др.). Использование аналитики данных для мониторинга приемной кампании и образовательной деятельности позволяет в реальном времени видеть ключевые показатели работы вуза.
Студенческие МФЦ и Единый деканат как единое окно предоставления сервисов для студентов. Более сорока услуг, электронное согласование заявлений, автоматическое создание приказов, онлайн-заказ справок. Ускорение формирования и обработки ведомостей в Едином деканате. Автоматизированное создание документов, построенное на связи с документами основаниями (например, заявление – протокол заседания аттестационной комиссии – приказ – другие документы в зависимости от бизнес-процесса).

Для преподавателей была создана отдельная копия информационной системы с ограниченными правами. Преподаватели могут работать вне территории университета и заполнять данные по рабочим программам дисциплин. Функционал реализован в виде отдельной распределенной информационной базы с регулярной загрузкой данных в основную систему «1С:Университет». Такая реализация позволила автоматизировать более 500 рабочих мест преподавателей, для внесения данных в удобное для них время.

Механизм постобработки документов

Это ключевая инновация, которой нет в типовых решениях. После того как приказ (отчисление, перевод, академический отпуск, смена учебного плана и т.д.) подписан и зарегистрирован в «1С:Документооборот государственного учреждения», система «1С:Университет» автоматически выполняет цепочку изменений во всех связанных объектах без участия пользователя по заложенному сценарию.

Отчисление  - студент снимается с курсов в LMS, в журнале фиксируется статус «отчислен». Создается уведомление на почту и в Личный кабинет, происходит блокировка доступа в электронную информационную образовательную среду вуза.
Перевод в другую группу  - в новом журнале создаётся запись студента, старый журнал сохраняет историю.
Академический отпуск  - в журнале проставляется статус «в академическом отпуске», данные истории студента сохранены. При плановом выходе из академического отпуска заявление студента создаётся автоматически.
Смена учебного плана (переход на индивидуальный учебный план, перевод между направлениями) в этом случае используется документ «Протокол заседания аттестационной комиссии». В документ подгружаются дисциплины старого и нового плана, стыкуются дисциплины и формируется автоматический перезачёт оценок.
Заключение договора по сетевой форме - из документа «Договоры по сетевой форме» создаётся приказ на фиксацию изменений в образовательной программе. После регистрации приказа у дисциплины автоматически добавляется пометка «реализуется с использованием сетевой формы» в учебный план, рабочий план, ОП, РПД, и данные выгружаются на сайт.
Ликвидация задолженности - в этом случае уведомление об отчислении меняет статус на «Ликвидировано» и удаляется из Личного кабинета обучающегося автоматически.
Регламентные задания и регистры сведений обеспечивают выполнение этих правил в фоновом режиме.

Документ «Протокол заседания аттестационной комиссии»
В документ загружаются дисциплины старого и нового учебных планов. Пользователь (вручную или автоматически по правилам) выполняет стыковку дисциплин из нового плана с дисциплинами из старого. После утверждения протокола система автоматически перезачитывает оценки обучающемуся, перешедшему на новый учебный план. Без этого механизма каждую оценку пришлось бы переносить вручную.
В результате в разы сократилось время на формирование протокола заседания аттестационной комиссии


В результате проекта автоматизированы и оптимизированы ручные операции, осуществлён уход с бумажного документооборота по текущей успеваемости на электронный, ускорено формирование отчетности, внедрена BI аналитика:
Выполнена адаптация «1С:Университет» с разработкой интеграций через шину данных, что позволило исключить дублирование данных и получать актуальную информацию в реальном времени;
Полностью автоматизирован учет текущей успеваемости через электронный журнал, интегрированный с личным кабинетом преподавателя и обучающегося - в результате перестали использовать бумажные журналы;
Автоматизирован учет посещаемости - данные по пропускам в единой системе без дублирования в разрозненных отчетах;
Внедрена аналитика данных по приемной кампании и учебной деятельности - теперь актуальная информация по учебной деятельности всегда на контроле у руководителей;
Автоматизирована обработка создания документов и уведомлений в студенческом МФЦ и Едином деканате - в результате исключены ручные ошибки;
Ускорено формирование отчетов по самообследованию с нескольких дней до минут;

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента