Введение контроля за документацией и проектами с помощью ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "ГЕОСПЕЦСТРОЙ"

Научно-исследовательский и проектно-изыскательский институт «Севзапинжтехнология» является многопрофильной организацией Санкт-Петербурга по комплексному проектированию инженерно-транспортной инфраструктуры, а также объектов спортивного и социального назначения. Институт входит в состав Ассоциации «ДОРМОСТ» и пользуется репутацией надежного партнера.

Институт создан в 2001 году и уже на сегодняшний день по проектам института реализовано строительство таких ответственных объектов города, как реконструкция Октябрьской набережной, подключение инфраструктуры комплекса «Ладожский вокзал», реконструкция автодорог М-10 «Россия» и М-20 «Киев», строительство и реконструкция улиц Санкт-Петербурга. Институт также принимал участие в проектировании олимпийских объектов в Сочи, подготовке транспортной инфраструктуры к проведению ЧМ-2018 по футболу в городах Калининград, Самара и Волгоград.

В штате Института заняты высококвалифицированные специалисты, свободно владеющие специализированными программами, в том числе BIM-технологиями, что позволяет оперативно и с высоким качеством разрабатывать сложнейшие проекты.

Из основных направлений деятельности выделяются железные и автомобильные дороги, инженерные сети, очистные сооружения и станции аэрации, образовательные и спортивные учреждения, а также градостроительное проектирование и благоустройство.

Эта работа требует колоссальных ресурсов для контроля всего документооборота компании, а также организации эффективной совместной работы над проектами. Система, которая использовалась для этих целей была сложна для пользователей, и не справлялась с возросшими требованиями и новыми бизнес-процессами. Кроме того, старую программу нельзя было интегрировать с системой «Управление госконтрактами», которая была специально создана с нуля для «НИИПРИИ СЗИТ» на базе "1С:Предприятие".

Поэтому в январе 2023 года руководство «НИИПРИИ СЗИТ» приняло решение автоматизировать документооборот и делопроизводство компании на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП» (ред. 3.0). Эта программа лучше других соответствовала по своему функционалу пулу поставленных задач, решала вопросы, накопившиеся при использовании исторической СЭД, а также позволяла произвести интеграцию с другими системами на платформе "1С:Предприятие".

В качестве исполнителя по внедрению ПП «1С:Документооборот КОРП» выступила Группа компаний «Софт-Бизнес». Выбор был сделан исходя из успешного взаимодействия по созданию и последующему развитию уникальной системы «Управление госконтрактами» на базе "1С:Предприятие".

В соответствии с задачами проекта внедрения специалистами ГК «Софт-Бизнес» был выбран метод проектного внедрения. В результате проведенного предпроектного обследования был выявлен состав основных блоков и порядок их внедрения, а также полная смета и календарный план работ.

Вся работа состояла из 5 основных этапов:

1. Начальная установка и настройка ИС "1С:Документооборот КОРП 3" (далее "1С:ДО КОРП"), настройка прав пользователей, настройка ограничения прав на уровне записей
• Установка на сервере Заказчика ПО "1С:ДО КОРП"
• Начальная настройка системы, загрузка классификаторов
• Ввод пользователей в систему, настройка прав доступа (профилей), тестирование
• Создание и настройка базовых ограничений прав на уровне записей
2. Перенос данных проектов из и контрагентов из УГК, начальная настройка справочной информации
• Обучение вводу корректной НСИ в указанные справочники, контроль корректности внесённых данных, перенос данных
• Внесение данных
3. Работа с регистрацией входящих и исходящих писем
• Начальная настройка блока «Регистрация документов», работа с проектами и папками проектов
• Настройка ИС по работе с входящими документами
• Настройка ИС по работе с исходящими документами
4. Внедрение блока «Совместная работа»
• Настройка системы совместной работы по задачам (базовая), настройка блока «выполнение задач по почте»
• Ввод и настройка адресации задач
• Обучение работе с блоком задач
5. Передача системы в промышленную эксплуатацию, поддержка пользователей

Итоги проекта для бизнеса Заказчика

Внедрение «1С:Документооборот КОРП» (ред. 3.0) в компании ООО «НИИПРИИ СЗИТ» позволило:

• Сократить время поиска и обработки необходимой информации
• Сократить длительность регистрации документов
• Повысить эффективность и исполнительную дисциплину сотрудников
• Обеспечить контроль над своевременным исполнением задач
• Улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость компании
• Обеспечить безопасное хранение документов
• Разграничить доступы к документам по полномочиям и ролям

Система передана в промышленную эксплуатацию 01.03.2023 г.

Специалистами ГК «Софт-Бизнес» ведутся активные работы по консультированию пользователей при работе с системой. Ведется учет заявок по функциональным разрывам для их устранения в будущем.